A continuación, encontrará una guía sobre cómo ejecutar análisis y crear informes sobre datos de gastos con Perk.
Dependiendo de la estrategia de aprobación de su empresa (ya sea aprobación del gerente de línea o aprobación del objeto de costo), usted puede analizar los datos de gastos de su equipo como gerente de línea o los datos de gastos de su objeto de costo como propietario del objeto de costo.
Paso 1: Primeros pasos
Para comenzar a analizar los datos de gastos de su equipo, vaya a Gastos > Aprobaciones y seleccione Análisis de gastos.
Paso 2: Preparación de los datos
Analytics se divide en varias secciones que le ayudan a refinar sus datos.
En Selección del rango de fechasPuede restringir sus datos seleccionando una fecha de inicio y una fecha de finalización específicas. Dado que los informes de gastos pasan por varias etapas hasta su pago, la fecha de envío de un gasto suele ser diferente a la de aprobación, revisión y pago. Por lo tanto, puede especificar también el campo de fecha en el que desea centrarse.
En Aplicación de criterios de filtrado, puede ajustar el alcance de sus datos según los siguientes criterios:
- EstadoSeleccione todos los estados de gastos o solo algunos. También se pueden seleccionar varios estados simultáneamente.
- EmpleadoSeleccione uno o varios subordinados directos. Tenga en cuenta que puede ejecutar un análisis basado en los datos de los empleados o en los datos de los objetos de coste, pero no en ambos.
- Objetos de costoSeleccione varios objetos de coste o uno por uno. Según la configuración de su empresa en Perk, puede seleccionar solo los objetos de coste de su propiedad o, además, todos los subobjetos de coste de los objetos de coste de su propiedad. Tenga en cuenta que puede ejecutar un análisis basado en los datos de los empleados o en los datos de los objetos de coste, pero no en ambos.
- Aprobador actual:Seleccione la persona indicada como aprobador actual del gasto.
- Previamente aprobado por:Seleccione la persona que aprobó previamente el gasto, donde se requirieron múltiples aprobaciones.
Tenga en cuenta que esta sección es opcional. Si no se realizan ajustes, Perk utilizará automáticamente la configuración predeterminada al crear un informe posteriormente.
En Definir la estructura del informePuede configurar su informe y realizar el análisis. En la fila superior, puede seleccionar Tipo de gráfico Para visualizar la información, la Moneda del informe, y el Idioma del informe.
La fila inferior le permite seleccionar los campos de datos que desea incluir en su análisis arrastrándolos y soltándolos en el Filas o Columnas campo.
Elegir qué campos de datos colocar en el Filas campo y cuál colocar en el Columnas El campo influye en la visualización de la información en el gráfico así como en el informe posterior.
Consejos:
- Si desea deseleccionar campos de datos o cambiar su orden dentro del Filas o Columnas campo, simplemente continúe usando la función de arrastrar y soltar.
- Para insertar todos los campos de datos en el Filas campo a la vez haga clic en (todo), que puedes encontrar directamente al lado de la palabra Filas.
En el Valores (agregados) lista desplegable debajo de la Columnas En este campo puede decidir qué valores de gastos se muestran (se pueden seleccionar varios campos).
Puedes mostrar:
- Valores de gastos como importe total o importe de impuestos en la moneda del informe
- la dieta diaria como cantidad de referencia
- la distancia recorrida de los gastos de kilometraje
- monto imponible
- Montos de viáticos: adiciones, deducciones, monto base o tasa, tasas de referencia
- Impuesto sobre la renta
Si está satisfecho con sus configuraciones, haga clic en Generar informePuede guardar la configuración del informe específico y Úselo como plantilla.
Paso 3: Visualización de los resultados
En el Resultados En la sección "Información", encontrará un gráfico que visualiza la información según sus preferencias. Para obtener información detallada sobre los valores agregados, simplemente pase el cursor sobre el gráfico.
Si desea descargar el informe completo, haga clic botón de descarga en el Resultados Sección. Ahora, se genera automáticamente una hoja de cálculo de Excel y se guarda en tus descargas. En la hoja de cálculo, la información se muestra en una tabla dinámica, lo que aumenta la transparencia de los datos y te permite realizar más inferencias.