Para agilizar la gestión de tus gastos, Perk muestra notificaciones para avisarte si un gasto va en contra de una política de la empresa o puede presentar algún error.
Las notificaciones se muestran en tiempo real al introducir un gasto. Perk muestra tres tipos de notificaciones en los gastos:
- Información:Estas notificaciones proporcionan información adicional sobre el gasto, por ejemplo, el importe total supera los 400 CHF. No se requiere ninguna acción.
- Advertencia:Estas notificaciones pueden afectar sus gastos y pueden requerir acción, por ejemplo: Posible duplicado.
- ErrorEstas notificaciones afectan a su gasto y requieren una acción. Su gasto no puede pasar al siguiente estado hasta que se resuelva el problema, por ejemplo, un error de API.
Si se activa una notificación, puede ajustar el gasto según la advertencia o enviarlo junto con ella, lo que también permite que los gerentes, aprobadores y revisores financieros la vean. Todas las notificaciones se agrupan en la parte superior del formulario de gastos.
Las advertencias no impiden que envíes un gasto. Pueden aparecer por dos motivos:
Consejo: Puedes agregar un Comentario al gasto en caso de que haya tenido una discusión previa con un gerente sobre un gasto con advertencia.
Advertencias basadas en políticas
Estas notificaciones se activan según la configuración de su empresa. Es posible que las vea o no al enviar sus gastos. Por ejemplo, si su empresa permite gastos de fin de semana, la alerta de fin de semana no se activará para los gastos que tenga ese día.
Incumplimiento de la política
Su empresa puede configurar una regla de gastos que determine el importe máximo o mínimo de cada gasto. Si un gasto infringe dicha política, se marcará. Además, verá información sobre la política que infringió su gasto.
Días de fin de semana
Si se crea un gasto durante el fin de semana (es decir, la fecha del gasto cae en un fin de semana), el gasto se marca.
Advertencia de categoría
Si su empresa ha configurado alguna categoría para activar automáticamente una advertencia, el gasto se marca.
Subsidio ya solicitado
Si crea un viático duplicado para el mismo día o ya lo ha solicitado, el gasto se marcará. Los revisores financieros pueden encontrar el duplicado haciendo clic en la notificación del gasto.
Recargo elevado
Si la política de gastos de su empresa permite cargos adicionales, como propinas o tarifas, se puede marcar un gasto si el cargo adicional excede el límite permitido.
Pagado con tarjeta de empresa
Si un gasto se ha pagado con una tarjeta de empresa, podría aparecer una advertencia indicando que no es reembolsable. Esto significa que no se le reembolsa directamente como empleado, sino que el importe se deduce de la cuenta de su tarjeta de empresa.
Se requiere factura oficial
Si un gasto supera el límite de importes que requieren una factura oficial, se marca. Por ejemplo, en Suiza, el límite para la exigencia de una factura oficial es de 400 CHF.
Se requiere una revisión financiera adicional
Si su empresa ha automatizado su flujo de aprobación de gastos, pero un gasto ha generado una advertencia, se activa una revisión manual para los revisores financieros y se muestra una notificación.
Objeto de costo predeterminado
Si el objeto de costo que seleccionó en su gasto no coincide con el objeto de costo predeterminado que le asignó su administrador de Perk, el gasto se marcará.
IVA/tasa impositiva
Si su empresa requiere que seleccione la tasa impositiva aplicada a los gastos, Perk marcará el gasto si no puede extraer la información del IVA del gasto o si no selecciona una tasa impositiva. Esta notificación se muestra para todos los gastos sin información del IVA.
Sin gastos de recibo
Si usted crear un gasto sin reciboEstos gastos se marcan automáticamente. Si su empresa no permite gastos con recibo, es posible que deba adjuntar documentación adicional para justificarlos. En este caso, si intenta enviar un gasto sin documentación adicional, se mostrará una notificación.
Gastos de distancia en kilometraje
Si crea un gasto de kilometraje en el que Perk calcula automáticamente el número de millas o kilómetros y luego cambia manualmente el kilometraje, es posible que vea una notificación de que el número excede el umbral establecido por el administrador de Perk de su empresa.
Advertencias basadas en IA
Además de las advertencias basadas en políticas, Perk también puede marcar un gasto si se detecta como duplicado o si los montos del gasto no se extrajeron correctamente.
Posibles duplicados
Si Perk reconoce el recibo como un gasto ya enviado a su empresa, lo marca. Los gastos se marcan como duplicados cuando hay más de un gasto que parece idéntico.
La IA de Perk utiliza estos criterios para identificar duplicados (dependiendo de la configuración de su empresa):
- Número de identificación fiscal o hash del documento (valor hash utilizado para identificar la imagen o el PDF)
- Reclamación total
- Moneda
- Fecha
- Hora
Para que el gasto se considere un posible duplicado, debe cumplir con todos los criterios seleccionados por el administrador de Perk de su empresa. Por ejemplo, si su administrador ha seleccionado Moneda y Total de la reclamación en la configuración de la empresa en Perk, Perk marcará todos los gastos que tengan la misma moneda y el mismo importe total de la reclamación, independientemente de la información del documento, lo que generará falsos positivos donde la fecha del gasto puede diferir.
La notificación duplicada depende del rol:
- Empleados:solo pueden ver y acceder a los gastos que sean idénticos a los gastos que hayan cargado previamente.
- Gerentes y aprobadores:puede ver los ID de todos los gastos que puedan estar duplicados dentro de su empresa.
- Revisores financieros:puede ver los ID de todos los gastos que puedan estar duplicados dentro de su empresa (entidad legal) y puede acceder a esos gastos.
Los gerentes y aprobadores pueden encontrar el gasto duplicado buscando el ID del gasto que aparece en la advertencia, siempre que tengan acceso a él. Los revisores financieros pueden hacer clic en la notificación para acceder al posible gasto duplicado.
Validación
Si hay un problema al validar los datos, Perk marca un gasto. Esto puede deberse a que Perk no puede extraer automáticamente la información de gastos de un recibo.
La cantidad extraída ha cambiado
Si cambia manualmente el monto total de un gasto y el monto ingresado manualmente es mayor que el monto extraído por IA en un porcentaje determinado por su administrador de Perk, Perk marca el gasto con una notificación de que el valor extraído por IA de Perk no coincide con el reclamo total del gasto.