En ocasiones, los trabajos de exportación pueden fallar o quedar en estado pendiente (por ejemplo, por problemas de conectividad o tiempos de espera en el sistema financiero de destino, o por documentos incompletos o que contienen errores), incluso aunque los datos del documento se hayan importado correctamente al sistema financiero.
Los revisores financieros pueden detener una exportación que se esté procesando indefinidamente en Perk o cancelarla y reiniciarla. Puede cancelar las exportaciones de gastos, gastos de viaje, transacciones y facturas que estén en curso o marcarlas como exportadas.
Habilitar la cancelación de trabajos de exportación
En Yokoy, para permitir que los usuarios de Finanzas cancelen un trabajo de exportación:
- Vaya a Administración > Configuración de la empresa, sección Cumplimiento.
- Seleccione Permitir que el rol de Finanzas cancele las exportaciones en curso.
- Haz clic en Guardar.
En Perk, para permitir que los revisores financieros cancelen un trabajo de exportación:
- Ve a Configuración > Cuenta > Empresa, Ver configuración de gastos.
- En la sección Cumplimiento, seleccione Permitir que el rol de Finanzas cancele las exportaciones en curso.
- Haz clic en Guardar.
Gestionar trabajos de exportación pendientes
Una vez habilitada, la tabla Exportar (Finanzas > Exportaciones) contiene dos botones adicionales en cada fila de trabajo de exportación.
Precaución: Los administradores y usuarios técnicos ven estos botones en la tabla de exportación independientemente de si la función está habilitada o no en la configuración de la empresa.
Puedes elegir entre:
Marcar el documento como exportado
Esto le permite marcar el documento (gasto o factura) como exportado. Solo debe usar este botón cuando haya comprobado que el documento se ha importado correctamente a su sistema financiero.
Cuando un trabajo de exportación se marca como exportado, Yokoy actualiza el documento al estado Exportado y cambia el estado del trabajo de exportación En progreso (girando) a Completado.
En el caso de los gastos, cuando existen transacciones vinculadas al documento de gastos, también se actualiza el estado de la transacción.
Impacto en los viajes:Esta acción afecta a los gastos individuales incluidos en una exportación, marcándolos como exportados y actualizando las estadísticas en el resumen de exportación. Si bien puede optar por exportar a nivel de viaje, la exportación se realiza sobre los gastos individuales incluidos en el viaje, no sobre el viaje en su conjunto. El estado de un viaje se determina por el estado más bajo de los gastos. Por lo tanto, si marca algún gasto pendiente como exportado, todo el viaje se considerará exportado.
Puedes marcar como exportado cualquier gasto o factura que se esté exportando o que aún no se haya exportado (es decir, donde no hayas iniciado el proceso de exportación).
Para marcar un documento como exportado, seleccione el documento y haga clic en Marcar como exportado.
Para confirmar, puede escribir un comentario antes de hacer clic. Marcar como exportadoEste comentario está incluido en el historial de gastos.
Cancelar el trabajo de exportación
Esto permite detener cualquier trabajo de exportación en curso, impidiendo la exportación de gastos o facturas y revirtiendo el estado de todos los documentos incluidos en el trabajo de exportación en Yokoy. No resuelve ningún problema derivado de trabajos de exportación en los que los gastos o facturas exportados no se hayan recibido en el sistema externo.
Al cancelar una exportación, Yokoy cambia el estado de todos los documentos incluidos en la tarea de exportación a Listo para exportar. Estos documentos se tomarán para exportar si intenta exportarlos nuevamente.
Solo debe utilizar esta opción si el gasto o la factura aún no lo ha hecho Se ha transferido a su sistema financiero y no está en proceso de importación al sistema externo.
Verifique su sistema financiero y la cola de tareas:Cancelar la exportación no detiene la cola de exportación. Se recomienda revisar el sistema financiero, ya que la tarea podría estar ya en cola para su importación. Cancelar una exportación pendiente y reiniciarla puede generar contabilizaciones duplicadas. Se recomienda esperar al menos una hora antes de realizar esta tarea.
Solo se pueden cancelar las exportaciones que estén en proceso. Si la exportación ya se ha completado, el botón aparecerá atenuado.
Para cancelar una exportación, seleccione la exportación y haga clic en Cancelar exportación.
Para confirmar la cancelación, debe ingresar un comentario antes de hacer clic en Cancelar exportación .
Estos comentarios no son visibles en el historial de gastos o facturas. Sin embargo, puede solicitar un registro de estos comentarios si lo requiere contactando con Soporte .
Consejo: Cuando cancela un trabajo de exportación, el estado del trabajo de exportación en el registro de exportación ( Finanzas > Revisión > Registro de exportación ) cambia a Completado aunque los documentos no se hayan exportado.