Eliminar transacciones conlleva la pérdida de datos, confusión y un esfuerzo considerable para recuperar la información perdida. Además, implica que dichas transacciones no estarán disponibles para fines de auditoría e informes.
Para las integraciones con tarjetas de terceros, no se pueden eliminar las transacciones una vez importadas a Perk. Si una transacción se importó erróneamente, se puede archivar.
Nota:No puede archivar las transacciones de Perk Card, solo las transacciones de integraciones de tarjetas de terceros. Si encuentra una transacción errónea que no debería mostrarse, comuníquese con apoyo.
Cuando archivas una transacción, esta queda oculta para quienes la envían, los aprobadores, los administradores de tarjetas y los procesadores de gastos de viaje, tanto en la aplicación web como en la aplicación móvil.
Las transacciones archivadas no pueden ser:
- Emparejamiento manual o automático
- Marcado como privado
- Presentado para su aprobación
- Exportado
- Modificado de alguna manera
Las transacciones archivadas se muestran en Finanzas > Revisión > Transacciones con tarjeta con el estado Archivada.
Puedes desarchivar transacciones directamente desde Transacciones con tarjeta o desde Finanzas > Revisar > Buscar, si es necesario. Las transacciones archivadas también se muestran en la vista Análisis con el estado Archivada.
Archivar una transacción con tarjeta
Una transacción debe no estar asociada a ningún gasto específico para poder archivarse.
Para archivar transacciones, vaya a Finanzas > Revisar > Transacciones con tarjeta y en la pestaña Transacciones con tarjeta, elija la transacción que desea archivar marcando la casilla de verificación.
Haga clic en Archivar para archivar la transacción o pulse el icono de archivo situado a la derecha de la transacción.
Una vez archivada, aparece un mensaje de confirmación que indica que la transacción ha sido archivada y que debe ser desarchivada antes de poder asociarla a un gasto.
La acción de archivar queda registrada en el historial de la transacción para garantizar la trazabilidad:
La transacción ahora está oculta para quienes la envían, aprueban, administran tarjetas y procesan gastos de viaje. Como revisor financiero, aún puede ver las transacciones archivadas en la vista Finanzas > Revisión > Transacciones con tarjeta o en la vista Búsqueda.
Desarchivar transacciones con tarjeta
Si la transacción se ha archivado por error, se puede recuperar para volver a usarla haciendo clic en Desarchivar directamente en la transacción o en el icono de desarchivar de la vista Transacción con tarjeta.
El estado de la transacción vuelve a ser Sin coincidencia, lo que la hace visible para todos los usuarios en la vista de transacciones de la tarjeta. Ahora se puede vincular a un gasto, marcar como privada o exportar. La acción se registra en el historial de la transacción.
Visualización de transacciones archivadas
Además de acceder a las transacciones archivadas en la vista Transacciones de tarjeta, también puede filtrar las transacciones archivadas en la vista Búsqueda, Transacciones de tarjeta: