Los proveedores (vendedores) son los usuarios que suministran a su empresa bienes, servicios y artículos.
La fuente de información veraz para los datos de proveedores siempre debe ser la base de datos maestra de proveedores en el sistema ERP de su empresa. Por lo tanto, no es posible crear manualmente nuevos proveedores ni editar los datos de proveedores en Perk.
Proveedores de carga
En Perk, puedes cargar datos de proveedores desde tu sistema ERP:
- automáticamente a través de API
- automáticamente a través de SFTP utilizando el archivo de importación de proveedor estándar
- manualmente por Cargando un archivo de importación de proveedor Perk estándar.
Al integrar Perk con el sistema financiero de su empresa, se recomienda implementar un mecanismo automático, ya que esto garantizará que los datos cruciales de los proveedores, como los datos bancarios, estén siempre actualizados en todos los sistemas.
Visualización de datos del proveedor
Solo los procesadores de facturas con permisos de datos de proveedores pueden ver los datos de los proveedores.
Puedes consultar los detalles de todos los proveedores de importaciones en Facturas > Procesador de facturas > Proveedores.
Para buscar proveedores específicos en la vista general, utilice la barra de búsqueda situada en la parte superior de la ventana e introduzca el nombre del proveedor. Para refinar su búsqueda, también puede utilizar otras opciones de filtro, como la entidad jurídica a la que pertenece el proveedor y su estado (activo, inactivo o en borrador).
Para ver los detalles específicos de un proveedor, haga clic en el proveedor. La pantalla de detalles del proveedor incluye tres pestañas:
Detalles del proveedor
El Proveedor La pestaña de detalles contiene información básica sobre el proveedor.
- Nombre del proveedor
- Datos de contacto
- ID de ERP
- Número de identificación fiscal
- Información bancaria
- Dirección
Facturas
El Facturas La pestaña contiene una lista de todas las facturas del proveedor procesadas en Perk, incluyendo el estado actual de la factura.
Configuración del proveedor
El Configuración del proveedor Esta pestaña determina la configuración predeterminada del proveedor, incluyendo la lógica empresarial sobre cómo se asocian las facturas con ese proveedor.
Objeto de costo predeterminado
Determina el objeto de coste que se utilizará para todas las facturas de este proveedor. Los procesadores de facturas pueden anular esta configuración, si es necesario, seleccionando un objeto de coste diferente al procesar las partidas de la factura.
Categoría predeterminada
Determina la categoría que se utilizará para todas las facturas de este proveedor. Los procesadores de facturas pueden modificar esta configuración, si es necesario, seleccionando una categoría diferente al procesar las partidas de la factura.
Condiciones de pago por defecto
Determina las condiciones de pago que se aplicarán a todas las facturas de este proveedor. Los procesadores de facturas pueden modificar esta configuración, si es necesario, seleccionando unas condiciones de pago diferentes en la cabecera de la factura al procesarla.
Encargado de la aprobación
Determina el aprobador predeterminado para todas las facturas de este proveedor. Esta configuración puede ignorarse si el flujo de trabajo determina un proceso de aprobación diferente.
Tipo de codificación
Determina cómo deben procesarse las facturas de este proveedor.
- codificación inteligenteSi se selecciona, Perk intenta Codificar de forma inteligente todas las facturas del proveedor.
- codificación de proveedor predeterminadaSi se selecciona, Perk elige el objeto de costo predeterminado y categoría que hayas configurado en los ajustes del proveedor.
- Adoptar la codificación de entidadesSi se selecciona esta opción, Perk seguirá la lógica de codificación que se haya determinado para la empresa.
Para las facturas nuevas de proveedores desconocidos para Perk, este no aplica la codificación inteligente, es decir, no codifica automáticamente el objeto de coste ni la categoría. Esto se debe a que Perk primero necesita aprender qué se ha utilizado anteriormente antes de poder aplicar la codificación inteligente a una factura. En cambio, para las facturas de proveedores que ya se han incorporado al flujo de trabajo, Perk intenta completar automáticamente todos los campos de objetos de coste y categorías de las partidas, sugiriendo una posible codificación.
El tipo de codificación del proveedor siempre anula el comportamiento predeterminado de la entidad legal. Por ejemplo, si ha seleccionado la codificación inteligente para la entidad legal, pero la configuración del proveedor contiene el tipo de codificación codificación de proveedor predeterminada, entonces se toman el objeto de costo y las categorías predeterminadas para todas las facturas asociadas con ese proveedor.
Si no especifica un tipo de codificación para el proveedor, este se determinará según la categoría/objeto de costo predeterminado del proveedor y la configuración de la entidad legal.
Partidas simplificadas
Utilice partidas simplificadas para este proveedor.
Para facturas con varios conceptos, puede simplificar la información combinando toda la información en un solo concepto, si no es necesario. Perk permite contraer los conceptos por código de impuesto para eliminar detalles innecesarios.
- A nivel de factura (dentro de un informe de facturas): Por ejemplo, si dos o más partidas pertenecen al mismo tipo impositivo, no es necesario registrarlas por separado; basta con seleccionar las partidas correspondientes en el informe de facturas y hacer clic. Agrupar las partidas.
- A nivel de proveedor (dentro de la configuración del proveedor): Si todas las partidas de un proveedor específico pertenecen siempre al mismo tipo impositivo, active el botón en esta configuración.
- A nivel de entidad completa (en la configuración de la empresa): La activación de la simplificación de partidas individuales en este nivel se aplica a todos los proveedores de una entidad legal y se utiliza cuando, por lo general, no se registran partidas individuales para dicha entidad. Solo un usuario administrador puede activarla.
Precaución: Si planea utilizar la coincidencia automática de órdenes de compra para facturas, no puede habilitar las partidas simplificadas, ya que Perk no puede hacer coincidir la partida de la factura con las partidas de la orden de compra (a menos que exista una relación 1 a 1).
Ajustes coincidentes
Determina la configuración de coincidencia utilizada para el proveedor.
Proveedores interempresariales
Muchas organizaciones tienen varias entidades jurídicas que necesitan facturarse entre sí. Por ejemplo, la empresa CH factura a la empresa AU por las mercancías que se han enviado a Australia desde Suiza.
En Perk, puede marcar a estos proveedores como proveedores intercompañía; para la entidad legal Company AU, el proveedor Company CH se considera un proveedor intercompañía.
Por lo tanto, Perk AI entiende que dicho proveedor es un “caso especial” y lo trata como tal.
Palabras clave coincidentes
El reconocimiento de proveedores en Perk es una de las funciones más importantes y potentes. Sin él, la mayoría de los procesos de facturación no funcionan correctamente, incluyendo las categorías predeterminadas y los objetos de coste.
Por lo tanto, puede mejorar el reconocimiento del proveedor en las facturas agregando palabras clave personalizadas en la sección de palabras clave coincidentes.
Por ejemplo, recibe facturas periódicamente de un proveedor específico. Los datos maestros del proveedor son de baja calidad, lo que dificulta que Perk lo reconozca automáticamente al recibir una factura. La factura del proveedor siempre contiene palabras clave recurrentes, como el número de IVA, la dirección, etc. Al introducir estos datos como palabras clave, mejora el reconocimiento del proveedor. De esta forma, la próxima vez que reciba una factura de ese proveedor, Perk la asociará directamente con él.
Precaución: Una palabra clave debe tener al menos 6 caracteres. Si agrega más palabras clave, debe separarlas con una coma.