La detección de palabras clave permite identificar palabras clave específicas en las facturas. Posteriormente, puede optar por realizar diferentes acciones, como enviar estas facturas a un flujo de aprobación independiente.

Puede elegir mostrar una advertencia cuando la factura contenga una palabra clave incluida en la lista de palabras clave o mostrar una advertencia y realizar una acción específica, como marcar una casilla de verificación personalizada o ingresar un texto en un campo personalizado.

Las reglas comerciales de facturación se configuran a nivel de cuenta, pero se pueden aplicar a una o más empresas según sea necesario.

Habilitar reglas de detección de palabras clave

Para configurar las reglas de detección de palabras clave, necesita tener permisos de administrador para acceder Configuración > Facturas de proveedores > Reglas de negocio.

Configurar reglas comerciales de facturación

Puede configurar reglas comerciales específicas para advertir a los procesadores de facturas cuando una factura contiene una palabra clave específica y configurar acciones adicionales como marcar una casilla de verificación personalizada o agregar una cadena de texto específica en un campo de entrada personalizado en el encabezado de la factura.

Para configurar una regla de detección de palabras clave:

1. Ir a Configuración > Facturas de proveedores > Reglas de negocio. En el Reglas personalizadas pestaña, haga clic Agregar regla.
    

    

2. Introduzca un nombre para la regla para identificarla y la empresa a la que se aplica:

   

   • Nombre de la regla: nombre de la regla de detección de palabras clave. Cuando se encuentra una palabra clave en una factura, el nombre de la regla aparece en la notificación mostrada.
   • Compañía: Seleccione una o varias empresas a las que se aplique la regla de detección de palabras clave. Puede seleccionar todas las empresas de la misma cuenta a la vez. Si crea una empresa nueva, no se seleccionará automáticamente en las reglas de palabras clave existentes. Debe editar la regla para agregar nuevas empresas.
3. Seleccione el lista de palabras clavePuede importar un documento CSV con la lista de palabras clave que desea detectar en las facturas. Se proporciona un archivo de ejemplo para comprobar la estructura requerida del archivo CSV:
   • Todas las palabras clave deben aparecer en la primera columna.
   • Cualquier valor ingresado en la primera fila no se considerará en la detección de palabras clave.
   • El archivo CSV debe guardarse en codificación UTF-8.

4. Una vez que haya cargado su lista de palabras clave, aparecerá debajo de un enlace llamado Lista de palabras clave.csvPuede descargar el archivo en cualquier momento para ver las palabras clave aplicadas.

   

5. En el Comportamiento Sección, puede configurar acciones específicas que se realizarán cuando se detecte una palabra clave en una factura.
   ​

   

   
   Las acciones disponibles incluyen:

   • Habilitar o deshabilitar un campo de encabezado de factura personalizado (tipo casilla de verificación)
   • Complete un valor definido en un campo de encabezado de factura personalizado (tipo de entrada).

   En el Campo En la lista desplegable, seleccione el campo personalizado correspondiente. Según el tipo de campo personalizado, puede establecer el valor como verdadero / FALSO o ingrese una cadena en el Valor campo.

Nota: Los campos personalizados son obligatorios para las acciones. Si desea configurar una acción, su empresa debe tener configurado previamente un campo personalizado para que aparezca como campo en ComportamientoLa función de detección de palabras clave admite ambos tipos de campos personalizados: casilla de verificación y de entrada. Los campos personalizados correspondientes deben existir en todas las empresas seleccionado en la regla de palabras clave.

Luego, puede usar este campo personalizado para procesar la aprobación de facturas en un flujo separado. Por ejemplo, puede incluir un nodo de condición verdadera/falsa en el diseñador de flujo de trabajo para detectar si su campo personalizado es verdadero o falso.