Desde Descripción general de los informes de gastos, puede generar informes de descarga personalizados con análisis de gastos, obteniendo un desglose de gastos por país o remitente, datos de transacciones y datos de facturas por proveedor, país del proveedor y más. Puede utilizar el generador de informes para generar un informe de descarga personalizado desde cero o Utilice una plantilla existente para extraer los datos.

Generar un informe de descarga personalizado

Para generar un informe, necesitas:

1. Determina el tipo de informe
2. Defina el rango de fechas del informe
3. Defina el alcance del informe.
4. Defina la estructura del informe
5. Mostrar el resultado

Determina el tipo de informe

Puede generar informes de gastos, transacciones o facturas. En la lista desplegable Elegir tipo , seleccione el tipo de datos que desea incluir en el informe y, a continuación, determine la Empresa para la que desea generar el informe.

Defina el rango de fechas del informe

Puede refinar el alcance del informe por fecha, utilizando la sección Selección del rango de fechas para indicar una fecha de inicio y una fecha de finalización específicas para el informe.

Dado que un gasto o factura puede tardar en procesarse por las distintas etapas del proceso hasta su pago al empleado, la fecha de envío puede diferir de las fechas de aprobación, revisión y pago. En el caso de los datos de transacciones, puesto que la fecha de importación de las transacciones con tarjeta registradas en Perk puede variar ligeramente de las fechas de dichas transacciones, amplíe el rango de fechas de esta sección un par de días.

Para gastos y facturas, puede elegir el tipo de fecha que desea usar para la selección de datos mediante el campo Fecha . Indique el período mediante los campos Desde/Hasta . Puede usar el calendario para seleccionar la fecha o escribirla con el formato estándar de su perfil.

Defina el alcance del informe.

Puede ajustar el alcance de los datos de gastos incluidos en el informe mediante la sección Aplicación de criterios de filtro . Los criterios de filtro varían según si el tipo de informe corresponde a gastos, facturas o transacciones.

Criterios de gastos y facturas:

• Empleado: Limite el informe a empleados individuales o incluya a todos los empleados. De forma predeterminada, se muestran todos los empleados.
• Aprobado previamente por: Elija aprobadores individuales o todos los aprobadores. De forma predeterminada, se muestran todos los aprobadores.
• Objetos de coste: Muestra un único objeto de coste o todos los objetos de coste. De forma predeterminada, se muestran todos los objetos de coste.
• Estado: Seleccione uno, varios o todos los estados. Por defecto, están seleccionados los estados Necesita revisión , En aprobación , En revisión, Listo para exportar, Rechazado, Exportado, Listo para exportar (ficha de empresa) y Exportado (ficha de empresa) .
• Aprobador actual: Si los derechos de aprobación se han delegado temporalmente a otro usuario, puede seleccionar el aprobador actual.

Criterios de datos de transacción:

• Estado : Seleccione estados de transacciones individuales o todos los estados.
• Estado del gasto : Seleccione estados de gastos individuales o muestre todos los estados.

Nota: Esta sección es opcional. Si no introduce ningún criterio de selección, Perk utilizará automáticamente la configuración predeterminada al generar el informe.

Definir la estructura del informe

Esto determina la configuración del informe de salida. Puede seleccionar:

• Tipo de gráfico: para visualizar la información. Puede ser un gráfico de barras o un gráfico de columnas.
• Moneda del informe: moneda que se utilizará para mostrar los importes.
• Idioma del informe: idioma en el que se muestran los encabezados y los mensajes de advertencia.

Puede seleccionar los campos de datos que desea incluir en su informe arrastrándolos y soltándolos en los campos Filas o Columnas . Los campos de datos que arrastre a los campos Filas y Columnas influyen en cómo se muestra la información en el gráfico y en el informe posteriormente. Puede comprobar cómo se muestra la información antes de descargar el informe utilizando la sección Resultados .

Campos de datos disponibles por tipo

Consejo: Si desea deseleccionar campos de datos o cambiar su orden dentro del campo Filas o Columnas , simplemente arrastre y suelte el campo de datos correspondiente. Para insertar todos los campos de datos en el campo Filas a la vez, haga clic en (todos) , que encontrará junto a la etiqueta Filas .

En la lista desplegable Valores (agregados) , puede seleccionar los valores de gastos que se mostrarán. Puede mostrar:

• gastos : importe total o importe del impuesto en la moneda del informe, impuesto sobre la renta y importes imponibles
• viáticos: importe de referencia, importe base, tarifa base, adiciones, deducciones, tarifa de referencia de adiciones, tarifa de referencia de deducciones, tarifa de referencia del importe base y tarifa de referencia de la tarifa base
• kilometraje : distancia recorrida
• transacciones : importe en la moneda del informe
• facturas : importe total o importe del impuesto en la moneda del informe

Una vez que haya seleccionado todos los valores que desea mostrar, haga clic en Generar informe .

Puede guardar la configuración del informe como una plantilla haciendo clic en el botón Guardar como nueva plantilla .

Mostrar los resultados

La sección Resultados muestra un gráfico que visualiza la información según tus preferencias. Para ver información detallada sobre los valores agregados, coloca el cursor sobre el gráfico. Puedes desplazarte por las filas de datos siguientes haciendo clic en la flecha hacia abajo que aparece debajo del gráfico.

Para descargar el informe completo, haga clic en icono de descarga o en el enlace informe.xlsx . Se generará automáticamente una hoja de cálculo de Excel que se guardará en su carpeta de descargas.

En la hoja de cálculo, la información se exporta según la configuración. Puede usar tablas dinámicas para analizar los datos de gastos y ajustar la visualización de resultados según sea necesario.