Este artículo explica qué sucede cuando se puede aplicar más de una regla de aprobación al mismo viaje; por ejemplo, varias reglas con condiciones diferentes o reglas de aprobación en dos pasos si tiene configurada una aprobación avanzada.

Úselo para diseñar su sistema de aprobación y para comprender por qué una persona específica puede o no aprobar una solicitud determinada.

Perk primero determina qué proceso de aprobación se aplica a un viajero:

• Sin proceso → sin aprobación;
• Un proceso → ese proceso;
• Múltiples procesos → más restrictivo.

Para obtener más información, consulte Procesos de aprobación de viajes en Perk. Dentro de ese proceso, cuando varias reglas coinciden con el mismo viaje, se toma una regla para determinar la ruta de aprobación.

Una regla determina el camino de aprobación.

Su empresa puede tener varios procesos de aprobación y varias reglas dentro de ellos (por ejemplo, reglas diferentes para viajes que no cumplen con la política, para objetos de costo específicos o para diferentes grupos de viajeros).

Cuando se envía un viaje para su aprobación, Perk evalúa qué reglas se aplican. Si más de una regla coincide con el viaje, solo se utiliza una de ellas para determinar quién debe aprobarlo. Las demás no se aplican a esa solicitud.

En la práctica: varias personas pueden recibir una notificación de aprobación (un "primer aprobador" por regla aplicable). Tan pronto como una de esas personas aprueba, la regla queda bloqueada. La solicitud sigue entonces únicamente esa regla; por ejemplo, pasa al segundo aprobador de esa regla en un flujo secuencial o espera al otro aprobador en un flujo paralelo. Las demás reglas dejan de aplicarse. Las personas que fueron los primeros aprobadores de las demás reglas ya no pueden aprobar esa solicitud.

En algunas configuraciones mixtas, las reglas de aprobación en un solo paso aún pueden aplicarse de forma independiente.

Por ejemplo, puede configurar un proceso de aprobación con dos reglas:

• Regla 1 - Un paso: Aprobación de Ellie
• Regla 2 - Dos pasos (solo para profesionales): Aprobación del gerente de línea y luego del responsable de finanzas.

En este caso, si Ellie lo aprueba, se puede reservar el viaje. No se requiere la aprobación del supervisor ni del departamento de finanzas, ya que Perk aplica la primera regla para determinar la aprobación. Si Ellie también fuera supervisora de esa persona, entonces el proceso de dos pasos tendría prioridad, lo que significa que tendría que ser aprobado primero por ella y luego por el departamento de finanzas.

Por qué esto puede parecer complejo

• Notificaciones múltiples. Si tienes la regla A (por ejemplo, Marina y luego Craig) y la regla B (por ejemplo, Rocky y también Lynn), y un viaje coincide con ambas, Marina, Rocky y Lynn podrían recibir una notificación. Solo uno de ellos debe aprobar primero; una vez que lo haga, la ruta quedará fija y los demás no podrán aprobar.
• Resultados diferentes. Quién aprueba primero cambia la regla que se aplica. Si Marina aprueba primero, Craig se convierte en el segundo aprobador. Si Rocky aprueba primero, Lynn aún debe aprobar. Por lo tanto, el mismo tipo de viaje puede terminar con diferentes rutas de aprobación dependiendo de quién actúe primero.
• y notificaciones. Cuando alguien rechaza una solicitud, el solicitante siempre recibe una notificación. En flujos secuenciales, el primer aprobador recibe una notificación si el segundo la rechaza. En flujos paralelos, si un aprobador ya aprobó y el otro la rechaza, quien aprobó recibe una notificación. Con varias reglas, puede que no sea obvio para todos por qué pueden o no pueden actuar; documentar las reglas y realizar pruebas con ejemplos de solicitudes ayuda.

Recomendaciones

• Mantenga las reglas simples siempre que sea posible. Priorice las reglas de un solo paso. Cuando las necesidades de su negocio requieran una aprobación compleja, utilice reglas claras de dos pasos (por ejemplo, "fuera de política: gerente de línea y luego finanzas") en lugar de muchas reglas superpuestas.
• Documente quién debe actuar primero. Si varias personas reciben una solicitud, acuerden internamente quién es el primer aprobador previsto (por ejemplo, "para este objeto de coste, el jefe de línea aprueba primero").
• Prueba con datos reales de viajeros y objetos de coste. Crea un viaje de prueba que coincida con varias reglas y confirma quién recibe la solicitud y qué sucede cuando la primera persona la aprueba o la rechaza.
• Utilice condiciones para restringir las reglas. Restrinja las reglas a objetos de costo específicos, grupos de viajeros o dentro/fuera de la política para que se apliquen menos reglas al mismo viaje.