Los revisores financieros pueden gestionar las exportaciones fallidas en Perk: marcarlas como exportadas una vez confirmadas en finanzas, o cancelarlas (con comentarios) para devolver los documentos a Listo para exportar, arriesgándose a que haya duplicados si ya están en cola.
En ocasiones, los trabajos de exportación pueden fallar o quedar en estado pendiente (por ejemplo, por problemas de conectividad o tiempos de espera en el sistema financiero de destino, o por documentos incompletos o que contienen errores), incluso aunque los datos del documento se hayan importado correctamente al sistema financiero.
Los revisores financieros pueden detener una exportación que se esté procesando indefinidamente en Perk o cancelarla y reiniciarla. Puede cancelar las exportaciones de gastos, gastos de viaje, transacciones y facturas que estén en curso o marcarlas como exportadas.
Gestionar trabajos de exportación pendientes
Una vez habilitada, la tabla de exportación ( Finanzas > Revisar > Exportar ) contiene dos botones adicionales en cada fila de trabajo de exportación: Marcar como exportado y Cancelar exportación .
Dependiendo del resultado que desees, puedes optar por:
Marcar el documento como exportado
Esto le permite marcar el documento como exportado, independientemente de si ha iniciado o no un proceso de exportación. Solo debe usar este botón cuando haya que el gasto o la factura se han importado a su sistema financiero.
Cuando una exportación se marca como exportada, Perk actualiza el documento al estado Exportada . Si la exportación está en curso, el estado cambia de En curso (cargando) a Completada . En el caso de gastos, si existen transacciones vinculadas al documento de gastos, el estado de la transacción también se actualiza a Exportada .
Puedes marcar como exportados todos los gastos que se estén exportando o que aún no se hayan exportado (es decir, aquellos cuyo proceso de exportación no hayas iniciado). En el caso de las facturas, solo se pueden marcar como exportadas las que se hayan incluido en un proceso de exportación. Las facturas que aún no se hayan exportado no se pueden marcar como exportadas.
Para marcar un documento como exportado, seleccione el documento y luego haga clic en Marcar como exportado .
Para confirmar, puede introducir un comentario antes de hacer clic en Marcar como exportado . Este comentario se incluirá en el historial del gasto o factura.
Nota: Si marca un documento como exportado por error, pero descubre que no ha llegado al sistema de destino, puede revertir el documento y volver a exportarlo. Sin embargo, asegúrese de que los datos no estén pendientes de transmisión para evitar información duplicada.
Cancelar el trabajo de exportación
Esto permite cualquier exportación en , impidiendo que se exporte el gasto o la factura y revirtiendo todos los documentos incluidos en la exportación. No resuelve los problemas derivados de exportaciones cuyos gastos o facturas exportados no se hayan recibido en el sistema externo.
Al cancelar una exportación, Perk cambia el estado de todos los documentos incluidos en la tarea de exportación a Listo para exportar . Estos documentos se procesarán para su exportación si intenta exportarlos de nuevo.
Solo debe utilizar esta opción si el gasto o la factura aún no se ha transferido a su sistema financiero y no está en proceso de ser importado al sistema externo.
Precaución: Cancelar la exportación no detiene la cola de exportación. Se recomienda revisar el sistema financiero, ya que la tarea podría estar en cola para su importación. Cancelar una exportación pendiente y reiniciarla puede generar registros duplicados.
Se recomienda esperar al menos 1 hora antes de realizar esta tarea. Solo puede cancelar los trabajos de exportación que estén en curso. Para cancelar un trabajo de exportación, selecciónelo y haga clic en Cancelar exportación .
Para confirmar la cancelación, debe ingresar un comentario antes de hacer clic en Cancelar exportación .
Estos comentarios no son visibles en el historial de gastos o facturas. Sin embargo, puede solicitar un registro de estos comentarios si lo requiere contactando con Soporte .
Consejo: Cuando cancela un trabajo de exportación, el estado del trabajo de exportación en el registro de exportación ( Finanzas > Revisión > Registro de exportación ) cambia a Completado aunque los documentos no se hayan exportado.