Las órdenes de compra son instrucciones legales que las empresas envían a sus proveedores para adquirir artículos, servicios o productos. Dependiendo del sector, pueden ser más o menos complejas, pero generalmente se pueden representar de la siguiente manera:
- Una empresa (compradora) envía una invitación a licitar a su proveedor para la adquisición de algunos bienes o servicios.
- El proveedor realiza una oferta para esa solicitud.
- La empresa decide realizar el pedido. En este caso, la orden de compra se emite desde el sistema ERP del comprador.
- El proveedor envía el producto/servicio y, posteriormente, se envía una factura al comprador.
- El comprador paga a los proveedores por los bienes/servicios.
Perk puede relacionar automáticamente el número de orden de compra con la factura asociada, reduciendo el tiempo que los equipos de finanzas necesitan para introducir datos.coincidencia bidireccional).
Existen varios escenarios:
- Un pedido de compra asociado a varias facturasPuede haber varios artículos en el pedido que se facturan por separado; por lo tanto, los procesadores de facturas asocian todas estas facturas a una sola orden de compra.
- Múltiples órdenes de compra coincidentes con una sola factura: El comprador puede haber solicitado bienes o servicios por separado, que luego el proveedor combina en una sola factura.
Además, las empresas pueden querer hacer un seguimiento de todo el proceso de adquisición, desde la oferta inicial hasta la entrega de los bienes o servicios. Perk puede hacer un seguimiento de esa relación cotejando las órdenes de compra, las facturas y buenos recibos (GR) documentos (Emparejamiento a tres bandas).
Visualización de órdenes de compra en Perk
Las órdenes de compra no se pueden cargar manualmente en Perk. En cambio, la información sobre las órdenes de compra y las entradas de mercancías se importa automáticamente desde el sistema financiero de su empresa a Perk (o a través de la API de Perk).
Todos los pedidos importados se muestran en Facturas > Procesador de facturas > Órdenes de compra.
Nota: Para ver las órdenes de compra como procesador de facturas, su administrador de Perk debe haber habilitado las órdenes de compra para su empresa en Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas, Habilitar órdenes de compra.
Perk distingue entre órdenes de compra y partidas de órdenes de compra. El resumen de órdenes de compra muestra todas las órdenes de compra, incluyendo sus partidas. estado coincidentePuede ordenar las órdenes de compra por fecha de creación o fecha de vencimiento haciendo clic en el encabezado de la columna.
Facturas > Procesador de facturas > Órdenes de compra
Si hace clic en una orden de compra, podrá ver los detalles de la misma, incluyendo la información del encabezado y todas las partidas de la orden de compra (también llamadas posiciones de la orden de compra).
Facturas > Procesador de facturas > Pedidos de compra, Vista de pedidos de compra
Perk muestra información detallada de esa orden de compra, como el nombre del proveedor, el número de orden de compra, el total pedido, el importe, la moneda, la fecha de creación, la fecha de vencimiento y las condiciones de pago. Muestra las partidas listadas.
Información del encabezado de la orden de compra
| Campo | Descripción |
| Proveedor | Proveedor de la orden de compra, por ejemplo, Acme INC. |
| Número de pedido | Número de pedido de compra |
| Importe total del pedido | Presupuesto total de la orden de compra. Por ejemplo: 60.000 CHF |
| Moneda | Moneda de la orden de compra |
| Fecha de creación | Fecha en que se creó la orden de compra. |
| Fecha de caducidad | Fecha de vencimiento de la orden de compra. |
| Condiciones de pago | Fecha de vencimiento del pago. |
Información de los artículos de la orden de compra
| Campo | Descripción |
| Estado |
Importado de datos de compras. Los valores posibles son Activo, Eliminado, Bloqueado. Ver Estados de órdenes de compra y recepción de mercancía.
El estado de las posiciones de la orden de compra no se actualiza mediante las acciones realizadas en Perk. Solo se puede actualizar mediante una actualización externa de los datos de la orden de compra a través de la API. |
| Posición | Posición de la línea del artículo dentro del pedido de compra. |
| Descripción | Descripción textual de la partida. |
| Artículo n.º | Número maestro de artículo definido en el sistema de inventario del cliente. |
| EAN/UPC | Número de código de barras EAN/UPC, si corresponde. |
| Objeto de coste |
Dependiendo del tipo de artículo (de inventario o no de inventario), el objeto de costo puede ser aplicable a la línea o no. Para los artículos de inventario, el objeto de coste se suele derivar en el sistema de compras al contabilizar la factura. |
| Categoría |
Dependiendo del tipo de artículo (de inventario o no de inventario), la categoría puede ser aplicable a la línea o no. Para los artículos de inventario, la categoría generalmente se deriva en el sistema de compras al registrar la factura. |
| Unidad | Unidad de medida. |
| Cantidad solicitada | Cantidad del artículo/servicio que se ha pedido. |
| Cantidad entregada |
Cantidad del artículo/servicio que se ha entregado. Se utiliza en combinación con la entrada de mercancías. La cantidad entregada de un artículo de una orden de compra es igual a la suma de las cantidades entregadas de todas las entradas de mercancías asociadas. |
| Cantidad coincidente |
Cantidad del artículo/servicio que ya ha sido facturada por el proveedor y que coincide con el artículo de la orden de compra. Cuando se utiliza la conciliación a tres bandas, la cantidad conciliada de un artículo de la orden de compra es igual a la suma de la cantidad conciliada de todas las entradas de mercancías asociadas. |
| Precio del artículo | Precio unitario del artículo/servicio. |
| Cantidad solicitada | Importe neto de la cantidad total del artículo/servicio que se ha pedido |
| Cantidad entregada |
Importe neto de la cantidad total del artículo/servicio que se ha entregado. Se utiliza en combinación con la entrada de mercancías. El importe entregado de una posición de pedido es igual a la suma de los importes entregados de todas las entradas de mercancías asociadas. |
| Cantidad igualada |
Importe neto del artículo/servicio que ya ha sido facturado por el proveedor y que coincide con el artículo de la orden de compra. Cuando se utiliza la conciliación a tres bandas, el importe conciliado de un artículo de pedido es igual a la suma de los importes conciliados de todas las entradas de mercancías asociadas. |
| Estado coincidente | Estado asignado por Perk en función de los datos de artículos de la orden de compra importados y las acciones de coincidencia de facturas realizadas dentro del procesamiento de facturas. Ver Estados de PO y GR. |
| Factura coincidente |
Muestra una lista de todas las facturas asociadas al artículo del pedido. Si solo hay uno, aquí verá solo una factura. Si hay varios, verá Múltiple Marcador de posición, en el que puede hacer clic para ver la lista completa de facturas coincidentes.
Las facturas conciliadas se pueden dividir en dos tipos:
|
| Recepción de mercancías | Muestra información sobre las transacciones de recepción de mercancías realizadas para el artículo del pedido. Véase Recibos de mercancía en Perk. |
Factura coincidente con varias facturas
Filtrado de órdenes de compra
Puedes filtrar las órdenes de compra por diferentes opciones:
- Buscar número de pedido: buscar un pedido por número de pedido
- Proveedor
- Fecha de creación
- Fecha de caducidad
- Estado de la orden de compra
- Moneda
- Importe total del pedido
Visualización de las líneas de pedido en el conciliador de facturas.
Los artículos de la orden de compra se muestran en la ventana de comparación de facturas cuando se selecciona una orden de compra en la columna de artículos de la orden de compra.
Procesador de facturas > Facturas, Comparador de partidas de factura
En la ventana de conciliación de facturas, seleccione una posición de pedido o de entrada de mercancías para conciliarla con una posición de factura. Véase Conciliación de facturas con órdenes de compra (conciliación bidireccional) o Conciliación de facturas con órdenes de compra y entradas de mercancías (conciliación a tres bandas).