Estrategia de aprobación de objetos de costo

Objetos de costo Se puede utilizar para determinar el flujo de aprobación de viajes, gastos o facturas.

Para viajar, puede optar por enviar todas las solicitudes de viaje al aprobador del objeto de costo como parte del proceso de aprobación de viaje.

Para gastos y facturas, puede elegir una estrategia de aprobación de Perk estándar o crear un flujo de trabajo personalizado creado con la diseñador de flujo de trabajoSi utiliza objetos de costo jerárquicos, la aprobación se puede escalar hasta los aprobadores de los objetos de costo principales.

Aprobación de objetos de coste en viajes

A menudo, las solicitudes de viaje se envían directamente a su gerente directo. Sin embargo, puede configurar regla de aprobación de modo que el objeto de costo determine quién firma el viaje.

Al configurar sus objetos de costo, simplemente asigne a una persona específica como aprobador para ese objeto. Si un empleado elige ese objeto al finalizar la compra, Perk envía automáticamente la solicitud al responsable de dicho objeto, en lugar de a su superior jerárquico habitual.

Por ejemplo, la empresa A tiene dos departamentos principales: Ventas y Marketing.

  • Ventas El presupuesto es administrado por Jo Smith.

  • Marketing El presupuesto es administrado por Alex Macdonald.

Si la empresa configura su proceso de aprobación de viajes para utilizar objetos de costo, la ruta de aprobación cambia según el departamento al que se le cobra:

  • Sarah trabaja en Ventas, pero está viajando para ayudar con un evento de Marketing.

  • Cuando Sarah reserva su viaje, selecciona el Marketing objeto de costo.

  • La solicitud de aprobación va directamente a Alex Macdonald (la responsable de marketing) porque es dueña de ese objeto de coste, omitiendo por completo al gerente habitual de Sarah.

Puede establecer un delegado de viaje, que le permite transferir temporalmente los derechos de aprobación a otra persona mientras usted está fuera de la oficina.

Aprobación de objetos de coste en gastos y facturas

En el procesamiento de gastos y facturas, puede configurar flujos de aprobación complejos dependiendo de cómo estén configurados sus objetos de costo:

  • No jerárquico:sólo una única aprobación
  • Jerárquico:puede implicar múltiples aprobaciones dependiendo de los límites de aprobación, a medida que la aprobación se escala en la estructura

Aprobación de gastos y facturas con objetos de coste no jerárquicos

Cada objeto de costo tiene un aprobador predeterminado, responsable de aprobar todos los gastos o facturas presentados para este objeto. Cuando se presenta un gasto o una factura con este objeto, la persona seleccionada en el... Aprobador El campo es responsable de aprobar el gasto/factura antes de que sea revisado por los revisores financieros.

Si el aprobador es el mismo que el remitente del gasto o la factura, de forma predeterminada, el documento es aprobado automáticamente (a menos que haya configurado un flujo de trabajo personalizado para escalar la aprobación a otro usuario).

Por ejemplo, cuando Sarah (de Ventas) envía un gasto por un banner de marketing que compró, Perk ve el objeto de coste "Marketing" y envía el gasto directamente a Alex. Sin embargo, si Alex compra algo y lo etiqueta con su propio presupuesto de marketing, Perk sabe que ya lo ha aprobado. Omitirá el paso de aprobación y pasará directamente a Finanzas (a menos que su empresa tenga un flujo de trabajo personalizado que lo impida).

Puede delegar temporalmente cualquier aprobación para el objeto de costo a otra persona seleccionándola en el Delegar campo. Puedes hacer esto en Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste (si eres administrador de cuenta) o en Gastos > Aprobaciones > Aprobaciones de objetos de costo (para aprobadores).

También puede establecer una fecha de vencimiento. Después de esa fecha, la aprobación del objeto de costo regresa al aprobador original.

Aprobación de gastos y facturas con objetos de coste jerárquicos

Los objetos de coste pueden tener una relación padre-hijo, con hasta cinco niveles. Esto determina cómo se gestiona la aprobación en dichos objetos, escalando automáticamente cualquier gasto o factura al responsable del objeto de coste principal cuando el gasto o la factura superan un umbral determinado.

En los objetos de costo jerárquicos, se determina:

  • relación padre-hijo
  • aprobador predeterminado
  • límite de aprobación

El límite de aprobación determina el punto máximo a partir del cual el objeto principal del objeto de costo determina quién debe aprobar el gasto o la factura. En otras palabras, la aprobación se escala a un nivel superior, hasta el propietario del objeto principal, para su aprobación, según el principio de los cuatro ojos.

Por ejemplo, si una persona en el objeto de costo 1A presenta un informe de gastos, se requiere la aprobación del jefe de un objeto de costo.

Si el informe de gastos excede el límite de aprobación del jefe del objeto de costo 1A (por ejemplo, CHF 1.000), el informe de gastos requiere aprobación adicional del jefe del objeto de costo padre, en este caso el jefe del objeto de costo 1.

Si el informe de gastos ha sido aprobado por el responsable del objeto de coste 1A porque el importe del informe de gastos es inferior a 1000 CHF, el responsable del objeto de coste principal no necesita aprobarlo. En este ejemplo, solo hay tres niveles jerárquicos, pero los objetos de coste pueden configurarse con hasta cinco niveles donde se requieren flujos de aprobación complejos.

El objeto de coste de nivel superior no es aplicable a todos los flujos de aprobación, pero es necesario para la configuración técnica. Si es necesario, puede configurarse como invisible para todos. En otras palabras, no se asigna a nadie como objeto de coste predeterminado.

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