Tienes dos opciones para subir una factura en Perk:

• mediante la carga manual de la factura, ya sea como procesador de facturas o como remitente.
• enviando la factura a una bandeja de entrada dedicada

Puedes subir facturas en formato PDF o XML. Si se trata de facturas físicas, debes digitalizarlas (es decir, escanearlas) antes de poder subirlas a Perk.

Dependiendo del formato del archivo, Perk puede realizar diferentes operaciones en el archivo subido:

• Si el archivo es un PDF y no contiene datos XML incrustados (por ejemplo, una factura electrónica ZUGFeRD o Factur-X), el OCR de Perk y el modelo de IA trabajan juntos para extraer los datos relevantes.
• Si el archivo es un PDF y contiene datos XML incrustados que se identifican como válidosEstructura de la factura electrónica, los datos se extraen del archivo XML incrustado y se asignan a los campos de Perk. El PDF se muestra como una vista previa de la factura. El archivo original se carga en la pestaña Documentos como un documento fuente.
• Si el archivo es XML y contiene una estructura de factura electrónica válida, los datos se extraen del archivo XML y se asignan a los campos de Perk. Además, Perk toma los datos extraídos y genera una vista previa en PDF. El archivo original se carga en la pestaña Documentos como documento fuente.
• Si el archivo es un XML pero no contiene una estructura de factura electrónica válida, Perk crea una factura vacía y el archivo se adjunta como documento de respaldo.

Cargar factura como procesador de facturas

En Facturas > Procesador de facturas > Facturas, haga clic en el botón Cargar factura en la esquina superior derecha y seleccione el documento de factura que desea cargar. Solo puede cargar una factura a la vez. Verá un icono de carga mientras se carga y procesa el documento. Luego, puede hacer clic en la factura para ver los detalles.

Subir factura desde Mis tareas

Según la configuración de tu empresa, es posible que puedas cargar y gestionar facturas como remitente. Esto significa que puedes cargar una factura haciendo clic en Cargar factura en Gastos > Mis tareas.

Si no ve esta opción, significa que el administrador de Perk la ha desactivado para su empresa.

Enviar una factura por correo electrónico

También puede enviar una factura en papel o digital que haya recibido. por correo electrónico a Perk para la carga automática.

Fuente de la factura

Puedes determinar cómo se cargó una factura en Perk en cualquier momento consultando el encabezado de la factura, donde aparece la fuente de la factura. La fuente de la factura muestra el tipo de documento utilizado para crearla en Perk (por ejemplo, PDF o factura electrónica) y el canal utilizado para cargarla.

Más concretamente, Perk indica que la fuente de la factura es:

• Factura estándar en formato PDF o factura electrónica (es decir, XML o PDF híbrido) recibida por correo electrónico.
• Factura estándar en formato PDF o factura electrónica (es decir, XML o PDF híbrido) recibida mediante carga manual.
• Factura estándar en formato PDF o factura electrónica (es decir, XML o PDF híbrido) recibida a través de API.

En el caso de las facturas recibidas por correo electrónico, Perk también rastrea al remitente de la factura.

Visualización de facturas cargadas

Una vez que hayas subido una factura, podrás encontrarla en varios lugares dependiendo de si tienes un rol de procesador de facturas y/o de empleado:

• En Facturas > Procesador de facturas > Facturas (todas las facturas de su empresa)
• En Gastos > Mis tareas > Facturas
• En Gastos > Gastos > Facturas (facturas que ha subido)

Las facturas recién subidas muestran el estado Nuevo.