Un gasto compartido es aquel en el que el empleado ha sido etiquetado como participante. Los gastos compartidos se muestran como parte de un viaje, pero no contribuyen al total del reembolso. Por ejemplo, una comida en la que otras personas de la misma empresa están etiquetadas como participantes.

Perk puede mostrar el gasto de comida como parte de un viaje para que los aprobadores y revisores financieros puedan verlo y así puedan verificar que se haya aplicado la reducción de viáticos correspondiente.

Perk muestra los gastos compartidos como parte de un viaje cuya fecha de gasto coincide con las fechas de inicio y fin del viaje. La parte del gasto que le corresponde al participante es No contemplado como parte del reclamo total del viaje.

Nota: La asignación de costos del gasto no determina si se muestra o no como parte de un viaje, solo si se etiquetaron personas de la misma empresa como parte del gasto. El gasto en sí Puede que no necesariamente se hayan dividido en objetos de costo/categorías de gastos separados.

Habilitar la vista de gastos compartidos

Las empresas pueden elegir si mostrar o no los gastos compartidos como parte de un viaje a nivel de empresa. Activa la opción Habilitar gastos compartidos dentro de los viajes opción en Configuración > Cuenta > Empresas > Configuración de gastos > Viajes.

Visualizar los gastos compartidos en un viaje

Los empleados, aprobadores y revisores financieros ven una opción adicional en la descripción general del viaje que les permite mostrar u ocultar los gastos compartidos en la lista de gastos del viaje.

Los gastos compartidos se indican con un icono de persona en la descripción general del viaje para las fechas. Cada gasto compartido incluye una descripción, la persona que lo presentó originalmente, la fecha del gasto (que debe coincidir con las fechas del viaje), el estado del gasto y la parte del gasto que le corresponde al participante, en lugar del importe total.

Vista del aprobador de un viaje que contiene un gasto compartido

Solo los gastos en aprobación, en revisión, listos para exportar y exportados se consideran gastos compartidos. Los gastos preliminares en los que el empleado haya sido seleccionado como participante no se consideran hasta que se hayan presentado.

Los empleados y aprobadores solo pueden ver los gastos compartidos dentro del viaje. Es decir, pueden ver la descripción, la persona que envió el gasto, su estado y su parte del gasto. No pueden ver el recibo/gasto original ni editar ningún detalle.

Los revisores financieros pueden hacer clic en el gasto compartido para abrir y ver el gasto correspondiente.