Revisar los gastos, viajes y facturas es una tarea fundamental para los analistas financieros. Deben asegurarse de que los documentos presentados cumplan con las políticas, detectar posibles fraudes y garantizar que los empleados y proveedores reciban sus reembolsos a tiempo. Para revisar los gastos, vaya a Finanzas > Revisión > Gastos y para ver todos los gastos que deben revisarse.

Según la configuración de tu empresa, es posible que veas:

• Todos los gastos, viajes y facturas que hayan sido presentados y aprobados por los aprobadores anteriores.
• Solo se aceptarán gastos, viajes y facturas que hayan sido presentados y aprobados por aprobadores anteriores, pero que incluyan una advertencia.
• No hay gastos si la estrategia de revisión financiera de su empresa está configurada como Revisión totalmente automatizada en la configuración de gastos de su empresa (Configuración > Cuenta > Empresa > Ver configuración de gastos, Aprobación y revisión financiera).

Para revisar un informe de gastos, necesitas:

1. Seleccione una empresa y un tipo de gasto .
2. Revisar un informe de gastos .
3. Finaliza tu reseña .

Seleccione una empresa y un tipo de gasto.

Según tu función, podrías tener acceso a varias empresas (entidades jurídicas). Los tipos de gasto se agrupan en una de las tres tablas de esta página:

• : Aquí verá todos los gastos individuales que se han enviado y aprobado previamente y están listos para su revisión.
• Facturas: verá todas las facturas el En revisión .
• Viajes : Aquí verá colecciones de gastos individuales incurridos durante el viaje, que han sido enviados y aprobados y están listos para su revisión.

Utilice la opción desplegable Tipo de gasto en la esquina superior derecha para cambiar entre los tipos de gasto.

Nota: Es posible que no vea las pestañas Viajes y Facturas . Estas pestañas solo se muestran si los viajes y las facturas están habilitados para su empresa.

Consejo: Puede usar filtros para acotar los informes que desea revisar Consulte Filtrar informes en Revisión .

Si no hay documentos de gasto para revisar para el tipo de gasto seleccionado, se mostrará un mensaje.

Revisar un informe de gastos

Al abrir un informe de gastos, compruebe que toda la información sea correcta y ajústela si es necesario.

Como usuario del área de finanzas, puede modificar estos campos según el tipo de gasto:

Precaución: Si el gasto se pagó con tarjeta de crédito, los campos relevantes para la conciliación, como el método de pago y la tarjeta de empresa no se pueden modificar. Para editar ciertos campos, como la moneda o el importe del gasto, primero debe desvincular el gasto de cualquier transacción con tarjeta.

Para los viajes, puede ver la información del viaje, descargar un PDF del itinerario o cualquier archivo adjunto. Puede revisar cada gasto individual, el kilometraje y las dietas por separado o revisar todos los gastos incluidos en una sola acción haciendo clic en Finalizar revisión (todo) .

Para el viaje en sí, modifica todos los campos, incluido el itinerario, a la fecha actual o pasada. Cuando se modifica un viaje, Perk recalcula automáticamente los gastos generados automáticamente. Los nuevos gastos generados pasan automáticamente al estado «En revisión». Los gastos añadidos manualmente permanecen sin cambios.

Al revisar las dietas como parte de un viaje, debe tener en cuenta que la fecha no se puede cambiar, ya que se toma de las fechas del viaje.

Precaución: Si el viaje contiene un gasto ya exportado, no podrá editarlo.

Al revisar el informe, se presentan tres posibles escenarios:

• Si tiene dudas sobre algún detalle y desea consultarlo con sus compañeros antes de continuar, haga clic en Guardar para guardar el informe y poder revisarlo más adelante. El gasto/factura permanecerá en estado En revisión .
• Si no está seguro del propósito del gasto o necesita modificar alguno de los campos atenuados, puede hacer clic en Devolver para obtener aclaraciones. Siempre se requiere un motivo para devolver los informes de gastos. Una vez que el informe se devuelve para su revisión, el remitente debe realizar los ajustes necesarios, reiniciando así todo el proceso de aprobación.
• Si necesita cambiar el importe, la moneda o la fecha, debe hacer clic en Desvincular para desvincular primero el informe de gastos y la transacción de la tarjeta antes de enviar el informe de vuelta al remitente para cambiar los campos coincidentes relevantes .

Si el administrador de Perk ha configurado los gastos para que muestren los importes de los impuestos, puede revisar y ajustar el tipo impositivo y la cantidad. Perk extrae automáticamente el tipo impositivo y la cantidad. Por lo tanto, asegúrese de revisarlos y corregirlos si es necesario.

Si la empresa está configurada para permitir fechas de contabilización distintas a la actual, podrá ver y modificar la fecha de contabilización de una factura. La fecha de contabilización determina el período al que se registra la transacción.

Finaliza tu reseña

Una vez verificada la información del informe, puede marcar el gasto, la factura o los gastos de viaje como listos para exportar haciendo clic en Finalizar revisión . Los gastos de viaje también deben revisarse individualmente antes de poder enviarse para su exportación como un conjunto.

Una vez que los informes de gastos, las transacciones y las facturas estén listos para exportar, se moverán automáticamente desde Finanzas > Revisar > Gastos y facturas a Finanzas > Revisar > Exportar .

Nota: Aprenda a usar Finanzas > Revisar > Exportar . Consulte Exportar gastos revisados .