Como parte de un esfuerzo coordinado con el administrador de tu cuenta, pronto empezarás a usar Perk para procesar tus facturas. Verás que Perk no es muy diferente de Yokoy: tus tareas principales son las mismas y todas las funciones a las que estabas acostumbrado siguen estando disponibles. Aquí tienes los puntos clave que debes saber para empezar.
Cómo encontrar las páginas de procesamiento de facturas
En Perk, tus páginas principales se encuentran en el menú Facturas. Usa la tabla a continuación para ver dónde se encuentra ahora todo lo relacionado con Yokoy.
| En Yokoy | Ahora en Perk |
|---|---|
| Procesador de facturas > Facturas | Facturas > Procesador de facturas > Facturas |
| Procesador de facturas > Proveedores | Facturas > Procesador de facturas > Proveedores |
| Procesador de facturas > Órdenes de compra | Facturas > Procesador de facturas > Órdenes de compra |
| Administrador > Aprobaciones, Administrador > Búsqueda | Gastos > Aprobaciones > Lista de aprobaciones o Búsqueda |
| Finanzas > Analítica | Analizar > Análisis de gastos |
| Remitente > Facturas | Gastos > Facturas |
| Finanzas > Revisión, Finanzas > Exportar, Finanzas > Buscar | Finanzas > Revisión > Gastos y facturas, Finanzas > Revisión > Exportar, Finanzas > Revisión > Buscar |
| Auditoría > Búsqueda | Finanzas > Auditoría > Búsqueda |
También tienes acceso a Mis tareas, que te ofrece una vista rápida de todo lo que espera tu atención, además de permitirte subir nuevas facturas.
Nota: En las páginas Mis tareas, Lista de aprobaciones, Revisión y Exportación, es posible que vea pestañas para gastos aunque su empresa no utilice Perk para el procesamiento de gastos. Cualquier acción realizada mediante estas pestañas no funcionará.
Gestión de facturas
La gestión de facturas en Perk funciona igual que en Yokoy. Para ver todas las facturas de tu empresa, en cualquier etapa del proceso de aprobación, ve a Facturas > Procesador de facturas > Facturas.
Desde ahí, puedes:
- Sube una nueva factura directamente.
- Edita y codifica el contenido de la factura y luego envíala para su aprobación.
- Recuperar una factura que ya has enviado.
- Reenviar una factura a otro remitente.
- Ver y monitorear facturas cargadas y facturas aprobadas.
También puedes enviar facturas por correo electrónico — esto funciona de la misma manera que en Yokoy. Para obtener instrucciones paso a paso sobre todas las tareas de facturación, consulte Procesar y codificar facturas.
Consejo: Perk puede automáticamente detectar palabras clave específicas en las facturas para ayudar con la codificación.
Gestión de proveedores y órdenes de compra
La gestión de proveedores y pedidos de compra funciona de la misma manera que en Yokoy.
- Proveedores: Vaya a Facturas > Procesador de facturas > Proveedores para gestionarlos. Datos y configuración del proveedor.
-
Órdenes de compra: Vaya a Facturas > Procesador de facturas > Órdenes de compra para ver las órdenes de compra importadas y sus correspondientes recibos de mercancías. Esta sección solo aparece si las órdenes de compra están habilitadas para su empresa.
Para obtener más información sobre la coincidencia de órdenes de compra, consulte Conciliación de facturas con órdenes de compra: conciliación bidireccional, Conciliar facturas con órdenes de compra y albaranes de entrada: conciliación de 3 vías, y Coincidencia de estados para órdenes de compra y recepciones de mercancías.
Aprobación de facturas
Si también eres responsable de aprobar las facturas, puedes revisar y aprobar las facturas enviadas desde Gastos > Aprobaciones > Lista de aprobaciones.
Como aprobador, también puedes adjuntar documentos justificativos a las facturas antes de aprobarlas.
Usar Perk en dispositivos móviles
En lugar de usar la aplicación móvil de Yokoy, ahora usas la aplicación Perk. Puedes descargarla desde la App Store o Google Play Store.
Advertencia: No puedes cargar ni consultar facturas en la aplicación móvil de Perk. Para verificar o enviar facturas, usa la aplicación web de Perk o inicia sesión en Perk a través del navegador de tu dispositivo móvil.
Si eres un aprobador, aún puedes Revisa y gestiona las facturas desde la bandeja de entrada de aprobaciones en la aplicación móvil.
Configuración de facturación para administradores de cuenta
Anteriormente, como procesador de facturas, es posible que pudieras administrar la configuración de las facturas si se te otorgaban permisos adicionales en Yokoy.
En Perk, necesitas ser un administrador de cuenta para realizar esta tarea. Aquí es donde encontrará las páginas de configuración relevantes en Perk:
- Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas — Ver Configuración de facturas para categorías de facturas, condiciones de pago, reglas comerciales y más.
- Configuración > Facturas de proveedores > Reglas de negocio — Ver Configurar comprobaciones de facturas y posibilidad de rechazo.
Para obtener una lista de otros cambios clave al actualizar de Yokoy a Perk, consulte Yokoy vs. Perk: cambios clave.