Este artículo explica cómo Perk calcula los gastos de kilometraje, desde la medición de la distancia hasta la aplicación de las tarifas de reembolso y los impuestos. Úselo para comprender las reglas que determinan qué se paga, cuándo y cómo se aplican automáticamente los impuestos.
¿Qué es un gasto por kilometraje?
En Perk, la función de reembolso de kilometraje permite a los empleados solicitar el reembolso de los viajes realizados con su vehículo personal para fines laborales. En lugar de presentar un recibo, el empleado introduce el punto de partida y el de llegada (y cualquier parada intermedia), y Perk calcula la distancia y el importe del reembolso según la tarifa por milla aplicable.
Los empleados pueden generar gastos de kilometraje de dos maneras:
- Manualmente: creando un gasto de kilometraje independiente.
- Automáticamente: cuando se genera un gasto de kilometraje como parte de un viaje en Perk.
Perk administra el reembolso del costo del kilometraje mediante tarifas de kilometraje. Los administradores de beneficios pueden configurar múltiples tarifas de kilometraje según sea necesario para manejar diversos escenarios, como diferentes tasas de reembolso para vehículos eléctricos versus vehículos de combustión, o para conductores solitarios versus conductores con pasajeros adicionales.
Para calcular los reembolsos de kilometraje, Perk toma la ubicación de destino y llegada (direcciones de origen/destino) ingresadas por el remitente, asigna la tarifa de kilometraje correcta y calcula el monto a gastar multiplicando la distancia por la tarifa por kilómetro (milla).
Calcular la distancia recorrida
Puede haber diferencias en el cálculo del kilometraje de Perk. La API de Google Maps Directions muestra la ruta más eficiente al calcular el kilometraje. Por lo tanto, puede haber una ligera variación en la distancia calculada con la aplicación Google Maps debido a otros factores, como la dirección exacta o aproximada de los puntos de salida y llegada, el tráfico en ruta, la complejidad de la ruta, etc.
Nota: Para una mayor precisión en el cálculo automático del kilometraje, ingrese las direcciones exactas para los lugares de salida y llegada en lugar de una ubicación aproximada (por ejemplo, la ciudad de Zúrich).
Las ubicaciones se almacenan en el registro de kilometraje en el idioma del usuario. Por ejemplo, para los empleados con Perk en alemán, la ubicación se muestra con la versión alemana de la dirección. Sin embargo, la ubicación técnica utilizada para calcular la distancia es la misma.
La ruta utilizada para calcular la distancia se muestra en el mapa. Se puede simular un viaje de ida y vuelta en el cálculo de kilometraje seleccionando la casilla de verificación Ida y vuelta (doble distancia), que simplemente duplica la distancia calculada entre el punto de inicio y el de destino.
Nota: Los empleados pueden calcular automáticamente el kilometraje en los viajes seleccionando la Calcular reclamo de kilometraje (hasta la siguiente parada) Casilla de verificación. Esto crea automáticamente un gasto de kilometraje por la distancia entre paradas.
Cumplimiento en distancias ingresadas manualmente
Para las distancias calculadas automáticamente en gastos de kilometraje y viajes, los remitentes pueden anular manualmente la distancia ingresando la cantidad de kilómetros (millas) en el campo Distancia (solo ida) Campo. Los administradores de Perk pueden configurar una advertencia de cumplimiento para detectar cualquier entrada manual que exceda la distancia calculada automáticamente en un porcentaje determinado.
Los administradores de beneficios pueden establecer un umbral (%) por el cual las distancias de kilometraje ingresadas manualmente pueden exceder la distancia calculada automáticamente proporcionada por Google Maps. Admin > Empresa > Cumplimiento.
El mensaje de cumplimiento solo se muestra cuando la persona ha calculado automáticamente la distancia, ya sea haciendo clic Calcular la distancia o seleccionando el Calcular reclamos de kilometraje (hasta la siguiente parada) Casilla de verificación. Si la persona ingresa la distancia manualmente, el mensaje no se muestra.
Configurar tarifas de kilometraje
Las tarifas por kilometraje se establecen en Ajustes > Ajustes de gastos > Tarifas de kilometrajeSolo los administradores de Perk pueden editar las tarifas de kilometraje. Estas pueden tener una validez indefinida o limitada.Válido desde/hasta).
Tipos de tarifas por milla
Hay dos tipos de tarifas por kilometraje que se pueden utilizar para calcular los costos de kilometraje:
- Tasa fija
- Tasa escalonada
Tasa fija
Las tarifas de kilometraje fijo utilizan una tarifa fija por kilómetro o milla. El reembolso se calcula multiplicando la distancia total por la tarifa fija.
Ejemplo: Sarah conduce 80 km en un viaje de trabajo. La tarifa simple por milla de su empresa es de 0,45 £/km. Su reembolso es de 80 × 0,45 £ = 36,00 £.
Tasa escalonada
Las tarifas por kilometraje escalonadas utilizan una tarifa variable que depende de la cantidad de kilómetros o millas que el empleado haya acumulado durante el período. Se aplican diferentes tramos tarifarios a diferentes distancias, por lo que la tarifa cambia una vez que el empleado supera cada umbral.
Ejemplo: La empresa de Alex utiliza una tarifa escalonada: 0,45 £/km para los primeros 10 000 km al año y 0,25 £/km para cualquier distancia adicional. Si Alex ya ha conducido 9800 km este año y declara un viaje de 500 km, los primeros 200 km se reembolsan a 0,45 £/km y los 300 km restantes a 0,25 £/km.
Cómo se determina la elegibilidad para la tarifa por milla
Perk registra el kilometraje acumulado de cada empleado durante el período (mensual o anual, según la configuración de su empresa) mediante un contador de kilometraje. Este contador determina qué tarifa de kilometraje se aplica a cada gasto.
La elegibilidad de una tarifa por millaje para un gasto por millaje está determinada por tres factores:
- el contador de millas del empleado
- el número mínimo de kilómetros de la tarifa por kilometraje
- el número máximo de kilómetros de la tarifa por kilometraje
Cuando los empleados crean un gasto de kilometraje, Perk intenta asignar automáticamente la tarifa correcta según su elegibilidad. Solo se muestran las tarifas cuyo mínimo de kilómetros coincida con el contador de kilometraje del empleado. Por ejemplo, un administrador de Perk ha configurado estas tarifas:
- Tarifa de kilometraje A: kilometraje mínimo 2000 km
- Tarifa de kilometraje B: kilometraje mínimo 50000 km
Si el kilometraje acumulado del empleado es de 20 000 km, solo se aplica la tarifa A. El kilometraje máximo determina la tarifa límite a partir de la cual se desestima la solicitud de una tarifa.
Si no se establece un número mínimo o máximo de kilómetros en la tarifa por kilometraje, dicha tarifa se puede utilizar en todos los gastos de kilometraje creados por el empleado.
Cuando un administrador de Perk ha configurado varias tarifas de millaje con un millaje mínimo y máximo similar, el orden en el que se seleccionan las tarifas de millaje se puede determinar configurando un valor en el Prioridad de tarifa por kilometraje campo. Cuanto mayor sea el valor, mayor será la prioridad de la tarifa por kilometraje sobre otras tarifas por kilometraje elegibles.
Distancia mínima para viajes
Tu empresa puede establecer una distancia mínima que los empleados deben recorrer antes de que se genere automáticamente un gasto por kilometraje. Si la distancia del viaje es inferior a este umbral, no se generará ningún gasto por kilometraje.
Nota: Si la distancia es menor que la distancia mínima a recorrer, entonces el gasto de kilometraje es no creado en el viaje.
PrecauciónEsta configuración no aplica a gastos de kilometraje no generados como parte de un viaje. Para establecer una distancia mínima, debe configurar una tarifa de kilometraje de importe cero (es decir, una tarifa de 0 con una distancia mínima de 0 a 100 km para establecer una distancia mínima de 100 km).
Distancia mínima para el reembolso
Como alternativa a configurar una tarifa de kilometraje escalonada con una tarifa cero para los kilómetros (o millas) recorridos hasta un umbral específico, puedes establecer la distancia mínima a reembolsar en cada tarifa de kilometraje en la que le indicas a Perk la cantidad de kilómetros que se deben ignorar antes de comenzar a calcular el reembolso.
Por ejemplo, si un empleado recorre 121,57 km, la empresa aplica una tarifa de kilometraje simple de 0,16 EUR por kilómetro y establece una distancia mínima de reembolso de 100 km.
El cálculo del reembolso es el siguiente:
- 1er cálculo = 100 km * 0 = 0 EUR
- 2º cálculo = 21,57 km * 0,16 EUR/km = 3,45 EUR
Tarifas de kilometraje por países aplicables
Las tarifas por kilometraje pueden tener un alcance global o ser específicas de cada país (Países aplicables). De forma predeterminada, las tarifas se aplican globalmente.
Puedes configurar una tarifa por kilometraje que se aplique solo a un país específico. Para viajes dentro del país, se aplica esa tarifa. Para viajes transfronterizos, se pueden usar varias tarifas por kilometraje. Por ejemplo, puedes configurar tarifas por kilometraje independientes para Alemania, Suiza y Francia.
- Tarifa de kilometraje 1 (solo Alemania)
- Tarifa de kilometraje 2 (solo Suiza)
- Tarifa de kilometraje 3 (solo Francia)
Si un empleado realiza los siguientes viajes, Perk calcula la tarifa por kilometraje aplicable de la siguiente manera:
- De Múnich a Zúrich: se aplica la tarifa por kilometraje 1
- De Zúrich a París: se aplica la tarifa por milla 2
- De Zúrich a Múnich: se aplica la tarifa por kilometraje 2
- De París a Múnich: se aplica la tarifa de kilometraje 3
- De Barcelona a París - Sin kilometraje | No hay tarifa aplicable ya que no hay tarifa establecida para España
- París a Barcelona - Kilometraje 3 | El viaje se originó en Francia
- De Lisboa a Barcelona - Sin kilometraje | No se aplica tarifa ya que no hay tarifa establecida para Portugal
IVA en gastos de kilometraje
Perk calcula automáticamente el IVA sobre los gastos de kilometraje según el tipo impositivo aplicable. Esto significa que ni los empleados ni los departamentos financieros tienen que calcular ni introducir los impuestos manualmente.
Cómo se calcula automáticamente el IVA
Cuando un administrador configura una tarifa por milla, puede vincularle una o más tasas impositivas. Una vez vinculadas, Perk aplica automáticamente esas tasas impositivas a cualquier gasto por milla que utilice dicha tarifa, ya sea que el gasto sea creado manualmente por el empleado o generado automáticamente como parte de un viaje.
El importe del impuesto se calcula de la siguiente manera: Importe del reembolso × tipo impositivo = importe del impuesto
Cuando un empleado crea o visualiza un gasto de kilometraje, este muestra el importe del impuesto precalculado junto con el importe del reembolso. Los empleados no pueden introducir ni modificar el importe del impuesto. Si cambian la distancia registrada en un gasto de kilometraje, Perk recalcula automáticamente el importe del impuesto para que coincida con el reembolso actualizado. El impuesto siempre refleja la distancia actual introducida.
Si no hay una tasa impositiva asociada a la tarifa por milla, los empleados pueden seleccionar manualmente una tasa impositiva (si se muestra) y editar el monto del reembolso.
Tarifas por kilometraje escalonadas e impuestos a la exportación.
Para las tarifas de kilometraje escalonadas, el impuesto que se muestra en el formulario de gastos durante su envío y revisión es una estimación basada en la distancia ingresada hasta ese momento. Dado que el reembolso final para las tarifas escalonadas depende del kilometraje total acumulado por el empleado durante el período —que puede variar a medida que se presentan más gastos—, el cálculo definitivo del impuesto se realiza al momento de la exportación.
Esto significa que el importe del impuesto sobre un gasto de kilometraje escalonado exportado puede diferir ligeramente del importe mostrado en el momento de la presentación o revisión. Este comportamiento es normal y garantiza que la cifra del impuesto sea siempre precisa en función del importe final del reembolso.
Nota: El impuesto se calcula automáticamente solo cuando se vincula una tasa impositiva a la tarifa por milla. Si no se vincula ninguna tasa impositiva, el campo de importe del impuesto en el gasto aparece vacío.
Análisis de kilometraje
Perk realiza un seguimiento de los datos de kilometraje en toda la organización, lo que permite a los equipos financieros tener visibilidad sobre cuánto conducen los empleados y qué se les reembolsa.
Puedes consultar los datos de gastos de kilometraje en la sección de análisis de Perk, junto con otras categorías de gastos.
Para generar un informe de kilometraje:
- Elija los criterios de filtro y los datos de fila que desea ver y seleccione Distancia recorrida (kilometraje) en el Valores (agregados) campo desplegable:
- Pulse Generar informe.
- Puede descargar el informe generado haciendo clic en el enlace del informe que se muestra en la Resultados sección.