Puedes configurar Perk para que envíe resúmenes por correo electrónico a empleados, delegados y aprobadores para recordarles las tareas pendientes: gastos que presentar, facturas que revisar, transacciones que conciliar y aprobaciones pendientes que deben gestionarse para la empresa.
El correo electrónico de tareas de gastos pendientes es independiente de las notificaciones de aprobación de gastos. Las notificaciones de aprobación de gastos son una alerta diaria dedicada que se envía a los aprobadores cuando se envían nuevos gastos para su revisión, ya sea por correo electrónico, Slack o Microsoft Teams. Para obtener más información, consulte Gestionar las notificaciones de aprobación de gastos.
Utilice este artículo para comprender qué abarca cada tipo de notificación y cómo configurar la frecuencia de envío para su empresa.
Solo los administradores de cuenta pueden realizar esta tarea.
Notificaciones a los empleados
Las notificaciones para empleados en Perk les recuerdan las tareas que deben completar. Perk revisa diariamente cada empresa con las notificaciones activadas y envía un correo electrónico individual a cada persona que tiene tareas pendientes.
Por ejemplo, si un empleado tiene gastos pendientes o un viaje con fechas pasadas, Perk los trata como tareas abiertas y los incluye en la notificación.
Perk notifica a los empleados sobre estas tareas:
- Gastos: cualquier gasto en borrador, que necesite revisión o que esté rechazado.
- Transacciones: cualquier transacción no coincidente.
- Viajes: cualquier viaje con estado de borrador, necesita revisión o listo para ser enviado.
- Facturas: cualquier factura en estado nuevo, borrador o que necesite revisión.
Notificaciones de delegado de gastos
Las notificaciones de delegado permiten que las personas redirijan sus recordatorios de tareas pendientes a alguien que pueda enviar los gastos en su nombre. Para activar esta función, seleccione la casilla de verificación Recordar a los delegados de envío de gastos sobre las tareas pendientes.
Las personas también deben seleccionar un delegado en su perfil (Perfil > Preferencias > Delegados de gastos), en el campo Envía gastos en tu nombre y luego activar Enviado a tus delegados de gastos (Perfil > Preferencias > Notificaciones).
Los delegados solo reciben notificaciones sobre gastos o facturas que se encuentran en estado de borrador o que han sido devueltas para su modificación. No reciben notificaciones sobre aprobaciones; solo la persona o su delegado de aprobación pueden actuar sobre ellas.
Dado que cada persona elige individualmente si desea redirigir sus notificaciones a un responsable de gastos, Perk envía las notificaciones a los responsables de gastos por separado de las notificaciones a los empleados.
Perk notifica a los delegados sobre estas tareas:
- Gastos: cualquier gasto en borrador, que necesite revisión o que esté rechazado.
- Transacciones: cualquier transacción no coincidente.
- Viajes: cualquier viaje con estado de borrador, necesita revisión o listo para ser enviado.
Notificaciones al aprobador y al delegado de aprobación
Perk puede enviar a los aprobadores un resumen de todos los gastos, viajes y facturas que actualmente están pendientes de su aprobación.
Si una persona ha delegado sus aprobaciones a un delegado (configurado en su perfil o en Gastos > Aprobaciones > Aprobaciones de objetos de coste), el delegado recibe el resumen tanto de sus propios elementos pendientes como de las tareas que se le han delegado.
Perk notifica a los aprobadores y a sus delegados sobre estas tareas:
- Gastos: cualquier gasto con estado En aprobación.
- Viajes: cualquier viaje con estado En aprobación.
- Facturas: cualquier factura con estado En aprobación.
Configurar la frecuencia de las notificaciones
El correo electrónico de tareas de gastos pendientes está activado a nivel de empresa. Envía notificaciones solo por correo electrónico; no se pueden enviar notificaciones a través de Slack ni Microsoft Teams. Puedes elegir con qué frecuencia Perk envía estos correos electrónicos:
- Mensual: elija cualquier día del mes, del 1 al 28.
- Semanal: elija cualquier día de la semana, de lunes a domingo.
- Diario: se envía en días laborables aproximadamente a las 8:00 am, de lunes a viernes UTC.
El servicio de notificaciones está desactivado por defecto. Para empezar a enviar notificaciones:
- Ir a Configuración > Cuenta > Empresas y seleccione una empresa.
- Hacer clic Ver configuración de gastos.
- Desplácese hacia abajo hasta Servicio de notificaciones.
- Seleccione Recordar a los empleados sobre las tareas pendientes o Recordar al delegado de presentación de gastos sobre las tareas pendientes.
- Seleccione una frecuencia. Si elige mensual, puede establecer una fecha específica del 1 al 28.
Para probar la configuración, haga clic en Enviar correo electrónico de prueba. Asegúrese de guardar el formulario primero; los cambios no guardados no se aplicarán a la prueba.