Agregar o actualizar varias personas usando CSV

Puedes agregar o actualizar personas de forma masiva en Personas usando un archivo CSV. Hay dos plantillas CSV que puedes usar para agregar o actualizar personas en Perk:

Los administradores de cuentas, los administradores de empresas y los gerentes de personal pueden realizar esta tarea.

Datos de personas

La plantilla de datos de Personas te permite agregar personas a Perk de forma masiva. Puedes definir información básica como nombre, correo electrónico, empresa y su cargo. Puedes usar la misma plantilla para actualizar varios datos de personas ya existentes.

Esta plantilla se aplica a todas las configuraciones de cuenta, independientemente de si utiliza Perk para reservar viajes, gestionar eventos o procesar gastos y facturas.

Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). Descripción
Nombre Nombre de pila o nombre de la persona.
Apellido Apellido o apellido de la persona.
Usuario Se crea automáticamente al subirlo por primera vez. Especifique este valor solo si el usuario ya existe.
Correo electrónico Dirección de correo electrónico de la persona utilizada para iniciar sesión en Perk.
Empresa Utilice este campo únicamente si su configuración de Perk incluye varias empresas. Consulte Agregar, editar o eliminar empresas. Se utiliza para asignar un usuario a una empresa específica dentro de tu cuenta de Perk. La empresa debe existir previamente en Perk y el nombre proporcionado debe coincidir con el nombre exacto de la empresa existente.
ID único Identificador único del usuario. A menudo, este también es el número de cuenta del acreedor del empleado. Máximo de caracteres permitidos: 255 caracteres.
Idioma

Indica el idioma preferido del usuario:

  • Inglés: en para inglés británico, en-US para inglés estadounidense
  • Alemán: de
  • Francés: fr
  • Italiano: it
  • Holandés: nl

Esto también determina el formato de fecha y la unidad de medida para el perfil de la persona.
Moneda Código de la moneda utilizada por la persona. Código ISO 4217 de tres letras (por ejemplo, EUR, USD).
Gerente de línea Dirección de correo electrónico del responsable directo. El responsable directo debe existir previamente en Perk; de lo contrario, el proceso de importación fallará.
Género

Indica el género de la persona, que puede ser necesario para viajar:

  • Masculino: M
  • Mujer: F
  • No binario: X o x

Nota: Si desea utilizar la opción de género no binario en su cuenta, póngase en contacto con su gestor de cuenta.
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento de la persona en el AAAA-MM-DD formato
País de residencia Código del país de residencia de la persona. Código ISO 3166-1 alfa-2 (por ejemplo, ES para España).
Roles

Función de la persona. Si se aplican varias funciones, sepárelas con un punto y coma (;).

  • admin (todos)
  • finanzas es decir, analista (viajes)
  • auditor (gastar)
  • revisor_financiero (gastar)
  • travel_manager (viajes)
  • travel_admin (gastos)
  • viajero (es decir, empleado)
  • huésped (viajes)
  • no_access (viajes)
  • hr es decir, gerente de personal (todos)
  • card_admin (tarjetas)
  • procesador_de_facturas (facturas)
  • company_admin (todo)
  • desarrollador (todo)
Personas asignadas Direcciones de correo electrónico de las personas en cuyo nombre la persona puede realizar tareas de gestor y analista de viajes. Separe a cada persona introduciendo cada dirección de correo electrónico entre comillas rectas. Por ejemplo: “john@example.com””alex@example.com””jo@example.com”
Empresa asignada Nombre de la empresa o empresas donde la persona puede desempeñar el rol de gestor o analista de viajes. El valor debe coincidir exactamente. Separe cada empresa con comillas rectas. Por ejemplo, "Perk SL""Perk Ltd""Perk SLU"
Está activo Sí → desarchiva al usuario (solo si está archivado actualmente)
No → archiva al usuario (solo si está activo actualmente)
Solo actúa sobre las actualizaciones (filas con un Username). Se ignora al crear un nuevo usuario.

Actualización de datos de personas

La plantilla de datos de personas también te permite actualizar las personas existentes en Perk. El Nombre de usuario La columna es la que le indica a Perk si debe crear o actualizar una persona. Si una fila contiene un Nombre de usuario, Perk actualiza a la persona correspondiente. Si el Nombre de usuario Si el campo se deja en blanco, Perk crea una nueva persona.

Ten en cuenta estas reglas al actualizar a las personas:

  • Incluya el nombre de usuario de cada persona que desee actualizar. Si vuelve a cargar una fila para una persona existente sin un UsernameLa importación falla con un error de correo electrónico duplicado. Perk no realizará la coincidencia automática por correo electrónico.
  • Incluya únicamente las columnas que desea modificar. Si deja una columna opcional vacía, Perk conservará el valor existente. También puede omitir las columnas opcionales por completo.
  • Roles: Si ni la columna de roles ni la de administrador están presentes en el archivo, se conservan los roles existentes. Si las columnas están presentes pero vacías, no se asigna ningún rol.
  • Está activo: Esta columna solo funciona en filas de actualización (filas con un Username). Se ignora al crear nuevos personajes.

El nombre de usuario Se establece automáticamente con la dirección de correo electrónico de la persona cuando se crea por primera vez. Puedes encontrarla en la sección Personas de Perk. Para actualizar personas existentes de forma masiva:

  1. Ve a Personas.
  2. Exporta la lista de personas actual para obtener el nombre de usuario de cada persona..
  3. Abra o cree un archivo CSV de datos de personas e incluya el Username para cada persona que quieras actualizar.
  4. Rellene únicamente las columnas que desee modificar. Deje las demás columnas vacías para conservar los valores existentes.
  5. Seleccione Administrar datos > Importar datos.
  6. Seleccionar Datos de personas.
  7. Cargue su archivo CSV y seleccione Importar datos.

Gastar datos

La plantilla de datos de gastos permite añadir información adicional a los usuarios de Perk existentes, la cual se utiliza para gestionar el procesamiento de gastos y facturas. Por ejemplo, permite determinar quién puede enviar o aprobar gastos en nombre de la persona.

Para usar esta plantilla, la persona debe haber sido creada previamente en Perk. Si intenta agregar personas utilizando únicamente la plantilla de datos de gastos, Perk mostrará un error.

Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). Descripción
Correo electrónico Dirección de correo electrónico de la persona registrada en Perk. Si la persona no existe en Perk, el proceso de importación falla.
Delegado de gastos: enviar (asistente) Dirección de correo electrónico de la persona que puede presentar los gastos en nombre de la persona.
Delegado de gastos: aprobar Dirección de correo electrónico de la persona que puede aprobar los gastos en nombre de la persona.
límite de aprobación automática de gastos Importe por debajo del cual los gastos son aprobados automáticamente por la persona.
Límite de escalamiento de aprobación de gastos Importe máximo a partir del cual los gastos y las facturas también requieren la aprobación del superior directo de la persona. Solo aplicable cuando Perk está configurado para utilizar la aprobación del superior directo.
Política para empleados ID del política del empleado asociada con la persona.

Consejo:Utilice la acción masiva en la página Personas para actualizar la objeto de coste predeterminado, política de viajes o proceso de aprobación de viajes para una persona.

Formatear el archivo CSV

Al usar las plantillas CSV, debe conservar la fila de encabezado. De lo contrario, la importación fallará.

Tenga en cuenta estos criterios al editar el archivo CSV:

  • Los atributos están separados por una coma.
  • Las filas (es decir, las personas) están separadas por un punto y coma.
  • Todos los valores deben proporcionarse como cadenas de texto. El valor no debe contener caracteres especiales.
  • Los campos de nombre (es decir, nombre y apellido) pueden contener diéresis y diacríticos. Los demás campos no deben contener estos caracteres.
  • Los roles deben ser uno de los valores especificados; de lo contrario, se ignorarán.

Si necesitas añadir varias personas a Perk, te recomendamos dividir tus archivos CSV en archivos más pequeños, si es posible. El número máximo de filas permitido es 400. Los archivos CSV pequeños, con menos de 50 filas, se procesan inmediatamente. Los archivos más grandes, de hasta 400 filas, se procesan en segundo plano. Perk te enviará un correo electrónico cuando finalice la importación.

El formato CSV se valida durante el proceso de importación y cualquier error en las filas de encabezado se muestra en la ventana de carga. Si el archivo contiene valores no válidos para un atributo determinado, Perk genera un informe de errores que puede descargar, junto con instrucciones para solucionar cualquier problema.

Consejo: Algunos métodos de integración (CSV, ERP, HRIS) pueden no permitirle agregar toda la información necesaria para el procesamiento de gastos y facturas. En estos casos, puede usar el archivo CSV para actualizar a los usuarios con la información faltante.

Agregar personas mediante CSV

Para agregar personas a Perk mediante un archivo CSV, debe crearlas en Perk utilizando la plantilla de datos de personas.

Si planea usar Perk para procesar gastos y facturas, puede actualizar su perfil existente mediante la plantilla de datos de gastos. Debe usar la misma dirección de correo electrónico que ingresó al agregarlos con la plantilla de datos de personas.

Para agregar personas en masa:

  1. Ve a Personas.
  2. Haz clic en Gestionar datos y luego selecciona Importar datos.
  3. Seleccione Datos de personas.
  4. Subir un Archivo CSV con datos de personas y haga clic en Importar datos.

Para agregar información de gastos a los empleados existentes:

  1. Una vez que las personas se hayan agregado a Perk, haga clic en Administrar datos y luego seleccione Importar datos.
  2. Seleccione Datos de gasto.
  3. Subir un Introduzca los datos en el archivo CSV y haga clic en Importar datos.

¿Fue útil este artículo?