Este artículo ofrece ejemplos concretos de cómo funcionan las aprobaciones en dos pasos con diferentes tipos de aprobadores (supervisor, aprobador de objeto de coste, personas específicas) y en situaciones como viajes múltiples, ausencias y reglas mixtas. Úselo para diseñar sus propios procesos y capacitar a los aprobadores.

Primero el jefe de línea, luego otro aprobador (secuencial).

Configuración: Solicitar aprobación del gerente de línea seguido de Craig (por ejemplo, el responsable de finanzas).

Ejemplo: La jefa de Sarah es Jo; Craig es el responsable de la aprobación financiera. Cuando Sarah envía un viaje que coincide con esta regla, Jo recibe primero la solicitud de aprobación. Jo aprueba. Luego, Craig recibe la solicitud y la aprueba. El viaje se reserva. Si Jo rechaza la solicitud, esta se rechaza y se notifica a Sarah; Craig nunca la ve. Si Craig la rechaza después de que Jo la haya aprobado, la solicitud se rechaza, se notifica a Sarah y se notifica a Jo.

Cuándo usarlo: Se requiere que el gerente confirme primero la necesidad del negocio, y luego que el departamento de finanzas (u otro rol) confirme el presupuesto o la política. Es común para viajes que se salen de la política o de alto valor.

Aprobador de objeto de coste y gerente de línea (en paralelo)

Configuración: Solicitar aprobación del aprobador del objeto de costo y también gerente de línea.

Ejemplo: El viaje utiliza el objeto de costo "Marketing"; Alex es el aprobador del objeto de costo Marketing. La jefa de Sarah es Jo. Cuando Sarah envía el viaje, tanto Alex como Jo reciben la solicitud de aprobación. Cualquiera de ellos puede aprobar primero; el viaje se aprueba solo después de que ambos lo hayan aprobado. Si alguno de los aprobadores rechaza la solicitud, esta se rechaza y se notifica a Sarah y Jo (Jo no puede aprobar después de un rechazo).

Cuándo usarlo: Necesitas la aprobación tanto del responsable del presupuesto (objeto de coste) como del responsable de personal (supervisor de línea), y el orden no importa. Útil cuando el objeto de coste se selecciona al finalizar la compra y quieres tener en cuenta ambas perspectivas.

Jefe de línea y luego aprobador del objeto de coste (secuencial)

Configuración: Solicitar aprobación al gerente de línea seguido de aprobador del objeto de costo.

Ejemplo: La jefa de Sarah es Jo; el viaje utiliza el objeto de coste "Marketing" y Alex es su aprobador. Jo recibe primero la solicitud y la aprueba. Luego, Alex recibe la solicitud y la aprueba. El viaje se reserva. Si el viaje hubiera utilizado un objeto de coste diferente, el segundo aprobador sería otro objeto de coste diferente (quien esté asignado a ese objeto de coste en Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste).

Cuándo usarlo: Se requiere que el gerente de línea apruebe primero la necesidad, y luego la persona responsable de ese presupuesto apruebe el gasto. Es útil cuando existen varios objetos de costo y cada uno tiene su propio aprobador.

Varios viajeros con diferentes supervisores (secuenciales)

Configuración: Solicitar aprobación del supervisor seguido de Craig. El viaje tiene dos viajeros con diferentes supervisores (por ejemplo, Lynn y Marina).

Comportamiento: Solo uno de los gerentes de línea puede actuar como primer aprobador. Tan pronto como uno de ellos aprueba (por ejemplo, Lynn), la solicitud pasa a Craig y el otro gerente de línea (Marina) ya no puede tomar ninguna medida al respecto. Cuando Craig aprueba, se reserva el viaje. Si Lynn rechaza, la solicitud se rechaza y se notifica al solicitante. Si Marina rechaza, la solicitud se rechaza y se notifica tanto al solicitante como a Lynn.

Nota: El comportamiento exacto cuando varias personas pueden ser "primeros aprobadores" (por ejemplo, varios gerentes de línea) puede depender de su configuración de aprobación. Realice una prueba con un viaje de varios participantes para confirmar quién recibe la solicitud y quién puede actuar.

Delegado fuera de la oficina y de viajes

Si el primer o segundo aprobador tiene un delegado de viaje configurado (por ejemplo, en Configuración o en su perfil) y está marcado como ausente, el delegado puede recibir y procesar la solicitud de aprobación en su lugar. Para flujos secuenciales, el delegado actúa como primer o segundo aprobador en el mismo orden. Para flujos paralelos, el delegado y el otro aprobador pueden aprobar en cualquier orden. Configure delegados para que siempre haya alguien disponible cuando el aprobador principal esté ausente.

Reglas mixtas: secuenciales y de un solo paso.

Configuración: Regla A: Solicitar aprobación de Marina seguido de Craig. Regla B: Solicitar aprobación de Ellie (un solo paso).

Comportamiento: Marina y Ellie reciben la solicitud de aprobación. Si Marina aprueba primero, la solicitud pasa a Craig; cuando Craig aprueba, se reserva el viaje. Ellie aún puede aprobar de forma independiente (un paso): si Ellie aprueba en cualquier momento, se reserva el viaje y no se requieren más aprobaciones. Por lo tanto, cualquiera de las dos rutas puede completar la aprobación. Si un aprobador forma parte de un flujo de un paso y de uno de dos pasos, el flujo de dos pasos tiene prioridad para esa persona; debe completar su paso en la regla de dos pasos en lugar de contar como el único aprobador.