Las solicitudes de aprobación de viajes a menudo se bloquean cuando los Responsables se van de vacaciones sin actualizar manualmente su estado de fuera de la oficina (OoO). Puedes configurar Perk para sincronizar automáticamente las fechas de OoO directamente desde tu herramienta de RR. HH., de modo que cualquier aprobación de viaje se envíe automáticamente a su Delegado de viaje.
Nota : Para usar esta función, primero debes haber activado una de estas integraciones de RR. HH. :
- Factorial
- Cuando los Responsables reservan tiempo libre en el sistema de RR. HH., las fechas se reflejan automáticamente en Perk. Las fechas de ausencia sincronizadas aparecen en el perfil del Responsable en la pestaña Preference. Estas fechas sincronizadas son de solo lectura. Los Responsables no pueden editar ninguna fecha de ausencia en Perk. Para cambiar las fechas de ausencia, los Responsables deben actualizar su baja en el sistema de RR. HH.
- Cuando actives las aprobaciones automáticas por ausencia, los Responsables deben asegurarse de configurar un Delegado de viajes en su perfil para gestionar cualquier solicitud de aprobación mientras estén fuera.
- Los Responsables pueden asignar a cualquier Usuario activo (excepto invitados) como Delegado de viajes. Las peticiones se envían automáticamente al Delegado de viajes, lo que garantiza que todas las peticiones de viaje se aprueben rápidamente.
- Una vez que el delegado de viajes se establece en el perfil del Responsable, esa persona se utilizará para las peticiones de viaje que se realicen durante todas sus ausencias futuras. Los Responsables pueden Cambiar a su Delegado predeterminado en cualquier momento desde su perfil, en Preferencias > Delegado de viajes. Como Administrador, también puedes realizar esta tarea.
- BambooHR - Consulta la guía aquí
Si un Responsable no ha asignado un Delegado de viajes y se acerca la fecha de inicio de la ausencia (es decir, en las próximas 2 semanas y 3 días), se le envía un recordatorio por email para que asigne un Delegado de viajes.
Si no asignan un delegado de viaje y ya ha comenzado su ausencia, cualquier solicitud de aprobación se enviará al Responsable original. Los Administradores de la cuenta podrán seguir aprobando en nombre del Responsable ausente desde la página de Viajes.
Si configuras Perk para sincronizar las fechas de ausencia del sistema de RR. HH., no podrás Cambiar estas fechas manualmente en Perk. Si quieres permitir que la Gente pueda Editar / Modificar sus fechas de ausencia en Perk, desactiva esta sincronización.
Atención : solo puedes automatizar las aprobaciones de viaje fuera de la oficina. Las fechas fuera de la oficina de tu herramienta de RR. HH. no tienen ningún impacto en las aprobaciones de gasto. Ver Asignar un Delegado para gestionar tu gasto.
Activar la sincronización de OoO
Es necesario tener un rol de Administrador de cuenta en Perk y un rol de Administrador en el sistema de RR. HH. para configurar la integración.
En Perk, ve a Configuración > Integraciones.
Busca tu integración de RR. HH. y haz clic en Gestionar.
Ve a la pestaña Configuración, desplázate hasta la sección Configuración de sincronización y haz clic en Configurar.
En Qué campos quieres sincronizar, selecciona Fuera de la oficina y haz clic en Guardar y sincronizar.
- En Volver a conectar para sincronizar los datos de fuera de la oficina, haz clic en Volver a conectar.
- Haz clic en Volver a vincular la integración.
- Revisa la lista de permisos que Perk necesita y haz clic en Siguiente. Ahora, la lista incluye las ausencias por fuera de la oficina.
- Introduce el ID de Usuario de RR. HH. y el token y luego haz clic en Siguiente.
- Revisa los campos adicionales o omite este paso para finalizar la configuración.
- Nota: En la plataforma de RR. HH., asegúrate de que los permisos para permitir que el periodo de ausencia se sincronice estén activados.
- Revisa la lista de permisos que requiere Perk y haz clic en Siguiente. La lista ahora incluye el tiempo libre por ausencia.
- Introduzca el ID de usuario y token de HRIS y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Revise los campos adicionales o salte para finalizar la configuración.
Nota: En la plataforma de RRHH, asegúrese de que estén habilitados los permisos para permitir la sincronización del período de tiempo libre.