Puedes ver todos los datos enviados desde Perk en Finanzas > Revisión > Registro de exportación (o Auditoría > Registro de exportación, según tu rol).
Contiene un informe de todas las operaciones de exportación. Cada operación tiene su propio ID y puede incluir informes de gastos, viajes, transacciones con tarjeta o facturas, según corresponda. La lista proporciona una descripción del estado de la operación, la fecha y hora en que se realizó, la persona que la llevó a cabo y el número de documentos incluidos.
En la columna Archivos generados , puede ver y descargar archivos adicionales como archivos de pago, adjuntos y otros informes. Los archivos disponibles aquí se determinan en Configuración > Cuenta > Empresas , Ver configuración de gastos Exportación de datos y configuración de ERP .
Si su empresa utiliza la exportación de datos mediante archivos, puede descargar los archivos generados para analizar los motivos del fallo. Por ejemplo, puede ver qué gastos se exportaron correctamente. Si su empresa utiliza una integración mediante API, deberá consultar su sistema financiero para determinar si los informes se exportaron correctamente.
Consejo: Puede cambiar las columnas que se muestran en la tabla haciendo clic en los tres puntos alineados verticalmente ubicados en el lado derecho.
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Descripción |
|---|---|
| Icono de gasto | Para cada registro de exportación, verá un icono en el lado izquierdo de la tabla que indica si los datos exportados incluyen gastos, transacciones con tarjeta o facturas. |
| ID | Identificador único del registro del trabajo de exportación. Cuando exportas un informe, este ID de exportación se incluye en el historial del informe. |
| Fecha | Fecha y hora de exportación. |
| Exportador | Nombre del usuario que realizó la exportación. |
| #Exportado | Número de gastos, transacciones con tarjeta o facturas que se incluyeron como parte del trabajo de exportación, si se incluyeron varios. |
| Estado | Estado del trabajo de exportación. Puede ser Completado o En progreso . |
| Archivos generados | Dependiendo de la configuración de su empresa, puede acceder a los archivos de descarga (por ejemplo, un resumen de gastos, un archivo de reservas o un archivo ZIP que contenga todos los recibos y documentos justificativos) de sus gastos exportados. |
| Revertir exportación | Exclusivamente para uso del soporte de Perk. |
Precaución: Como revisor financiero, no puede revertir un trabajo de exportación completo desde el registro de exportación. Solo puede revertir gastos individuales desde Finanzas > Revisión > Buscar si está habilitada en la configuración de su empresa.
Si necesita revertir un trabajo de exportación porque hay errores en los documentos o la información no se ha recibido en su sistema de destino, póngase en contacto con Soporte de Perk .
¿Cómo puedo saber si mis informes se han exportado correctamente?
Las columnas Estado y #Exportados se utilizan para determinar si la exportación se realizó correctamente. El estado de la exportación puede ser En curso o Completada . Un trabajo de exportación puede contener gastos, facturas o transacciones con el estado Listo para exportar o Exportado según si los documentos se exportaron correctamente. La columna # Exportados indica la cantidad de documentos incluidos en el trabajo de exportación.
Por ejemplo, exportaste 4 gastos individuales desde Finanzas > Revisar > Exportar . Al consultar el registro de exportación para ver el progreso, verás # Exportados como 3 de 4 con un estado general de la exportación de Completado . Esto significa que la exportación ha finalizado, pero solo 3 de los 4 gastos se han exportado al sistema financiero. Perk no pudo exportar el gasto restante debido a errores.
Para ver los motivos, vaya a Finanzas > Revisar > Exportar y verá que los 3 gastos que se han exportado ahora tienen el estado Exportado , y el gasto individual que no se exportó tiene el estado Listo para exportar e incluye advertencias.
Nota: Si su empresa exporta gastos y facturas directamente a su sistema financiero o ERP mediante API , el estado de la exportación puede aparecer como En curso aunque los gastos y las facturas se hayan registrado correctamente en el sistema. Perk solo marca estas exportaciones como Completadas cuando el sistema financiero de destino confirma la recepción de la exportación.
Precaución: En ocasiones, los gastos, las transacciones y las facturas pueden bloquearse durante el proceso de exportación debido a problemas de transmisión. Es decir, la exportación aparece como En curso en el registro de exportación, el de exportados está incompleto y los documentos individuales muestran un icono giratorio en Finanzas > Revisar > Exportar . Si esto ocurre, póngase en contacto con el Soporte de Perk para obtener ayuda.