Perk Spend Management Connector para Microsoft Dynamics 365 Business Central le permite combinar la fuerza de Microsoft Dynamics 365 Business Central con la solución de gestión de gastos impulsada por IA de Perk.

Con la integración de Perk, los datos fluyen automáticamente de ida y vuelta con Microsoft Dynamics 365 Business Central, lo que le permite automatizar el proceso, dondequiera que se incurra en el gasto.

Visión general

MS Dynamics 365 Business Central se encarga de gestionar los flujos de datos hacia y desde Perk. Utiliza la API de Perk (autenticación OAuth2.0) para enviar datos maestros y transaccionales, como PO y GR, a Perk y para recuperar datos de facturas para su publicación. Los webhooks de Perk notifican a Business Central los cambios en el estado del documento, lo que permite a Business Central controlar cuándo se recuperan y publican los datos. En el caso de los gastos, Perk se encarga de enviar los datos de los gastos a Business Central. Business Central recupera los recibos y archivos adjuntos de la API de Perk.

Cada empresa de Microsoft Dynamics 365 Business Central está asociada a una entidad jurídica de Perk. Si tiene más de una empresa, debe configurar una entidad jurídica independiente en Perk.

Facturas sin pedido, facturas con pedido y facturas con recibo de compra (GR)

Con la integración, puede enviar pedidos y recibos de compra a Perk para su procesamiento con las facturas, haciendo coincidir las partidas de pedido y/o EM con las partidas de factura (coincidencia bidireccional y tri-direccional). La integración admite los tipos de línea de artículo, activo fijo y cargo de artículo. No admite los tipos de línea de cuenta de recursos y de asignación.

Factura PDF

Business Central recupera los documentos de factura en formato PDF con codificación base64 y los adjunta al pedido o a la factura de compra. El documento se puede ver en la pestaña Anexos del pedido o la factura de compra.

Contabilización de facturas en el libro mayor de proveedores

Perk comunica los cambios en los estados de las facturas de Perk a Business Central mediante webhooks. A continuación, Business Central se encarga de recuperar los datos de la factura de Perk y de contabilizarlos como documentos de factura de compra contabilizados (si la contabilización automática está activada).

Puede optar por contabilizar las facturas en Business Central en el momento de su presentación, ya sea actualizando el pedido de compra con un bloqueo de pago o creando una factura de compra temporal con un bloqueo de pago, o bien, cuando las facturas estén totalmente aprobadas y listas para exportar, registrando los datos de la factura como factura de compra contabilizada y creando la entrada correspondiente en el libro mayor de proveedores.

Contabilización de gastos en el diario general

En el caso de los gastos, Perk se encarga de contabilizarlos directamente en el diario general.

Divisa de notificación de facturas y gastos

Con la exportación de facturas, Business Central se encarga por completo de la conversión de divisas. Esto significa que usted utiliza los tipos de cambio de Business Central para gestionar toda la conversión a la moneda de la empresa y cualquier ajuste que proceda.

Aprobación de facturas y gastos

El flujo de aprobación de facturas y/o gastos es gestionado íntegramente por Perk utilizando un flujo de trabajo estándar de gestor de línea u objeto de coste o utilizando un flujo de trabajo personalizado.

Requisitos

La integración de Perk para MS Dynamics 365 Business Central es compatible con estas versiones:

La integración puede instalarse como una extensión, ya sea como un paquete de extensión (para la implantación in situ) o desde Microsoft AppSource.

Nota: Si instala la integración como un paquete de extensión directamente en Microsoft Dynamics 365 Business Central, no recibirá actualizaciones automáticas con ninguna función nueva. Usted será responsable de actualizar el paquete de extensión a la versión más reciente.

Procesamiento de gastos con la integración

Los gastos se procesan en Perk según el flujo de trabajo de la empresa; en otras palabras, enviar > aprobar > revisar.

Una vez procesados, Perk los exporta a Business Central, ya sea manualmente (por orden del equipo de Finanzas) o automáticamente mediante una tarea de exportación de .

Exportación y contabilización de gastos

Los gastos (gastos individuales, transacciones con tarjeta y gastos de viaje) se contabilizan en las cuentas del libro mayor. La integración puede configurarse para contabilizar automáticamente los gastos en los libros mayores correspondientes o para crear el asiento correspondiente en el Diario general, de modo que el equipo de Finanzas pueda contabilizar el asiento manualmente.

Notas de crédito para gastos

Perk le permite publicar abonos en Business Central (siempre que se haya activado la opción de crear abonos para la entidad jurídica). Las notas de crédito se gestionan como un abono en Business Central.

Recibos de gastos y anexos

Puede optar por importar recibos de gastos (y archivos adjuntos) a Business Central. Si importa recibos, se vinculan al asiento general correspondiente. El recibo (y cualquier archivo adjunto) está disponible en la pestaña Documentos recibidos de cada asiento. Además, cuando se contabiliza el asiento, los recibos se ponen a disposición desde el asiento Proveedor.

Procesamiento de facturas con la integración

Las facturas de prestaciones se contabilizan como facturas de compra (para facturas sin pedido) y pedidos de compra (para facturas con pedido) para su procesamiento en Business Central como pagos a proveedores.

Business Central recupera los documentos de factura en formato PDF con codificación base64 y los adjunta a la compra/factura. El documento puede visualizarse en la pestaña Anexos del pedido/factura.

La integración de Perk puede configurarse para contabilizar automáticamente todos los pedidos y facturas de compra como facturas de compra contabilizadas. Como alternativa, los usuarios de finanzas pueden contabilizar los pedidos de compra o las facturas de compra manualmente con la función correspondiente de Business Central.

Business Central es responsable de todos los cálculos del importe neto, el importe bruto y el importe de los impuestos, basándose en los campos de cantidad y precio unitario proporcionados por Perk.

Atención:Si su tarjeta de Orden de Compra contiene algún campo personalizado requerido, debe actualizar manualmente estos campos en Business Central. De lo contrario, puede producirse un error al exportar facturas de pedido desde Perk.

Además, puedes decidir publicar entradas de diario en:

• Aprobación y exportación: flujo estándar de exportación de facturas
• Contabilización provisional: factura de compra contabilizada con bloqueo de pago para evitar que se incluya en la ejecución de pagos.

La instalación del Perk Connector en Business Central agrega un campo adicional Estado de pago de beneficios a las fichas de Pedido de compra y Factura de compra en Business Central. Solo las facturas con el estado de pago de beneficios Aprobado se consideran en el informe de Pagos sugeridos a proveedores y están disponibles para su aplicación. Si el estado de pago de beneficios no está aprobado (independientemente de si se registra tras la aprobación o de forma provisional antes de la aprobación), la factura se bloquea para su pago y aplicación.

Si configura el flujo de trabajo de facturación para el registro provisional (es decir, datos enviados a Business antes de su aprobación definitiva) en el diseñador de flujos de trabajo de Perk, el estado de pago de Perk será No aprobado hasta que la factura se apruebe y exporte desde Perk, momento en el que el estado cambiará a Aprobado. Se recomienda encarecidamente no cambiar manualmente el estado de pago de Perk de «No aprobado» a «Aprobado», ya que esto interrumpe la coherencia con el concepto de registro provisional.

Publicación en aprobación y exportación

Cuando el usuario de finanzas exporta la factura (lo cual puede haberse configurado para que se haga automáticamente), Business Central obtiene los datos de la factura de Perk, genera el asiento contable del proveedor y registra la factura como una factura de compra contabilizada (para facturas sin orden de compra) y como una factura de compra contabilizada a través de la orden de compra (para facturas con orden de compra).

El estado del pago de la bonificación se actualiza a "Aprobado" cuando se exporta la factura.

Proceso típico en Perk

Nota: los estados que aparecen entre paréntesis son el estado resultante de la acción.

1. Cargar factura (estado nuevo)
2. Ajusta el código, si es necesario. (borrador)
3. Envíe la factura para su aprobación, si es necesario. (en estado de aprobación)
4. Aprobar factura (estado: en revisión)
5. Revisar factura. (Estado: listo para exportación)
6. Factura de exportación (estado de exportación).
7. Registrar la factura como una factura de compra registrada en Business Central sin bloqueo de pago.

Publicación provisional

Cuando se crea una factura en Perk, también se generan asientos contables del proveedor en Business Central. Sin embargo, las facturas de compra contabilizadas se marcan con un bloqueo de pago para evitar que se incluyan en el informe Sugerir pagos a proveedores (339). Cuando la factura se aprueba en Perk y luego se exporta (manual o automáticamente), el estado de pago de Perk se actualiza a Aprobado. Business Central elimina el bloqueo de pago y actualiza los asientos contables del proveedor.

Si la factura es rechazada, puedes configurar Perk para que registre automáticamente una nota de crédito que compense la factura de compra contabilizada. Puedes elegir si deseas que Perk registre automáticamente las notas de crédito o si prefieres gestionar las facturas rechazadas manualmente.

Proceso típico en Perk

Nota: los estados que aparecen entre paréntesis son el estado resultante de la acción.

1. Subir factura. (nuevo estado)
2. Ajusta el código, si es necesario. (borrador estado)
3. Enviar para aprobación (en estado de aprobación) y crear factura de compra registrada en Business Central con bloqueo de pago.
4. Aprobar factura (en revisión)
5. Revisar factura (lista para exportar)
6. Factura de exportación (exportada)
7. Eliminar el bloqueo de pago en Business Central (exportado).

Si se rechaza la factura, la factura de compra contabilizada con el bloqueo de pago se cancela en Business Central mediante una nota de crédito.

En este ejemplo, la factura se contabiliza provisionalmente después de su envío, pero el flujo de trabajo también podría configurarse para contabilizar la factura en Business Central después de su aprobación, pero antes de su revisión.

Documento de factura, IVA y fechas de contabilización

Al exportar facturas a Business Central, el conector Perk asigna las fechas de las facturas de la siguiente manera:

Si no se especifica ninguna fecha de contabilización en Perk, el conector de Perk toma la fecha de emisión de la factura como fecha de contabilización.

Las fechas de vencimiento establecidas en la factura de Perk no se reflejan en Business Central, ya que las fechas de vencimiento se toman del plazo de pago asociado.

Notas de crédito de compra

Las notas de crédito de facturas sin orden de compra se exportan a Business Central como notas de crédito de compra. Actualmente, la integración no admite notas de crédito de facturas con orden de compra.

Las notas de crédito de compra se pueden contabilizar de forma automática o manual según sea necesario (de la misma manera que las facturas). Al exportarlas desde Perk, las notas de crédito de compra se contabilizan en Business Central con estado de aprobada. Si una nota de crédito se cancela o se devuelve en Perk, esto no afecta a Business Central, ya que la nota de crédito de compra solo se crea al exportarla.

Si revierte manualmente una nota de crédito en Perk, deberá ajustar manualmente la nota de crédito correspondiente en Business Central. La integración no ajusta automáticamente las notas de crédito de compra asociadas a una nota de crédito en Perk.

Cargos por artículos en notas de crédito sin orden de compra

Para las notas de crédito de facturas sin orden de compra, normalmente las partidas individuales son de tipo cuenta contable o activo fijo. Sin embargo, se pueden utilizar cargos por artículo, aunque deberá asignar las líneas de recibo correspondientes en Business Central.

Sincronización de datos maestros y transaccionales

La integración le permite administrar todos los datos maestros en Microsoft 365 Business Central y sincronizarlos con Perk:

• usuarios
• dimensiones (objetos de coste o campos personalizados)
• Cuentas del libro mayor
• proveedores

Según sea necesario, puede optar por sincronizar todos los tipos de datos maestros o solo tipos de datos específicos (por ejemplo, solo proveedores). La sincronización de datos maestros se realiza automáticamente mediante tareas programadas; sin embargo, también puede sincronizar manualmente registros específicos directamente desde la ficha.

Los usuarios se sincronizan directamente desde Business Central, creando usuarios de Perk en estado activo o inactivo, según sea necesario. Los usuarios de Perk se pueden crear desde la tarjeta de empleado. Puede elegir importar individual o Múltiples proveedores/empleados. Los proveedores se pueden crear desde la tarjeta de proveedor.

En Perk, puedes asignar dimensiones financieras (proyectos, departamentos, áreas, etc.) como objetos de coste específicos o campos personalizados, lo que te permite una mayor flexibilidad en la configuración de tu contabilidad financiera.

La sincronización de datos maestros se realiza automáticamente mediante tareas programadas; sin embargo, también puede sincronizar manualmente registros específicos directamente desde la ficha.

Nota: Los usuarios deben tener un permiso de integración de Perk configurado en Business Central para realizar tareas de sincronización.

Precaución:Los tipos impositivos no se importan desde Business Central. Debe configurarlos manualmente en Perk. Perk asocia el grupo de contabilización empresarial y el grupo de contabilización de productos en el tipo impositivo, de modo que la información fiscal se pueda exportar correctamente a Business Central.

Para los datos transaccionales, puede configurar cómo y cuándo Microsoft Dynamics 365 Business Central los envía. órdenes de compra (OC) y recibos de compra (GR) a Perk para que pueda utilizarse para realizar conciliaciones bidireccionales y tridireccionales con facturas, comprobando tanto los datos del encabezado como los de las líneas de partida para detectar cualquier desviación.

Business Central muestra información sobre qué órdenes de compra y recepciones de mercancías se han enviado a Perk en las fichas de Órdenes de compra y Recibos de compra, respectivamente.

Datos de usuario

Los usuarios pueden crearse en Perk a partir de las fichas de empleados de Business Central según sea necesario.

La estructura jerárquica (por ejemplo, los gerentes de línea) no se replica desde Business Central. Debe configurar los informes en Perk si planea usar la aprobación del gerente de línea (o un flujo de trabajo personalizado que use la aprobación del gerente de línea para la escalada de aprobaciones).

El umbral del jefe de línea, los delegados y asistentes (si procede), el objeto de coste asignado y las preferencias de idioma deben configurarse manualmente en el perfil de usuario.

La integración de Perk envía esta información desde Business Central a Perk:

Datos de la dimensión financiera

La integración de Perk admite la sincronización de dimensiones. Puede optar por vincular dimensiones con centros de costos de Perk (objeto) y campos personalizados de Perk. Dado que Perk admite solo un centro de costos por partida/asiento contable, se pueden asociar dimensiones adicionales mediante campos personalizados.

Dimensiones que quizás desee sincronizar en Perk:

• Área
• Grupo empresarial
• Grupo de clientes
• Departamento
• Comprador
• Campaña de ventas
• vendedor

Por ejemplo, puede configurar la sincronización de los valores de dimensión de Business Central de Departamento como objetos de coste, y los valores de dimensión de Área Europa del Norte, Europa del Norte (UE), Europa del Norte (fuera de la UE) con la dimensión de campo personalizado de Perk País, creando campos personalizados Europa del Norte, Europa del Norte (UE), Europa del Norte (fuera de la UE).

Precaución:La integración de Perk no admite dimensiones jerárquicas (es decir, objetos de costo jerárquicos), lo que significa que no puede configurar un objeto de costo principal con objetos de costo secundarios para informes a nivel de departamento. Por ejemplo, un objeto de costo principal del departamento de TI con objetos de costo secundarios de Software, Hardware y Licencias.

Nota: Si bien las dimensiones financieras (objetos de costo) se pueden usar para aprobar facturas y gastos en Perk, debe asignar el aprobador del objeto de costo directamente en Perk una vez que el objeto de costo se haya replicado desde Business Central. La integración no toma los aprobadores ni los límites de aprobación de Business Central.

Dimensiones como objetos de coste de Perk

Todas las dimensiones activas se importan automáticamente como objetos de coste activos. Si la dimensión o su valor están bloqueados en Business Central, se importarán igualmente a Perk como objetos de coste, pero con estado inactivo. Los límites de aprobación, los aprobadores de objetos de coste, los límites de aprobación automática y los delegados de objetos de coste deben configurarse manualmente en Perk.

Dimensiones como campos personalizados de Perk

Todas las dimensiones activas se importan como campos personalizados activos. Si la dimensión o su valor están bloqueados en Business Central, se importarán igualmente a Perk como campos personalizados, pero con estado inactivo. Los aprobadores de gastos y facturas deben estar configurados en Perk.

Datos de la cuenta GL

Para cada cuenta contable, puede sincronizarlas como una categoría de factura y/o gasto en Perk, según sea necesario.

La integración crea la definición básica de la categoría en Perk (nombre, descripción, cuenta), pero puedes editar las categorías una vez sincronizadas en Perk para que se muestre un símbolo en Perk.

Datos del proveedor

Los proveedores están vinculados a los proveedores de Perk. Los cambios en la ficha del proveedor se sincronizan automáticamente con Perk. Sin embargo, puede enviar los cambios manualmente desde Business Central.

Business Central proporciona detalles básicos para el proveedor de Perk:

• Dirección
• Número(s) de identificación fiscal
• Información bancaria

La configuración predeterminada de proveedores debe establecerse manualmente. Las condiciones de pago de la entidad jurídica no se sincronizan desde Business Central.

Órdenes de compra

Los pedidos de compra de Business Central se utilizan en la conciliación de dos y tres vías en Perk.

Con el conector, la tarjeta de Orden de Compra contiene campos adicionales para realizar un seguimiento de si la orden de compra se ha creado en Perk, el ID de la orden de compra de Perk correspondiente y el estado de pago de Perk.

El estado de pago de la bonificación (Perk Payment status) registra el estado de aprobación de la factura asociada. Este campo se utiliza para determinar si se debe aplicar un bloqueo de pago a la entrada de la factura de compra registrada para evitar el pago en caso de que haya configurado el Libro mayor del proveedor. publicando en envío en lugar de publicación en exportación.

La integración admite las siguientes líneas en el pedido de compra:

• Artículos: artículos de línea de pedido estándar. Estos aparecen como artículos de línea de Perk. Los artículos de línea se contabilizan en la cuenta GL (a través del grupo de contabilización especificado en la ficha del artículo).
• Cargos por artículo: registra los costos de manejo de artículos, tales como gastos de flete, carga y descarga, aranceles aduaneros, seguros y otros costos similares. Estos se registran mediante campos personalizados en Perk. La cuenta de contabilización se deriva del cargo por artículo.
• Activos fijos: Estos se registran mediante campos personalizados en Perk. La cuenta contable se deriva del activo fijo.

Precaución:Perk no admite los tipos de línea recurso y cuenta de asignación.

datos de cabecera del pedido de compra

Datos de la línea de pedido

Nota: A diferencia de los tipos de línea de cargo de activos fijos y artículos, las líneas de pedido de artículos no incluyen la cuenta contable (categoría de factura). Esta información no se muestra ni se compara en Perk. La cuenta contable la determina el grupo de contabilización del artículo en Business Central, y Business Central determina la contabilización en la cuenta contable correspondiente cuando se importa la factura a Business Central.

Recibos de compra registrados (recibos de mercancías)

Los recibos de compra registrados se procesan como recibos de mercancías en Perk.

Los recibos de mercancías siempre están asociados a una orden de compra y se utilizan para realizar la conciliación a tres bandas.

En general, los tipos de partidas de artículos (cargos) y activos fijos se consideran partidas que no son de entrada de mercancías en Perk. Sin embargo, si es necesario, puede asociarlas a un recibo de compra registrado.

Datos de cabecera GR

Datos de partidas GR