Perk te permite definir una lista de palabras clave personalizadas para detectar en las facturas. Al usar esta lista de detección de palabras clave en combinación con flujos de trabajo definidos por la empresa, puedes resaltar las facturas potenciales que tal vez quieras gestionar utilizando diferentes flujos de aprobación.
Detección de palabras clave en facturas
Cuando se sube una factura y se encuentra una palabra clave, se activa una notificación en la página de resumen de la factura. Esta notificación contiene la(s) palabra(s) clave encontrada(s) y la(s) regla(s) de palabras clave correspondiente(s).
Si se encuentran varias palabras clave de una misma regla en la factura, se genera una única notificación que contiene todas las palabras clave encontradas. Si se encuentran varias palabras clave de diferentes reglas, se generan varias notificaciones.
Los administradores de Perk pueden Configurar las reglas de detección de palabras clave Para activar una acción específica, como marcar una casilla personalizada o agregar un texto específico a un campo de entrada personalizado en el encabezado de la factura. Puede configurar varias acciones según sea necesario.
Las acciones no son obligatorias. Si no se configura ninguna acción en una regla de detección de palabras clave, solo se enviará una notificación para la factura correspondiente en la que se haya encontrado la palabra clave.
Si se configura una acción en la regla de detección de palabras clave, entonces el valor o los valores del campo personalizado de la factura correspondiente se establecen en consecuencia.
Las acciones y notificaciones de palabras clave no están relacionadas. Si se detecta una palabra clave, siempre aparece una notificación en la factura. Las acciones solo se ejecutan cuando están configuradas en la regla de palabras clave. Si se restablece una acción en la factura correspondiente (por ejemplo, si un procesador de facturas marca manualmente una casilla de verificación de palabra clave), la notificación no desaparece.
La búsqueda por palabras clave se realiza en el Texto completo de la factura.
Nota: Las coincidencias parciales se limitan a:
- cadenas que contienen la palabra clave definida, por ejemplo Irán - Miranda.
- Formas singulares/plurales, por ejemplo Irán - Iráns.
Los valores de los campos personalizados de la factura también se pueden utilizar en flujos de trabajo definidos por la empresa para cumplir con los requisitos específicos de procesamiento de facturas.
Consejo: ¿Quieres marcar ciertas palabras clave en tus facturas? Pregunta a tu El administrador de Perk lo configurará para ti..