Perk intenta automatizar la mayor cantidad posible de transacciones y gastos con tarjeta para minimizar el trabajo manual de los empleados y los analistas financieros. Sin embargo, en ocasiones, la complejidad de la realidad puede suponer un obstáculo.
Para estos casos, el comparador de gastos te ayuda a gestionar estas situaciones fácilmente en Perk.
Acerca del comparador de gastos
Una vez que haya enviado su informe de gastos de tarjeta, Perk normalmente hace coincidir automáticamente su gasto con la transacción de tarjeta correspondiente .
Sin embargo, hay casos en los que coincidencia automática falla . Aquí es donde entra en juego el Conciliador de Gastos. El Conciliador de Gastos le permite y le ayuda a conciliar manualmente las transacciones de su tarjeta con sus informes de gastos.
El Buscador de Gastos te ayuda y te guía al hacer coincidir manualmente las transacciones con tarjeta y los gastos, resaltando las coincidencias potenciales y advirtiéndote si la coincidencia de una transacción con un gasto viola una regla de validación.
Acceso al comparador de gastos
Si desea relacionar manualmente las transacciones con los gastos, vaya a Gastos > Tarjetas corporativas y seleccione la tarjeta correcta de la lista desplegable.
Como alternativa, vaya a Gastos > Mis tareas y haga clic en la pestaña Transacciones para encontrar todas sus transacciones no coincidentes.
Haz clic en Ver detalles para consultar la transacción que deseas asociar manualmente con un informe de gastos enviado. Podrás ver información detallada sobre la transacción, la tarjeta y el comercio, así como el historial de cambios.
Para abrir el Comparador de Gastos e iniciar la conciliación manual, haga clic en Conciliar . El Comparador de Gastos muestra todas las transacciones y gastos no conciliados de la misma tarjeta.
Consejo: Para procesar una transacción con tarjeta si ha perdido su recibo o si ha realizado un gasto personal con una tarjeta de empresa, consulte Relacionar las transacciones con tarjeta de empresa con los gastos .
Utilizando el comparador de gastos
Con el comparador de gastos, puede realizar una variedad de casos de uso:
- Escenario 1: Asociar una transacción con un gasto
- Escenario 2: Combinar dos o más transacciones y asociarlas a un solo gasto.
- Escenario 3: Emparejar una transacción con dos o más gastos
- Escenario 4: Dividir las transacciones combinadas desde la vista de detalles de la transacción.
- Escenario 5: Emparejar un reembolso con un gasto ya emparejado.
- Escenario 6: Crear manualmente una nota de crédito para que coincida con un reembolso
Escenario 1: Asociar una transacción con un gasto
Para asociar una transacción con tarjeta a un gasto, seleccione la transacción que desea asociar en el lado izquierdo del Buscador de Gastos y, a continuación, seleccione el gasto correspondiente en el lado derecho. También puede arrastrar y soltar para vincular la transacción y el gasto.
Para ayudarte a identificar el gasto correspondiente a la transacción seleccionada, el Buscador de Gastos resalta las posibles coincidencias en verde. Haz clic en Coincidir en la esquina inferior derecha para confirmar tu selección.
Para comprobar la coincidencia, haga clic en la pestaña Coincidencias dentro del Buscador de Gastos. Aquí podrá ver la coincidencia que acaba de realizar.
Sugerencia: Si no se muestra la transacción o el gasto correcto que se debe relacionar, cambie el rango de fechas.
Escenario 2: Combinar dos o más transacciones y asociarlas a un solo gasto.
Para combinar dos transacciones, seleccione todas las transacciones que desee combinar en el lado izquierdo del comparador de gastos. La suma de las transacciones seleccionadas se muestra en la parte inferior izquierda de la ventana.
Seleccione el gasto con el que se deben asociar las transacciones seleccionadas. Normalmente, el buscador de gastos resalta en verde todas las posibles coincidencias para facilitar el proceso.
Haz clic en Coincidir en la esquina inferior derecha para confirmar tu selección. Para verificar la coincidencia, haz clic en la pestaña Coincidir . Aquí verás la coincidencia que acabas de realizar.
Escenario 3: Emparejar una transacción con dos o más gastos
Para relacionar una transacción con varios gastos, seleccione la transacción que desea relacionar en el lado izquierdo del Buscador de Gastos y luego seleccione todos los gastos correspondientes en el lado derecho del Buscador de Gastos.
Asegúrese de que los importes de la transacción y los gastos coincidan. De lo contrario, Perk mostrará una advertencia en la parte inferior de la ventana y no podrá conciliar la transacción con la tarjeta.
Antes de confirmar la coincidencia, Perk te informa que al vincular una transacción con varios gastos, esta se divide y esta acción es irreversible. Por lo tanto, asegúrate de que estás a punto de realizar la coincidencia correcta.
Ahora, haga clic en Coincidir en la esquina inferior derecha del Buscador de Gastos para confirmar su selección. Para verificar la coincidencia, haga clic en la pestaña Coincidir dentro del Buscador de Gastos. Aquí verá la coincidencia que acaba de realizar.
Escenario 4: Dividir las transacciones combinadas desde la vista de detalles de la transacción.
¿Has combinado por error las transacciones equivocadas? No te preocupes, puedes separarlas fácilmente. Haz clic en la transacción combinada para ver la vista de transacciones.
Haz clic en Borrar coincidencia donde la transacción combinada se haya asociado erróneamente con un gasto. Haz clic en el icono X junto a cada transacción para separarla de la transacción combinada. En la vista general, ahora puedes ver las transacciones individuales.