La página de informes de viajes en Perk es el centro neurálgico para comprender la actividad, el gasto, la sostenibilidad y el cumplimiento de las políticas de viajes de tu empresa. Consulta este artículo para saber qué muestra cada sección de la página, cómo se calculan los datos y quién puede acceder a ellos.
¿Quién puede acceder a él?
Los distintos roles ven información diferente en la página de informes:
- Los administradores de cuenta y los analistas pueden ver la página de inicio de informes completa.
- Los aprobadores tienen una vista separada y más sencilla. Ver Informes de acceso para aprobadores.
- Gestión de viajes, sostenibilidad yGastos de viaje Informes: disponibles en todos los planes.
- Informe de información sobre viajes:Solo para planes Premium y Pro.
Lo que muestra la página de informes
La sección de informes de viajes ofrece a los administradores y analistas una visión centralizada y completa de los datos de viajes de la organización. Puede acceder a este panel en cualquier momento yendo a Analizar > Informes de viaje.
En la parte superior, cuatro tarjetas destacadas muestran las métricas clave y su evolución con respecto al período anterior. Más abajo, las secciones desglosan información sobre viajes, políticas, sostenibilidad, gastos y cancelaciones. Un filtro de fecha y la marca de tiempo de la última actualización de datos en la parte superior indican el rango de tiempo y la actualidad de los datos.
Los aprobadores que están asignados directamente como revisores en una política de aprobación activa ven una versión simplificada de la página de inicio con diferentes tarjetas destacadas centradas en los viajes aprobados y rechazados.
Utilice tarjetas resaltadas
Las tarjetas destacadas aparecen en una fila en la parte superior y ofrecen una visión general de las métricas de viaje más importantes. Cada tarjeta incluye un porcentaje de tendencia que compara el período actual con el período anterior de igual duración.
Para administradores y analistas:
| Tarjeta | Lo que muestra |
|---|---|
| Gasto total de viajes | Gasto total en todos los viajes reservados para el período seleccionado. |
| Viajes totales | Número de viajes reservados en el período seleccionado. |
| Total de viajeros | Número de viajeros únicos con viajes en el período seleccionado. |
| Emisiones totales de CO2 | Emisiones combinadas de dióxido de carbono en todos los servicios de viaje. |
Para los aprobadores:
| Tarjeta | Lo que muestra |
|---|---|
| Gasto total de viajes | Gasto total en viajes revisados por el aprobador. |
| Total de viajeros | Número de viajeros únicos cuyos viajes fueron revisados por el aprobador. |
| Total de viajes aprobados | Número de viajes que el aprobador autorizó en el período seleccionado. |
| Total de viajes rechazados | Número de viajes que el aprobador rechazó en el período seleccionado. |
Detalles de la sección de descripción general
Información sobre viajes
La sección de resumen de información sobre viajes sintetiza el comportamiento de las reservas y las tendencias de los destinos para el rango de fechas seleccionado.
| Métrico | Lo que muestra |
|---|---|
| Reservas totales | Número total de reservas con boleto. |
| Precio medio por viaje | Precio medio de todos los viajes reservados. |
| Plazo de reserva medio | Número medio de días entre la fecha de reserva y la fecha de inicio del viaje. |
| Destino principal | El destino con mayor número de reservas. |
Consejo: Un plazo de reserva promedio corto puede significar que la gente reserva viajes a última hora. Utilice esta métrica junto con los datos de su póliza para encontrar maneras de ahorrar dinero.
Gestión de viajes
La sección de resumen de gestión de viajes en la página principal de informes permite realizar un seguimiento de hasta qué punto los viajes se ajustan a las políticas y los flujos de trabajo de aprobación de su empresa.
| Métrico | Lo que muestra |
|---|---|
| % viajes previstos en la política | Porcentaje de viajes que se ajustaron completamente a su política de viajes. |
| Motivo principal de la infracción | La razón más común por la que los viajes se salían de la política establecida. |
| Tiempo promedio para la aprobación | Tiempo medio entre la solicitud de viaje y su aprobación. |
| Agotados | Número de solicitudes de aprobación en las que la opción original se agotó antes de que el aprobador respondiera. |
Nota: Un alto número de plazas agotadas puede indicar que su proceso de aprobación es demasiado lento para el mercado. Considere acortar los plazos de aprobación o preaprobar ciertos tipos de viajes.
Sostenibilidad
La sección de resumen de sostenibilidad en la página principal de informes desglosa las emisiones de dióxido de carbono de su empresa por servicio de viajes para el rango de fechas seleccionado.
Esta sección muestra las emisiones de CO2 para cada tipo de servicio:
- Vuelos
- Hoteles
- Trenes
- Coches
Gasto en viajes
Esta sección muestra cómo se distribuye su presupuesto de viaje entre los diferentes servicios y destaca los costos promedio. Ver Utilice el informe de gastos de viaje.
| Métrico | Lo que muestra |
|---|---|
| Gasto por servicio | Gasto total desglosado por vuelos, hoteles, trenes y coches. |
| Gasto promedio en hoteles | Coste medio por reserva de hotel. |
| Gasto promedio en automóviles | Coste medio por reserva de coche. |
Cancelaciones, reembolsos, créditos de viaje y vales
El resumen de cancelaciones, reembolsos, créditos de viaje y cupones permite hacer un seguimiento del impacto financiero de los cambios y cancelaciones de viajes.
| Métrico | Lo que muestra |
|---|---|
| Cancelación total | Número total de reservas canceladas en el período, filtradas por fecha de gasto. |
| Tasa de cancelación | Porcentaje de reservas canceladas. |
| Reembolso total | Número total de reembolsos procesados, filtrados por fecha de gasto. |
| Tasa de reembolso | Número total de viajes con reembolso dividido por el número total de viajes cancelados. |
| Crédito de Perk | Saldo a favor en tu perfil de pago de Perk, desglosado por caso de uso. |
| Total de crédito de viaje y vales | Saldo combinado de créditos y cupones de viaje abiertos. |
Atención: Los totales de cancelaciones y reembolsos en esta página se filtran por fecha de gasto, mientras que el informe detallado de cancelaciones utiliza la fecha de cancelación. Por lo tanto, estas cifras pueden diferir al compararlas.
Nota: El saldo de FlexiPerk puede aparecer negativo si las deducciones superan los créditos dentro del período seleccionado.
Comprenda sus datos
Filtra tus datos
Puedes usar filtros para reducir los datos a lo que necesitas.
- Filtro de rango de fechas: El filtro de rango de fechas muestra por defecto los últimos 30 días, pero puede elegir un período personalizado o predefinido según sus necesidades. Para cuentas con pagos diferidos, el filtro se extiende al futuro para mostrar los próximos gastos comprometidos. Además, al seleccionar la vista del año completo actual, se captura toda la actividad desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, incluidos los costos diferidos futuros.
- Filtro de destinatario de pago: Este filtro solo aparece para las cuentas que tienen activada la facturación de transferencia. Úselo para ver los datos de informes de un destinatario de pago específico.
Nota: Si aparece el mensaje "No hay datos disponibles" o "Problemas al cargar los datos", no se trata de un error del sistema; simplemente significa que no hay información que coincida con sus filtros actuales. Intente ajustar el rango de fechas o eliminar los filtros existentes.
Cómo se calculan los porcentajes de tendencia
Los porcentajes de tendencia en la página de informes de Perk comparan el valor del rango de fechas seleccionado con el valor del período inmediatamente anterior de la misma duración. Los dos períodos no se superponen.
La fórmula es: Tendencia % = (valor del período seleccionado − valor del período anterior) / valor del período anterior
Por ejemplo, imagina que consultas los informes el 31 de mayo y filtras por los últimos 30 días. El gasto total de mayo se compara con el gasto total de abril (los 30 días inmediatamente anteriores al rango seleccionado). Si el gasto de mayo fue de $12,000 y el de abril de $10,000, el porcentaje de tendencia es ($12,000 − $10,000) / $10,000 = +20%.
La misma lógica se aplica a periodos más largos. Si filtras por los últimos 90 días, Perk compara los últimos 3 meses con los 3 meses anteriores. Por ejemplo, mayo, abril y marzo se compararían con febrero, enero y diciembre.
Descargue un informe personalizado
Puedes descargar tus datos de viaje como un archivo CSV o Excel con campos personalizables. Encontrarás la opción para descargar el informe personalizado en la página principal de informes.
Esto resulta muy útil para los analistas que necesitan ver los costes de cada viajero, ya que la página principal solo muestra datos a nivel de viaje para estos analistas.
Nota: Los analistas con permisos de usuario verán un banner que dice: «Está viendo datos de viaje solo para viajeros específicos. El administrador de su cuenta ha cambiado sus permisos». El banner enlaza con la descarga del informe personalizado, donde pueden acceder a los detalles de los costos por viajero.
Actualización de datos y conversión de divisas
Los datos de los informes en Perk se actualizan diariamente, no en tiempo real. El sistema procesa la información del día anterior a partir de las 5:40 a. m. UTC y actualiza los datos a las 6:00 a. m. UTC. La página muestra una marca de tiempo de la última actualización de datos (normalmente las 5:30 a. m. UTC) para que pueda confirmar cuándo se actualizaron los datos por última vez.
Los datos del día anterior suelen estar disponibles aproximadamente dos horas después de que comience el procesamiento. Si programa informes automatizados, configúrelos para que se ejecuten no antes de las 9:00 a. m. UTC para garantizar que se incluyan los datos del día anterior.
Nota: Los tipos de cambio utilizados en los informes emplean el tipo de cambio promedio diario del día anterior a la fecha del gasto. Este puede diferir de las tarifas por hora que se utilizan en otras secciones de Perk, como la página de reservas.
Los datos archivados, como los antiguos centros de costos y los usuarios desactivados, siguen apareciendo en los informes. Sin embargo, los usuarios eliminados no aparecen en ningún informe.
Acceso a los informes por rol
El acceso a la página de informes en Perk depende del rol y los permisos del usuario. La siguiente tabla resume lo que puede ver cada rol.
| Rol | Lo que muestra |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo a todas las secciones de informes en la página de inicio. |
| Analista (puesto en finanzas) | Acceso completo a todas las secciones de informes. Los analistas con permisos de usuario solo ven datos por viaje, no datos de viajeros individuales. Un banner les advierte y les proporciona un enlace para descargar el informe personalizado con los costos por viajero. |
| Revisor financiero | Solo informes de gastos. No hay acceso a los paneles de Travel Insights. |
| Encargado de la aprobación | Página de inicio simplificada que muestra las métricas de viajes aprobados y rechazados. Solo los usuarios asignados directamente como revisores en una política de aprobación activa tienen acceso a esta función; los gerentes de línea por sí solos no lo tienen. |
| Gerente de viajes | No tienen acceso a informes por defecto, a menos que también estén nombrados explícitamente como aprobadores en una política de aprobación. |