En Finanzas > Revisar > Exportar , puedes encontrar varios tipos de gastos:

• Gastos : todos los gastos pagados de forma privada revisados, incluidos los viáticos y los gastos de kilometraje individual.
• Viajes : todos los gastos revisados incluidos como parte de un viaje, incluidos los gastos de kilometraje y las dietas.
• Transacciones con tarjeta : todos los gastos revisados pagados con una tarjeta de la empresa que se han vinculado con un informe de gastos correspondiente.
• Gastos de viaje : todos los gastos revisados generados a través de servicios de un proveedor de viajes integrado.
• Facturas : todas las facturas aprobadas y revisadas.

Si hace clic en un gasto individual, verá los detalles del informe de gastos. Si hace clic en una transacción, verá tanto la transacción con tarjeta como el informe de gastos asociado. Puede enviar el gasto para su revisión o hacer clic en Exportar .

Si hace clic en un viaje, podrá ver todos los gastos, dietas y kilometraje incluidos, así como la información del viaje (incluidos los campos personalizados, si corresponde) y el itinerario. Puede descargar un PDF del viaje o sus archivos adjuntos, enviar el viaje completo y sus gastos para su revisión, o exportar los gastos individuales o todos los gastos del viaje.

La pestaña Viajes contiene todos los gastos vinculados a un viaje específico con estado Listo para exportar o Exportado . Los gastos rechazados se ignoran. Los gastos del viaje también aparecen por separado en la pestaña Gastos . Al exportar un viaje, los gastos asociados desaparecen de la pestaña Gastos, ya que se exportan individualmente según la configuración de exportación de gastos de la empresa, independientemente de si forman parte de un viaje o no.

Si hace clic en una factura, podrá ver el documento de la factura y el resumen de la misma, así como otros detalles importantes como las partidas, el historial de facturas, los aprobadores y más.

El formato en el que se exportan los gastos y las facturas de Perk depende de la configuración de tu empresa. Si tu empresa ha integrado Perk directamente con tu sistema de finanzas y contabilidad (mediante API), la exportación genera un registro automático en tu sistema. Si tu empresa ha configurado un archivo de intercambio específico en los ajustes de la empresa, la exportación genera el archivo correspondiente. También puedes optar por automatizar el proceso .

Exportación manual de informes individuales

Existen dos opciones para exportar informes individuales:

• Abra el informe haciendo clic en él, desplácese hasta la parte inferior del informe y haga clic en Exportar .

• Haga clic en el icono Exportar situado a la derecha del informe en la tabla.

  

Exportación manual de varios informes

Si desea exportar varios informes, seleccione la casilla de verificación junto al informe o haga clic en la casilla de verificación «Seleccionar todo». Haga clic en el botón Exportar que se encuentra sobre la tabla para exportar todos los informes a la vez.

Exportando desde Perk

Una vez que haya seleccionado los informes que desea exportar, deberá introducir la fecha de contabilización más antigua . Esta fecha se utiliza para determinar la fecha de contabilización del documento en su sistema contable.

Por defecto, se sugiere la fecha actual; sin embargo, puede seleccionar una fecha anterior. Si selecciona una fecha futura, aparecerá un mensaje de error. Tras confirmar la fecha, se generará su exportación.

Fechas de contabilización de los gastos

El orden de prioridad para determinar la fecha de contabilización utilizada al exportar gastos es el siguiente:

1. Fecha de publicación
2. Fecha del gasto

La fecha en la que se registran las transacciones de gastos en el sistema contable se determina de la siguiente manera:

• Si la fecha de registro cae antes de la fecha de registro más temprana, entonces se utiliza la fecha de registro más temprana (y la fecha del gasto se actualiza a la fecha de registro).
• Si la fecha de publicación cae después de la fecha de publicación más temprana, se utiliza la fecha de publicación (y no hay ningún cambio en la fecha de publicación).
• Si no hay fecha de contabilización y la fecha del gasto cae antes de la fecha de contabilización más temprana, entonces se utiliza la fecha de contabilización más temprana.
• Si no hay fecha de contabilización y la fecha del gasto cae después de la fecha de contabilización más temprana, entonces se utiliza la fecha del gasto.

Fechas de contabilización de facturas

El orden de prioridad para determinar la fecha de contabilización utilizada al exportar facturas es el siguiente:

1. Fecha de publicación (opcional)
2. Fecha de emisión de la factura (obligatorio)

La fecha en la que se registran las transacciones de facturas en el sistema contable se determina de la siguiente manera:

• Si las fechas de contabilización están habilitadas y la factura tiene una fecha de contabilización que cae después de la fecha de contabilización más temprana, se toma la fecha de contabilización de la factura y no hay ningún cambio en la fecha de contabilización en la exportación.
• Si las fechas de contabilización están habilitadas y la factura tiene una fecha de a la fecha de contabilización más temprana, se toma . La fecha de contabilización se actualiza cuando la factura se contabiliza correctamente.
• Si no hay fecha de contabilización y la fecha de emisión de la factura cae antes de la fecha de contabilización más temprana, se toma la fecha de contabilización más temprana.
• Si no hay fecha de contabilización y la fecha de emisión de la factura cae después de la fecha de contabilización más temprana, se toma la fecha de emisión.

Exportación automática de informes

Como alternativa a la selección y exportación manual de informes, puede automatizar el proceso para que se active automáticamente , enviando la información directamente al sistema financiero de su empresa o generando el archivo de exportación.