Actualizar a Perk significa más que un nuevo nombre: se trata de trabajar de verdad sin perder tiempo. Hemos optimizado tu inicio de sesión, la gestión de tu equipo y el control de gastos para que tu negocio avance más rápido.

Desde una aplicación móvil más flexible hasta una asignación de objetos de costos más poderosa, aquí encontrará todo lo que necesita saber para mantener el control y evitar la búsqueda manual.

Iniciar sesión en Perk es similar a como lo hacías en Yokoy:

Olvídate de buscar contraseñas. Accede a tu espacio de trabajo de forma más segura y fluida.

Dependiendo de si su empresa inició sesión en Yokoy usando SSO o una contraseña, es posible que deba realizar algunos ajustes:

• Autenticación con contraseña: Si sus usuarios iniciaron sesión en Yokoy con contraseña, no necesita hacer nada. Su empresa se cambiará automáticamente a autenticación de contraseña de un solo uso (OTP), que ofrece mayor seguridad para su cuenta.
• Autenticación SSO: Si su empresa utilizó el inicio de sesión único con Yokoy, deberá ajustar la configuración de su proveedor de identidad para usar la integración de Perk. Puede Configura Perk para usar OAuth o SAML con varios proveedores de identidad. Te avisaremos cuando necesites realizar este ajuste.

Si su empresa filtra el tráfico de red con firewalls corporativos, necesitará Ajuste su lista blanca para permitir el tráfico hacia y desde Perk.

Administrar usuarios y permisos

Agregar y organizar a su personal ahora es intuitivo, lo que le permite concentrarse en el trabajo, no en la configuración.

Como administrador de la cuenta, tendrá una vista completa de todos los empleados con acceso a Perk, junto con su configuración en la página Personas. Puede filtrar empleados por diferentes opciones rápidamente. actualizar perfiles y roles y exportar datos a Excel.

Sus usuarios actuales seguirán teniendo acceso a las tareas y acciones que necesitan realizar. Dado que los roles en Perk son ligeramente diferentes a los de Yokoy, hemos mapeado el acceso de sus usuarios de la siguiente manera:

A diferencia de la configuración de roles en Yokoy, que implicaba que quizás fuera necesario asignar varios roles al mismo usuario, al asignar un rol específico en Perk, esa persona recibe un conjunto específico de tareas. Algunos roles se pueden combinar, mientras que otros no.

Al igual que con Yokoy, puedes restringir el rol de una persona a una empresa específica o permitirle realizar la acción para todas las empresas de la cuenta. Sin embargo, ten en cuenta que no pueden desempeñar un rol en una empresa y otro diferente en otra. Debe ser el mismo rol para todas las empresas seleccionadas. Para más información, consulta Asignar roles y permisos.

Con el rol de administrador de cuenta, tendrás acceso a toda la configuración necesaria para gestionar correctamente tu cuenta de Perk: configuración de gastos y facturas, integraciones y acceso de desarrollador en un solo paso. El revisor financiero tiene mayor control sobre los gastos, ya que ahora puede editar viajes, viáticos y gastos de kilometraje, añadir gastos a los viajes y revertir o cancelar exportaciones, todo de forma inmediata.

Roles de administrador

Anteriormente, en Yokoy, se podían asignar permisos de administrador adicionales a los usuarios de procesamiento de facturas, administradores de tarjetas y finanzas para que pudieran realizar tareas administrativas como gestionar tasas de impuestos, configurar categorías o añadir tarjetas manualmente. En Perk, esto ya no es posible; solo los administradores de cuentas pueden realizar estas tareas.

Para evitar cualquier acceso no deseado, a cualquier usuario con permisos de administrador combinados con otro rol clave, como usuario de finanzas, procesador de facturas o usuario de RR.HH., solo se le asignará ese rol principal.

Por ejemplo, si el usuario tenía un rol de usuario de finanzas y un rol de administrador para administrar tasas de impuestos, objetos de costo y tarifas de kilometraje y viáticos, solo se le asignará el rol de usuario de finanzas y el ... viáticos, solo se le asignará el rol de usuario de finanzas y el rol de administrador para administrar tasas de impuestos El rol de revisor financiero no le permitirá ajustar la asignación de costos ni la configuración de gastos. Como administrador de la cuenta, podrá ajustar su rol después de la actualización según sea necesario.

Agregar nuevas personas en Perk

Al igual que en Yokoy, existen varias formas de agregar nuevas personas a tu cuenta de Perk:

• Agregar personas en la página Personas (ya sea manualmente o mediante CSV)
• Provisión a través de SCIM
• Provisión de un sistema de RRHH de terceros
• Provisión de un sistema financiero y contable de terceros

Para simplificar la gestión de viajes y gastos, solo se requieren nombre, apellido y dirección de correo electrónico para crear un nuevo usuario en Perk.

Dependiendo de la configuración que tengas actualmente en Yokoy, es posible que tengas que cambiar la forma en que añades nuevos empleados en Perk.

Advertencia: Perk solo te permite aprovisionar usuarios y objetos de coste desde una única fuente.Por ejemplo, no se pueden aprovisionar usuarios mediante SCIM y una integración ERP simultáneamente. Si actualmente utiliza tanto una integración ERP como Yokoy SCIM, deberá elegir un método en adelante. El uso de dos fuentes de aprovisionamiento en Perk genera problemas con la configuración de la cuenta.

Aprovisionamiento de usuarios a través de SCIM

Si aprovisionó usuarios usando SCIM de Yokoy, entonces debes ajustar la configuración de tu proveedor de identidad para usar Aprovisionamiento SCIM de Perk Ahora. Puedes usar la configuración SCIM de Yokoy, pero ten en cuenta que en el futuro quedará obsoleta. Ver Prepárese para transferir su SCIM de TravelPerk y Yokoy a Perk SCIM..

Aprovisionamiento de usuarios a través del sistema de RR.HH.

Si usó su sistema de RR. HH. como fuente de confianza para crear usuarios en Yokoy, también puede hacerlo en Perk. Si utilizó una solución alternativa, es decir, no conectó Yokoy directamente con su sistema de RR. HH., sino que utilizó una solución intermedia, como generar un archivo CSV con los usuarios que cargó a través de la aplicación o SFTP, tenga en cuenta que Perk también ofrece... Integración directa con varios sistemas de información de recursos humanos (SIRH), como HiBob, Personio, Workday, Lucca y BambooHR. Le recomendamos cambiar a una de estas integraciones para facilitar el mantenimiento.

Aprovisionamiento de usuarios a través del sistema de finanzas y contabilidad

Si utilizaba su sistema de finanzas y contabilidad (o ERP) como fuente de información para crear usuarios en Yokoy y así completar automáticamente información financiera clave, como cuentas de acreedores, informes de gerentes de línea e información de nóminas, no hay cambios con Perk. La integración de su sistema financiero seguirá siendo responsable de proporcionar esa información en Perk.

Aprovisionamiento de usuarios a través del servidor SFTP

Anteriormente, si agregabas usuarios a Yokoy mediante un archivo CSV estándar o personalizado que se cargaba en el servidor SFTP de Yokoy, no había ningún cambio en tu configuración. Sin embargo, ten en cuenta que no podrás cargar usuarios de forma puntual en la aplicación, ya que el formato de archivo CSV para importar usuarios en Perk es diferente al de Yokoy.

Del mismo modo, no podrá ampliar su archivo de importación existente para incluir otros atributos de usuario. Por lo tanto, le recomendamos que considere la posibilidad de migrar al aprovisionamiento de usuarios mediante SCIM, la integración con sistemas HRIS o la integración con sistemas ERP para garantizar la vigencia de su configuración a futuro y beneficiarse de las nuevas funcionalidades.

Eliminar personas en Perk

Dar de baja a empleados en Perk es ligeramente diferente a cómo se hacía en Yokoy. En Perk, las cuentas de los usuarios pueden tener uno de cuatro estados:

• Invitar: la persona ha sido invitado a iniciar sesión en Perk pero aún no lo ha hecho, o a su perfil le falta la información requerida.
• Activo: la persona puede agregarse a un viaje o administrar gastos en Perk.
• Archivo: la cuenta de la persona existe en Perk, pero ya no puede iniciar sesión. No puede crear nuevos viajes ni cargar ningún gasto.
• Eliminar: la cuenta de la persona ya no existe en Perk. En este caso, desinfectamos toda su información personal (PII) para proteger sus datos, pero mantenemos un registro de sus acciones (es decir, reservas, gastos, facturas, etc.) para su trazabilidad.

Puedes eliminar personas de la misma manera que en Yokoy, dependiendo de cómo las hayas añadido inicialmente. Es decir, puedes eliminarlas mediante la asignación de usuarios a través de SCIM, el sistema de RR. HH. o el sistema ERP, o manualmente. archívelos o elimínelos.

Campos personalizados en perfiles de usuario

Hemos cambiado la forma en que manejamos la información personalizada en el perfil de las personas. Los campos personalizados en el perfil de usuario en Perk solo pueden ser editados por el administrador de la cuenta o el gerente de personal (es decir, el rol de RR. HH.).

Gestión de la asignación de costes

Tome el control total de su presupuesto con objetos de costos flexibles y dimensiones financieras que se adaptan exactamente a cómo gasta su negocio.

En Perk, usted determina cómo se contabilizan los costos seleccionando objetos de costo (y campos personalizados) durante el envío de gastos y facturas. Los invitados (es decir, contratistas o personal externo) no verán esta información al agregar gastos o facturas, pero los aprobadores deben agregar la asignación de costos antes de aprobar el gasto o la factura.

Durante el proceso de actualización, nos aseguraremos de que todos sus objetos de costos existentes y otras dimensiones financieras estén disponibles para su uso en Perk.

Objetos de costo en Perk

Como ya habrás visto en Perk, hemos introducido un concepto de asignación de costos combinados como preparación para la actualización de Yokoy: Objetos de costo.

La configuración es similar a la de Yokoy. Puede determinar si el objeto de costo lo utiliza una empresa específica o todas las empresas, si desea que los empleados lo seleccionen al reservar un viaje o si desea usarlo exclusivamente para gastos o facturas. Puede establecer el objeto de costo como el objeto de costo predeterminado de un empleado y elegir un aprobador para realizar la aprobación basada en objetos de costo. Si utiliza objetos de costo jerárquicos para determinar la escalada de aprobación, puede configurar hasta 8 niveles. Consulte Objetos de coste en Perk.

Objetos de costo visibles para personas específicas

Si antes restringía el acceso a objetos de coste específicos solo a los usuarios de finanzas, ahora puede restringirlo especificando personas específicas o usando grupos de usuarios. Por lo tanto, si desea seguir mostrando ciertos objetos de coste solo a su equipo de finanzas, deberá crear un grupo de usuarios "Finanzas" con su equipo y otorgarle acceso.

Objetos de coste de aprovisionamiento

Puede aprovisionar automáticamente objetos de costo a través de la integración de HRIS o ERP, o agregar de forma masiva múltiples objetos de costo en la aplicación usando un archivo CSV.

Advertencia: En Perk, solo puede seleccionar una fuente para aprovisionar usuarios y objetos de coste. Por ejemplo, no puede aprovisionar usuarios mediante una integración con un sistema ERP y otra con un sistema de información de recursos humanos (HRIS) simultáneamente. Debe elegir una de ellas durante el proceso de actualización.

Es posible que las integraciones del SIRH de Perk no incluyan toda la información necesaria para gestionar correctamente los gastos y las facturas en su sistema contable (es decir, los identificadores únicos para identificarlos en su sistema contable y los aprobadores). Por lo tanto, compruebe que se haya importado toda la información necesaria. De lo contrario, deberá actualizar esta información manualmente.

Si su sistema financiero y contable o la integración con su ERP se encarga de crear los objetos de coste en Yokoy, no habrá ningún cambio. Seguirá añadiendo los nuevos objetos de coste con toda la información necesaria para contabilizar correctamente los gastos y las facturas procesadas. Sin embargo, es importante asegurarse de que, si decide utilizar una integración con un sistema de información de recursos humanos (HRIS) para aprovisionar usuarios, esta no aprovisione ninguna información de los objetos de coste.

A diferencia de Yokoy, Perk no admite la importación de objetos de costo mediante SFTP; esta función se ha descontinuado debido a su baja adopción. Si su empresa utilizaba el servidor SFTP de Yokoy para cargar objetos de costo mediante un archivo CSV, dicha importación no se transfiere a Perk de la misma manera: no se admiten nuevas importaciones de datos maestros basadas en SFTP, y cualquier continuación de una configuración SFTP de Yokoy existente se gestiona como una excepción, no como una funcionalidad general. Recomendamos cambiar a la carga manual de CSV en la aplicación, una integración con HRIS o una integración con finanzas/ERP. Tenga en cuenta también que el formato de archivo CSV para la carga manual de objetos de costo en Perk ha cambiado con respecto a Yokoy, por lo que no podrá reutilizar el mismo archivo para actualizar nada de forma puntual en la aplicación.

Incluyendo otras dimensiones financieras

Según los requisitos de su empresa, es posible que haya utilizado etiquetas en Yokoy para realizar un seguimiento de dimensiones financieras adicionales a nivel de costo. Estas etiquetas ahora están disponibles. Campos personalizados en Perk, pero cumplen la misma función. Aún puedes configurar nuevos campos personalizados para rastrear dimensiones como proyectos, departamentos o eventos. Sin embargo, ahora tienes la flexibilidad de decidir si quieres... Úselos para la asignación de costos o simplemente para recopilar información para Perk. Estos campos personalizados de asignación de costos aún se pueden usar para determinar el flujo de aprobación de su empresa, como antes.

Las etiquetas y los flujos de trabajo basados en etiquetas que haya configurado en Yokoy se conservarán después de la actualización, pero podrá administrarlos como campos personalizados. Simplemente vaya a Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados si lo necesita. Ajustar aprobadores o agregar valores adicionales.

Administrar su configuración de gastos

Ajuste sus límites y lógica en tiempo real. Sus gastos se mantienen bajo control, mientras que su equipo mantiene la flexibilidad. Con Perk, hemos optimizado la configuración y gestión de sus empresas para el procesamiento de gastos y facturas.

Si bien accedió a estas configuraciones en el menú de administración en Yokoy, hemos agrupado todas las configuraciones y ajustes de la cuenta en Configuración.

A diferencia de Yokoy, que permitía asignar permisos de administrador para configurar una empresa específica, solo los administradores de cuentas de Perk pueden realizar la configuración. Aún se pueden configurar ciertas opciones para una empresa específica y otras para otra; esta funcionalidad no ha cambiado.

Para acceder a la configuración específica de una empresa, vaya a Configuración > Cuenta > Empresas y seleccione la empresa que desea modificar. Haga clic en Ver configuración de gastos.

Aquí encontrará todos los ajustes principales para definir cómo Perk procesa los Gastos y las Facturas. Es posible que note que se han retirado algunos ajustes; no se preocupe, la funcionalidad sigue disponible: simplemente hemos incorporado ciertos ajustes como predeterminado para todas las cuentas.

Por ejemplo, estas opciones siempre están activadas:

• Configuración de cumplimiento financiero: Los revisores financieros ahora siempre pueden ajustar gastos, viajes y tarifas diarias según sea necesario, lo que les brinda un mayor control sobre el envío de gastos.
• Aprobaciones entre empresas: Al determinar los procesos de aprobación de gastos en objetos de coste o campos personalizados, puede seleccionar a cualquier persona, independientemente de la empresa a la que pertenezca, incluso si restringe el uso del objeto de coste o campo personalizado a una empresa específica. Esto le brinda mayor flexibilidad en sus flujos de aprobación; sin embargo, si ha restringido la aprobación a personas de una empresa específica, la configuración no cambiará. Puede asignar a la persona correspondiente de la empresa donde está configurado el objeto de coste.

Algunas otras funciones no están disponibles actualmente, pero eso no significa que no las ofreceremos en una etapa posterior:

• Tiempos de espera de sesión: Ya no ofrecemos la posibilidad de configurar el tiempo de espera de la sesión debido a la inactividad.
• Análisis para remitentes y administradores: Estamos trabajando para ofrecerle mejores análisis e informes sobre el gasto en general, por lo que eliminamos la opción para que los remitentes y administradores vean análisis sobre el gasto, pero esté atento a este espacio para conocer nuevas funciones de análisis.

Con el proceso de actualización, mantendremos su configuración actual, por lo que no será necesario cambiarla a menos que lo desee.

Presentación de gastos más rápida

Hemos optimizado el proceso de envío de gastos para que sea aún más rápido tanto en dispositivos móviles como en la web. Simplemente toma una foto o sube el recibo, y Perk completará automáticamente los detalles, indicándote que los revises rápidamente o que añadas cualquier información que falte. Registrar tus gastos te llevará solo unos segundos.

¿Qué impulsa la velocidad?

• Un formulario de envío más sencillo.
• Los campos personalizados solo aparecen cuando se aplican a la información que has introducido.
• Dos toques ajustan la tasa impositiva; Perk calcula el ingreso bruto, el ingreso neto y el impuesto.
• Las advertencias sobre las políticas y los campos que faltan se muestran en tiempo real, antes de que envíes el formulario.
• Las indicaciones se ajustan automáticamente por categoría: un rango de fechas, un comentario obligatorio, un campo solo para tarjetas.eld: automáticamente.

Nota: Perk está implementando gradualmente el nuevo formulario en todas las cuentas. Solo cambia la apariencia; los datos de gastos no se ven afectados.

Nueva experiencia con tarjetas

La gestión de tarjetas presenta un diseño renovado que armoniza con el resto de la interfaz de Perk, tanto en la web como en la versión móvil. Ahora, la sección de Tarjetas tiene su propio espacio en el menú principal; en la versión móvil, se añade un icono de tarjeta en la esquina superior derecha para un acceso directo.

Nota: Este rediseño se está implementando gradualmente, por lo que la pantalla de tarjetas de tu cuenta puede verse diferente por ahora. El funcionamiento de las tarjetas no ha cambiado.

Empleados Obtén una perspectiva centrada en el equilibrio y la actividad:

• Congelar la tarjeta, ver los detalles, comprobar el PIN o denunciar la pérdida o el robo de la misma función sigue siendo la misma que antes, solo que ahora es más fácil encontrarla.
• Los detalles del límite de gasto (saldo disponible, límite mensual, días para restablecerlo, gasto frente a saldo pendiente) son más fáciles de leer de un vistazo; las "Reglas de gasto" muestran los límites y las categorías de comercios permitidas.
• Las nuevas solicitudes de tarjetas permanecen en la esquina superior derecha.
• Cada tarjeta tiene su propia pestaña, etiquetada por tipo y sus últimos cuatro dígitos.

administradores de tarjetas obtienen una división adicional entre sus propias cartas (Mis cartas) y las de su equipo (Cartas de equipo):

• Seleccione la empresa o la cuenta bancaria para consultar el saldo y las reservas.
• Agregue fondos o solicite tarjetas desde el encabezado de la página.
• Pestañas separadas para tarjetas activas, solicitudes pendientes y tarjetas archivadas.
• Filtrar por tipo, estado, período límite o cantidad; buscar por propietario o nombre.
• Las filas muestran el titular de la tarjeta, la fecha de emisión, el límite y el saldo restante, con acciones para bloquear, reportar tarjetas perdidas o robadas, editar o cancelar la tarjeta.

Ahora, al solicitar tarjetas, se especifica con mayor claridad el tipo de tarjeta y los límites de gasto.

Nota: El bloqueo automático de tarjetas por presentación tardía de gastos actualmente se aplica a todas las tarjetas Perk.

Todo sobre tus gastos en un solo lugar: Mis gastos

Mis tareas, gastos individuales y gastos de viaje ahora se muestran en una sola página — Mis gastos — agrupados por estado: pendiente de acción, en revisión, completado. Todos los gastos de viaje se agrupan para que puedas identificar fácilmente los gastos asociados.

Seleccione varios gastos para enviarlos, eliminarlos o adjuntarlos a un viaje en conjunto.

Gastos de tarjeta que se generan solos

Cuando se utiliza la tarjeta Perk, se crea automáticamente un gasto provisional con los datos de la transacción, incluso antes de que el banco la haya procesado. A continuación, se activa una notificación de captura de recibo, lo que facilita enormemente el proceso de conciliación. Anteriormente, los gastos solo podían vincularse a una transacción una vez liquidada, lo que implicaba esperar varios días antes de enviarlos y un mayor riesgo de que los recibos no se conciliaran, se olvidaran o requirieran un esfuerzo manual para su envío.

• El gasto se crea automáticamente a partir de la transacción y se le solicita al usuario que cargue su recibo.
• La conciliación de recibos se realiza al instante, en lugar de tener que esperar a que se complete la transacción.
• Cualquier discrepancia entre el importe inicial de la transacción y el importe liquidado activa automáticamente una alerta para su revisión.

Nota: Por ahora, la cobertura se limita a las tarjetas Perk (físicas, virtuales, de un solo uso); las tarjetas vinculadas a bancos, de alojamiento y las tarjetas centrales compartidas no están incluidas.

Usando la aplicación móvil Perk

Sin registros ni esperas. La app móvil de Perk te permite gestionar todo, estés donde estés. Los empleados pueden cargar gastos desde cualquier lugar y gestionar todos los aspectos del viaje, como gestionar reservas, consultar los detalles del embarque y mucho más.

Si utiliza la gestión de dispositivos móviles (MDM) para sus dispositivos móviles corporativos, deberá agregar la aplicación móvil Perk a sus aplicaciones autorizadas. De lo contrario, los empleados pueden descargar la aplicación ellos mismos una vez que hayamos completado la actualización. La aplicación Perk está disponible en Apple App Store y Tienda Google Play.

La aplicación móvil permite a los empleados realizar todas las tareas clave durante sus viajes de negocios, como crear gastos, gestionar los gastos de viaje, aprobar gastos y facturas, y consultar los detalles o transacciones de la tarjeta de la empresa. Con este enfoque en la experiencia del empleado, hemos eliminado la posibilidad de cargar gastos en nombre de otra persona o cargar facturas, ya que estas acciones suelen realizarse en la aplicación web.

Informes y análisis de gastos

Perk incluye un panel de control para la generación de informes de gastos que ofrece a los administradores de cuentas y a los revisores financieros una visión general visual de los gastos de su empresa, sin necesidad de exportaciones manuales.

En Yokoy, solo se podían exportar datos brutos de gastos, facturas y transacciones. El resumen de informes de gastos ofrece a su equipo financiero visibilidad directa de las tendencias de gasto y las métricas clave.

El resumen incluye métricas clave como el gasto total y su tendencia, el gasto promedio por empleado, el gasto por objeto de costo y por categoría. Los administradores de cuenta y los revisores financieros (para las entidades dentro de su ámbito) pueden acceder al resumen de informes de gastos. Como antes, puede exportar los datos sin procesar o programar el envío del informe a su bandeja de entrada con una frecuencia regular.

Para obtener más información, consulte Explora los informes de gastos en Perk..

Aspectos clave de la actualización

En resumen, estos son los cambios clave que debes tener en cuenta: