Al realizar un viaje de negocios, generalmente se generan diversos gastos. Para facilitar su procesamiento, puede combinar todos estos gastos en un solo gasto de viaje. En Perk, un viaje es un conjunto de distintos tipos de gastos incurridos durante un viaje de negocios a lo largo del tiempo.

Cuando los empleados registran un gasto de viaje en Perk, las dietas y los viáticos se generan automáticamente a partir de los lugares de salida y llegada, si están configurados. Posteriormente, pueden añadir manualmente otros gastos con o sin recibos. También pueden crear los viáticos y los viáticos por separado y luego agregarlos al viaje.

Los responsables de la aprobación ven todos los gastos agrupados por fecha y pueden optar por aprobar el viaje completo con todos los gastos o aprobar cada gasto por separado.

Los revisores financieros pueden filtrar los gastos por viaje en la página de revisión para ver un resumen de los gastos incluidos en el viaje, así como información adicional sobre el mismo (incluidos los campos personalizados) en la sección de información del viaje. Pueden revisar el viaje completo o los gastos individuales antes de exportarlos.

Con los gastos del viaje, puedes:

• Gastos relacionados con el grupo
• Obtenga una vista consolidada del itinerario.
• Ver información adicional sobre el viaje
• Gastos separados antes y después del viaje
• Descarga el PDF del viaje y los anexos.
• Eliminar y revisar varios gastos simultáneamente
• Viajes de exportación como un concepto único, en lugar de gastos individuales.

Los gastos de viaje se habilitan y configuran a nivel de empresa. Según el rol, se accede a los gastos de viaje de la siguiente manera:

• Empleados: Gastos > Gastos > Gastos de viaje
• Aprobadores: Gastos > Aprobaciones > Lista de aprobaciones, pestaña Gastos de viaje
• Revisores financieros: Finanzas > Revisión > Gastos y facturas, selector desplegable Viajes

Consejo:Aprenda cómo crear un informe de gastos de viaje.

Resumen de gastos de viaje

La vista general del viaje incluye un calendario que muestra los gastos en orden cronológico. La vista general del viaje contiene varios botones de acción: Descargar PDF Descargar archivos adjuntos Ver itinerario Eliminar viaje Agregar gasto
En la aplicación web, estos botones de acción se encuentran encima de la vista del calendario y en la versión móvil, en el menú de acciones (icono de tres puntos) en la esquina superior derecha. Dependiendo del rol (empleado, aprobador o revisor financiero), el botón de acción principal varía: enviar, aprobar o revisar.

Clasificación general

Puede cambiar la forma en que se muestran los gastos utilizando la opción de ordenación Agrupar por. De forma predeterminada, los gastos se agrupan por fecha. Sin embargo, puede elegir mostrar los gastos por:

• Tipo de gasto (kilometraje, dietas, gastos sin recibo, etc.)
• Categoría (almuerzo, cena, alojamiento, etc.)
• Estado del gasto (Borrador, Listo, En aprobación, etc.)
• Estado coincidente

Esto facilita la identificación rápida del importe total gastado en categorías de gastos específicas, lo que se traduce en un proceso de revisión más eficiente. Por ejemplo, un revisor ahora puede averiguar fácilmente el importe total gastado en almuerzos durante un viaje determinado agrupando los gastos por la categoría "Almuerzo" y ver al instante el importe consolidado.

Gastos previos y posteriores al viaje

El resumen también indica los gastos incurridos antes o después del viaje. Esto permite asociar gastos como las reservas de vuelos realizadas antes de la fecha del viaje y los gastos de estacionamiento posteriores, lo que facilita la diferenciación entre las distintas etapas del viaje.

Itinerario del viaje

Puedes ver el itinerario completo del viaje. Si tu empresa ha programado cruces fronterizos, los tiempos entre ellos se indican en el itinerario. En la aplicación web, haz clic en el botón «Ver itinerario». La aplicación móvil tiene una pestaña específica llamada «Itinerario».

Descargar PDF y archivos adjuntos

Puedes descargar un documento PDF con información detallada del viaje, como los datos de la entidad legal, los datos de los empleados, el nombre del viaje, el ID del viaje, el itinerario y el coste diario y total. Puedes descargar todos los documentos adjuntos de tus gastos (por ejemplo, los recibos que hayas subido) a la vez.

Eliminar varios gastos o un viaje

Puedes seleccionar varios gastos y eliminarlos todos a la vez. Esto agiliza el proceso de eliminación y ahorra tiempo a los usuarios que gestionan un gran número de gastos.

Los empleados pueden eliminar un viaje completo según corresponda seleccionando Eliminar cuando estén en la vista de viaje en la aplicación web o deslizando el dedo hacia la izquierda en un viaje en la pestaña Viajes en la aplicación móvil.

Para eliminar varios gastos a la vez, los empleados pueden seleccionar la casilla de verificación que aparece junto al gasto en la sección de Resumen de viajes.

Aprobar, revisar o devolver varios gastos

Los responsables de aprobación y revisión financiera ahora pueden seleccionar varios gastos y aprobarlos, revisarlos o devolverlos simultáneamente. Al revisar o aprobar, se puede añadir un comentario opcional que se aplicará a todos los gastos revisados.

Al devolver los informes de gastos, puede adjuntar un comentario a cada uno. Esta función es especialmente útil cuando se requiere información adicional o correcciones para ciertos gastos. El comentario garantiza una comunicación clara entre los aprobadores y los remitentes, lo que reduce las demoras en el proceso de aprobación.

Información del viaje

La pestaña de información del viaje contiene información adicional sobre el viaje, como el ID del viaje, los datos del empleado, los objetos de coste del viaje y cualquier campo personalizado que su empresa haya configurado para realizar un seguimiento de los detalles cruciales relacionados con el viaje.