Actualizar a Perk significa más que un nuevo nombre: se trata de trabajar de verdad sin perder tiempo. Hemos optimizado tu inicio de sesión, la gestión de tu equipo y el control de gastos para que tu negocio avance más rápido.

Desde una aplicación móvil más flexible hasta una asignación de objetos de costos más poderosa, aquí encontrará todo lo que necesita saber para mantener el control y evitar la búsqueda manual.

Iniciar sesión en Perk es similar a como lo hacías en Yokoy:

Olvídate de buscar contraseñas. Accede a tu espacio de trabajo de forma más segura y fluida.

Dependiendo de si su empresa inició sesión en Yokoy usando SSO o una contraseña, es posible que deba realizar algunos ajustes:

• Autenticación con contraseña: Si sus usuarios iniciaron sesión en Yokoy con contraseña, no necesita hacer nada. Su empresa se cambiará automáticamente a autenticación de contraseña de un solo uso (OTP), que ofrece mayor seguridad para su cuenta.
• Autenticación SSO: Si su empresa utilizó el inicio de sesión único con Yokoy, deberá ajustar la configuración de su proveedor de identidad para usar la integración de Perk. Puede Configura Perk para usar OAuth o SAML con varios proveedores de identidad. Te avisaremos cuando necesites realizar este ajuste.

Si su empresa filtra el tráfico de red con firewalls corporativos, necesitará Ajuste su lista blanca para permitir el tráfico hacia y desde Perk.

Administrar usuarios y permisos

Agregar y organizar a su personal ahora es intuitivo, lo que le permite concentrarse en el trabajo, no en la configuración.

Como administrador de la cuenta, tendrá una vista completa de todos los empleados con acceso a Perk, junto con su configuración en la página Personas. Puede filtrar empleados por diferentes opciones rápidamente. actualizar perfiles y roles y exportar datos a Excel.

Sus usuarios actuales seguirán teniendo acceso a las tareas y acciones que necesitan realizar. Dado que los roles en Perk son ligeramente diferentes a los de Yokoy, hemos mapeado el acceso de sus usuarios de la siguiente manera:

A diferencia de la configuración de roles en Yokoy, que implicaba que quizás fuera necesario asignar varios roles al mismo usuario, al asignar un rol específico en Perk, esa persona recibe un conjunto específico de tareas. Algunos roles se pueden combinar, mientras que otros no.

Al igual que con Yokoy, puedes restringir el rol de una persona a una empresa específica o permitirle realizar la acción para todas las empresas de la cuenta. Sin embargo, ten en cuenta que no pueden desempeñar un rol en una empresa y otro diferente en otra. Debe ser el mismo rol para todas las empresas seleccionadas. Para más información, consulta Asignar roles y permisos.

Con el rol de administrador de cuenta, tendrás acceso a toda la configuración necesaria para gestionar correctamente tu cuenta de Perk: configuración de gastos y facturas, integraciones y acceso de desarrollador en un solo paso. El revisor financiero tiene mayor control sobre los gastos, ya que ahora puede editar viajes, viáticos y gastos de kilometraje, añadir gastos a los viajes y revertir o cancelar exportaciones, todo de forma inmediata.

Roles de administrador

Anteriormente, en Yokoy, se podían asignar permisos de administrador adicionales a los usuarios de procesamiento de facturas, administradores de tarjetas y finanzas para que pudieran realizar tareas administrativas como gestionar tasas de impuestos, configurar categorías o añadir tarjetas manualmente. En Perk, esto ya no es posible; solo los administradores de cuentas pueden realizar estas tareas.

Para evitar cualquier acceso no deseado, a cualquier usuario con permisos de administrador combinados con otro rol clave, como usuario de finanzas, procesador de facturas o usuario de RR.HH., solo se le asignará ese rol principal.

Por ejemplo, si el usuario tenía un rol de usuario de finanzas y un rol de administrador para administrar tasas de impuestos, objetos de costo y tarifas de kilometraje y viáticos, solo se le asignará el rol de usuario de finanzas y el ... viáticos, solo se le asignará el rol de usuario de finanzas y el rol de administrador para administrar tasas de impuestos El rol de revisor financiero no le permitirá ajustar la asignación de costos ni la configuración de gastos. Como administrador de la cuenta, podrá ajustar su rol después de la actualización según sea necesario.

Agregar nuevas personas en Perk

Al igual que en Yokoy, existen varias formas de agregar nuevas personas a tu cuenta de Perk:

• Agregar personas en la página Personas (ya sea manualmente o mediante CSV)
• Provisión a través de SCIM
• Provisión de un sistema de RRHH de terceros
• Provisión de una entidad financiera externa y asistema contable

Para simplificar la gestión de viajes y gastos, solo se requieren nombre, apellido y dirección de correo electrónico para crear un nuevo usuario en Perk.

Dependiendo de su configuración actual en Yokoy, es posible que deba cambiar la forma en que agrega nuevos empleados en Perk:

Aprovisionamiento de usuarios a través de SCIM

Si aprovisionó usuarios usando Yokoy's SCIM y usted no aprovisionó cuentas de acreedores, políticas de empleados ni umbrales de aprobación., entonces le recomendamos encarecidamente que ajuste la configuración de su proveedor de identidad para usar Aprovisionamiento SCIM de Perk Por ahora, puedes seguir usando la configuración SCIM de Yokoy, pero ten en cuenta que pronto dejará de ser compatible. Si aceptas realizar el cambio ahora, te avisaremos cuando debas hacerlo para evitar interrupciones en el servicio.

Aprovisionamiento de usuarios a través del sistema de RR.HH.

Si usó su sistema de RR. HH. como fuente de confianza para crear usuarios en Yokoy, también puede hacerlo en Perk. Si utilizó una solución alternativa, es decir, no conectó Yokoy directamente con su sistema de RR. HH., sino que utilizó una solución intermedia, como generar un archivo CSV con los usuarios que cargó a través de la aplicación o SFTP, tenga en cuenta que Perk también ofrece... Integración directa con varios sistemas de información de recursos humanos (SIRH), como HiBob, Personio, Workday, Lucca y BambooHR. Le recomendamos cambiar a una de estas integraciones para facilitar el mantenimiento.

Aprovisionamiento de usuarios a través del sistema de finanzas y contabilidad

Si utilizaba su sistema de finanzas y contabilidad (o ERP) como fuente de información para crear usuarios en Yokoy y así completar automáticamente información financiera clave, como cuentas de acreedores, informes de gerentes de línea e información de nóminas, no hay cambios con Perk. La integración de su sistema financiero seguirá siendo responsable de proporcionar esa información en Perk.

Aprovisionamiento de usuarios a través del servidor SFTP

Anteriormente, si añadía usuarios a Yokoy mediante un archivo CSV estándar o personalizado que se subía al servidor SFTP de Yokoy, la configuración no cambiaba. Sin embargo, tenga en cuenta que no podrá subir usuarios ad hoc en la aplicación, ya que el formato de archivo CSV para importar usuarios en Perk es diferente al de Yokoy. Del mismo modo, no podrá mejorar su archivo de importación existente para incluir otros atributos de usuario. Por lo tanto, le recomendamos que considere cambiar al aprovisionamiento de usuarios mediante SCIM, integración con HRIS o con sistemas ERP para asegurar el futuro de su configuración y beneficiarse de los nuevos desarrollos.

Eliminar personas en Perk

Dar de baja a empleados en Perk es ligeramente diferente a cómo se hacía en Yokoy. En Perk, las cuentas de los usuarios pueden tener uno de cuatro estados:

• Invitar: la persona ha sido invitado a iniciar sesión en Perk pero aún no lo ha hecho, o a su perfil le falta la información requerida.
• Activo: la persona puede agregarse a un viaje o administrar gastos en Perk.
• Archivo: la cuenta de la persona existe en Perk, pero ya no puede iniciar sesión. No puede crear nuevos viajes ni cargar ningún gasto.
• Eliminar: la cuenta de la persona ya no existe en Perk. En este caso, desinfectamos toda su información personal (PII) para proteger sus datos, pero mantenemos un registro de sus acciones (es decir, reservas, gastos, facturas, etc.) para su trazabilidad.

Puedes eliminar personas de la misma manera que en Yokoy, dependiendo de cómo las hayas añadido inicialmente. Es decir, puedes eliminarlas mediante la asignación de usuarios a través de SCIM, el sistema de RR. HH. o el sistema ERP, o manualmente. archívelos o elimínelos.

Campos personalizados en perfiles de usuario

Hemos cambiado la forma en que gestionamos la información personalizada en los perfiles de los usuarios. Los campos personalizados del perfil de usuario en Perk solo pueden ser editados por el administrador de la cuenta o el responsable de personal (es decir, el rol de RR. HH.). Si había configurado campos personalizados en los que los empleados podían añadir su propia información, como sus números IBAN, nos pondremos en contacto con usted para ofrecerle una alternativa.

Gestión de la asignación de costes

Tome el control total de su presupuesto con objetos de costos flexibles y dimensiones financieras que se adaptan exactamente a cómo gasta su negocio.

En Perk, usted determina cómo se contabilizan los costos seleccionando objetos de costo (y campos personalizados) durante el envío de gastos y facturas. Los invitados (es decir, contratistas o personal externo) no verán esta información al agregar gastos o facturas, pero los aprobadores deben agregar la asignación de costos antes de aprobar el gasto o la factura.

Durante el proceso de actualización, nos aseguraremos de que todos sus objetos de costos existentes y otras dimensiones financieras estén disponibles para su uso en Perk.

Objetos de costo en Perk

Como ya habrás visto en Perk, hemos introducido un concepto de asignación de costos combinados como preparación para la actualización de Yokoy: Objetos de costo.

La instalación y configuración son similares a las de Yokoy. Puede determinar si el objeto de coste lo utiliza una empresa específica o todas las empresas, si desea que los empleados lo seleccionen al reservar un viaje o si desea usarlo exclusivamente para gastos o facturas. Puede configurar el objeto de coste como el objeto de coste predeterminado de un empleado y elegir un aprobador para realizar la aprobación basada en el objeto de coste. Si utiliza objetos de coste jerárquicos para determinar la escalada de aprobación, puede configurar hasta cinco niveles. Consulte Objetos de costo en Perk.

Objetos de costo visibles para personas específicas

Si antes restringía el acceso a objetos de coste específicos solo a los usuarios de finanzas, ahora puede restringirlo especificando personas específicas o usando grupos de usuarios. Por lo tanto, si desea seguir mostrando ciertos objetos de coste solo a su equipo de finanzas, deberá crear un grupo de usuarios "Finanzas" con su equipo y otorgarle acceso.

Objetos de coste de aprovisionamiento

Puede aprovisionar automáticamente objetos de costo a través de la integración de HRIS o ERP, o agregar de forma masiva múltiples objetos de costo en la aplicación usando un archivo CSV.

Es posible que las integraciones del SIRH de Perk no incluyan toda la información necesaria para gestionar correctamente los gastos y las facturas en su sistema contable (es decir, los identificadores únicos para identificarlos en su sistema contable y los aprobadores). Por lo tanto, compruebe que se haya importado toda la información necesaria. De lo contrario, deberá actualizar esta información manualmente.

Si su integración ERP se encarga de crear objetos de coste en Yokoy, no hay cambios. Seguirá añadiendo nuevos objetos de coste con toda la información necesaria para contabilizar correctamente los gastos y facturas procesados. Sin embargo, es importante asegurarse de que, si decide usar una integración HRIS para la gestión de usuarios, esta no proporcione información sobre los objetos de coste.

Incluyendo otras dimensiones financieras

Según los requisitos de su empresa, es posible que haya utilizado etiquetas en Yokoy para realizar un seguimiento de dimensiones financieras adicionales a nivel de costo. Estas etiquetas ahora están disponibles. Campos personalizados en Perk, pero cumplen la misma función. Aún puedes configurar nuevos campos personalizados para rastrear dimensiones como proyectos, departamentos o eventos. Sin embargo, ahora tienes la flexibilidad de decidir si quieres... Úselos para la asignación de costos o simplemente para recopilar información para Perk. Estos campos personalizados de asignación de costos aún se pueden usar para determinar el flujo de aprobación de su empresa, como antes.

Las etiquetas y los flujos de trabajo basados en etiquetas que haya configurado en Yokoy se conservarán después de la actualización, pero podrá administrarlos como campos personalizados. Simplemente vaya a Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados si lo necesita. Ajustar aprobadores o agregar valores adicionales.

Administrar su configuración de gastos

Ajuste sus límites y lógica en tiempo real. Sus gastos se mantienen bajo control, mientras que su equipo mantiene la flexibilidad. Con Perk, hemos optimizado la configuración y gestión de sus empresas para el procesamiento de gastos y facturas.

Si bien accedió a estas configuraciones en el menú de administración en Yokoy, hemos agrupado todas las configuraciones y ajustes de la cuenta en Configuración.

A diferencia de Yokoy, que permitía asignar permisos de administrador para configurar una empresa específica, solo los administradores de cuentas de Perk pueden realizar la configuración. Aún se pueden configurar ciertas opciones para una empresa específica y otras para otra; esta funcionalidad no ha cambiado.

Para acceder a la configuración específica de una empresa, vaya a Configuración > Cuenta > Empresas y seleccione la empresa que desea modificar. Haga clic en Ver configuración de gastos.

Aquí encontrará todos los ajustes principales para definir cómo Perk procesa los Gastos y las Facturas. Es posible que note que se han retirado algunos ajustes; no se preocupe, la funcionalidad sigue disponible: simplemente hemos incorporado ciertos ajustes como predeterminado para todas las cuentas.

Por ejemplo, estas opciones siempre están activadas:

• Configuración de cumplimiento financiero: Los revisores financieros ahora siempre pueden ajustar gastos, viajes y tarifas diarias según sea necesario, lo que les brinda un mayor control sobre el envío de gastos.
• Aprobaciones entre empresas: Al determinar los procesos de aprobación de gastos en objetos de coste o campos personalizados, puede seleccionar a cualquier persona, independientemente de la empresa a la que pertenezca, incluso si restringe el uso del objeto de coste o campo personalizado a una empresa específica. Esto le brinda mayor flexibilidad en sus flujos de aprobación; sin embargo, si ha restringido la aprobación a personas de una empresa específica, la configuración no cambiará. Puede asignar a la persona correspondiente de la empresa donde está configurado el objeto de coste.

Algunas otras funciones no están disponibles actualmente, pero eso no significa que no las ofreceremos en una etapa posterior:

• Tiempos de espera de sesión: Ya no ofrecemos la posibilidad de configurar el tiempo de espera de la sesión debido a la inactividad.
• Análisis para remitentes y administradores: Estamos trabajando para ofrecerle mejores análisis e informes sobre el gasto en general, por lo que eliminamos la opción para que los remitentes y administradores vean análisis sobre el gasto, pero esté atento a este espacio para conocer nuevas funciones de análisis.

Con el proceso de actualización, mantendremos su configuración actual, por lo que no será necesario cambiarla a menos que lo desee.

Usando la aplicación móvil Perk

Sin registros ni esperas. La app móvil de Perk te permite gestionar todo, estés donde estés. Los empleados pueden cargar gastos desde cualquier lugar y gestionar todos los aspectos del viaje, como gestionar reservas, consultar los detalles del embarque y mucho más.

Si utiliza la gestión de dispositivos móviles (MDM) para sus dispositivos móviles corporativos, deberá agregar la aplicación móvil Perk a sus aplicaciones autorizadas. De lo contrario, los empleados pueden descargar la aplicación ellos mismos una vez que hayamos completado la actualización. La aplicación Perk está disponible en Apple App Store y Tienda Google Play.

La aplicación móvil permite a los empleados realizar todas las tareas clave durante sus viajes de negocios, como crear y gestionar gastos de viaje, aprobar gastos y facturas, y consultar los datos o transacciones de las tarjetas de la empresa. Con este enfoque en la experiencia del empleado, hemos eliminado la posibilidad de cargar gastos en nombre de otra persona o facturas, ya que estas tareas suelen realizarse en la aplicación web.

Informes y análisis de gastos

Perk incluye un panel de control para la generación de informes de gastos que ofrece a los administradores de cuentas y a los revisores financieros una visión general visual de los gastos de su empresa, sin necesidad de exportaciones manuales.

En Yokoy, solo se podían exportar datos brutos de gastos, facturas y transacciones. El resumen de informes de gastos ofrece a su equipo financiero visibilidad directa de las tendencias de gasto y las métricas clave.

El resumen incluye métricas clave como el gasto total y su tendencia, el gasto promedio por empleado, el gasto por objeto de costo y por categoría. Los administradores de cuenta y los revisores financieros (para las entidades dentro de su ámbito) pueden acceder al resumen de informes de gastos. Como antes, puede exportar los datos sin procesar o programar el envío del informe a su bandeja de entrada con una frecuencia regular.

Para obtener más información, consulte Explora los informes de gastos en Perk.

Aspectos clave de la actualización

En resumen, estos son los cambios clave que debes tener en cuenta: