La función de informes de gastos en Perk ofrece a los administradores de cuentas y a los revisores financieros una visión general de los gastos de la empresa. Este artículo explica qué abarca la función de informes de gastos, qué roles pueden acceder a ella y dónde encontrarla en Perk.

Lo que muestra la presentación de informes de gastos

El La función de resumen de informes de gastos de Perk te permite ver los gastos de tu empresa de un vistazo. Reúne datos de gastos exportados y los muestra como visualizaciones interactivas, para que puedas detectar tendencias, comparar costos y comprender a dónde va el dinero de la empresa, sin necesidad de exportar primero una hoja de cálculo.

La vista general incluye cuatro recuadros en la parte superior de la página. Cada recuadro muestra una cifra principal:

• Gasto total: el valor total de los gastos exportados en el período seleccionado.
• Mayor gasto: el empleado con el mayor gasto en el período.
• Objeto de coste principal: el objeto de coste con el mayor gasto en el período.
• Categoría principal: la categoría de gastos con el mayor desembolso en el período.

Debajo de los títulos, cuatro gráficos le ofrecen un desglose más detallado de sus gastos:

• Tendencia del gasto total: cómo ha cambiado su gasto total durante el período seleccionado.
• Gasto por objeto de coste: cómo ha cambiado el gasto de los objetos de coste durante el período seleccionado.
• Gasto por categoría: cómo ha cambiado el gasto por categoría de gasto durante el período seleccionado.
• Gasto por empleado: cómo ha cambiado el gasto por empleado durante el período seleccionado.

También puede generar una exportación personalizada a Excel o CSV directamente desde la vista general utilizando el botón Descarga personalizada, o configurar un envío programado por correo electrónico utilizando la opción Programar informe.

Cómo se calculan los datos de gasto

Los informes de gastos se basan en los gastos exportados registrados en Perk. Los importes se muestran en la moneda que prefieras. Cuando un gasto se registra en una moneda diferente, Perk lo convierte utilizando el euro como tipo de cambio base.

El resumen incluye los siguientes tipos de gastos: gastos con recibo, gastos sin recibo, viáticos y gastos de kilometraje. Tenga en cuenta que solo se incluyen en el panel de control los gastos exportados.

Cómo se distribuye el gasto entre empleados, objetos de costo y categorías.

Cuando un gasto se comparte o se asigna entre varios empleados, objetos de costo o categorías, Perk divide el gasto de la siguiente manera:

• Gastos de los empleados: el importe del gasto se divide equitativamente entre todos los participantes internos. Los participantes externos no se incluyen en el reparto. Los importes se redondean a dos decimales, y el resto se asigna a un participante.
• Gasto por objeto de costo: el importe del gasto se distribuye entre los objetos de costo según el porcentaje de ponderación configurado para cada gasto. Cada objeto de costo recibe el porcentaje que le corresponde del total. Los objetos de costo que no se pueden vincular con los datos de su organización se excluyen de la distribución. Los importes se redondean a dos decimales y el resto se asigna a un objeto de costo.
• Gasto por categoría: el importe del gasto se divide entre las categorías configuradas. Si la división no cubre el importe total, el saldo restante se asigna a la categoría principal del gasto. Los nombres de las categorías se resuelven por entidad jurídica, por lo que el mismo ID de categoría puede mostrarse de forma diferente en distintas entidades.

Nota:El panel de informes de gastos refleja los datos de gastos procesados ​​a través del sistema de datos de Perk. Puede haber un pequeño retraso antes de que aparezcan las transacciones más recientes, por lo que las cifras podrían no coincidir con los datos en tiempo real.

¿Quién puede acceder a los informes de gastos?

Solo los administradores de cuenta y los revisores financieros pueden ver el resumen de los informes de gastos.

• Los administradores de cuenta ven la descripción general completa de todas las entidades legales y empleados de su organización.
• Los revisores financieros ven los informes de gastos de las entidades dentro de su ámbito de competencia.

Nota: Otros roles, incluidos los gerentes de viajes, los empleados y los auditores, no pueden acceder a los informes de gastos.

Dónde encontrar informes de gastos

Puedes acceder a los informes de gastos desde la barra lateral en Perk.

1. Ir a Analizar > Informes de gastos para abrir la descripción general.
2. Seleccione un rango de fechas o utilice el Botón de descarga personalizada para exportar un informe detallado.