Los informes personalizados son la exportación de informes de Perk que combina un catálogo fijo de columnas estáticas con el columnas dinámicas Cada cuenta se configura de forma personalizada, incluyendo campos de viaje personalizados y grupos de usuarios.

Utilice este artículo para aprender qué contienen los informes personalizados, cuándo utilizarlos, cómo Perk los envía por correo electrónico, cómo funcionan las plantillas, cómo se define cada columna y cómo se etiquetan las columnas definidas a medida en el archivo.

¿Qué son los informes personalizados?

Los informes personalizados en Perk son exportaciones configurables de datos de viajes y reservas desde los informes de viajes. Permiten filtrar los resultados y elegir las columnas que se incluirán, para luego obtener el resultado como un archivo CSV o Excel. Los encontrará en Analizar > Informes de viajes > Informes y horarios, en la pestaña Generar informe.

Los informes personalizados están diseñados para generar informes y análisis, no para consultas operativas en tiempo real. El proceso de generación de informes se ejecuta durante la noche, con un límite alrededor de la 1:00 a. m., por lo que cualquier dato que se agregue a Perk después de esa hora no aparecerá en la exportación de ese día. En la práctica, los informes personalizados, al igual que todos los informes de Perk, tienen un retraso de aproximadamente 24 horas con respecto a los datos en tiempo real, así que no espere ver las cifras del mismo día.

La exportación combina dos tipos de columnas. Las columnas estáticas son los campos estándar que Perk publica para cada cuenta, como el nombre del viajero, el estado del viaje y el gasto. Las columnas dinámicas son los campos personalizados y los grupos de usuarios que su empresa ha configurado, por lo que el conjunto exacto de columnas dinámicas difiere de una cuenta a otra.

Cuándo utilizar informes personalizados

Los informes personalizados son la herramienta ideal cuando necesita un conjunto de datos plano, con una fila por reserva, que pueda abrir en una hoja de cálculo, entregar a su equipo financiero o cargar en un sistema posterior. Los informes personalizados abarcan informes de viajes y gastos, análisis de aprobaciones, informes de sostenibilidad y conciliación con su sistema ERP o herramientas contables.

Utilice informes personalizados cuando desee analizar los datos de viajes según sus necesidades; por ejemplo, para obtener todas las reservas de hotel de un objeto de coste determinado del último trimestre, exportar las emisiones de vuelos de sus unidades de negocio o crear un archivo de conciliación financiera que compare las reservas con las facturas. Dado que usted controla el filtro y la selección de columnas, puede adaptar cada exportación a una pregunta específica en lugar de trabajar con un informe fijo.

Generación y descarga de un informe personalizado

Los informes personalizados en Perk ahora se envían por correo electrónico en lugar de descargarse directamente al navegador. Antes, se generaba la exportación y el archivo se descargaba cuando estaba listo. Ahora, seleccione Obtener informe, elija un Formato (CSV o Excel), añada los Destinatarios y, a continuación, seleccione Obtener. Los destinatarios pueden ser cualquier usuario activo de su cuenta.

Perk genera el informe en segundo plano. Cada destinatario recibe un correo electrónico con un enlace de descarga temporal, no un archivo adjunto. El enlace abre una página de Perk titulada «Descargar informe», que inicia la descarga automáticamente. Los destinatarios deben haber iniciado sesión en Perk con la cuenta correcta para abrir el enlace, pero no necesitan permisos para generar informes.

Los enlaces y archivos de informes personalizados caducan a los 7 días. Un enlace caducado muestra un mensaje que indica que el informe ha caducado o no existe, y Perk no puede regenerar el archivo a partir del enlace. En su lugar, el usuario selecciona «Generar nuevo informe» para ejecutarlo de nuevo y recibir una copia actualizada por correo electrónico.

Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Obtener un informe personalizado por correo electrónico.

Reutilización de configuraciones de informes con plantillas

Las plantillas de Perk guardan una selección de campos y filtros de un informe personalizado, para que no tengas que empezar de cero cada vez que ejecutes un informe que uses con frecuencia. Por ejemplo, puedes guardar una plantilla llamada "Gastos de hotel del tercer trimestre por objeto de coste" y obtener una copia actualizada de ese informe siempre que la necesites.

Las plantillas funcionan de forma diferente a la configuración personal. Perk comparte las plantillas en toda la cuenta, por lo que cualquier administrador o analista puede verlas, editarlas y eliminarlas. Solo los administradores y analistas tienen acceso a esta función. Si modificas o eliminas una plantilla, todos los usuarios de la cuenta verán el cambio, por lo que es recomendable acordar el nombre y la propiedad con tu equipo. Las plantillas no admiten un período de fechas personalizado.

Encontrará plantillas en la pestaña Plantillas de la página Informes y programaciones. Para crear, editar, usar o eliminar una plantilla, consulte Guardar y reutilizar plantillas de informes personalizadas. Para enviar una plantilla por correo electrónico de forma recurrente, consulte Programar informes personalizados por correo electrónico.

Referencia de campo: explicación de cada columna

El informe personalizado muestra todas las columnas que Perk publica para la exportación de administración, agrupadas aquí por categoría. Utilice la referencia de campos a continuación para consultar el significado de cada columna y explicarlas a sus compañeros o a su equipo.

Información para viajeros y viajes

Detalles sobre costos, moneda e impuestos

Columnas dinámicas: campos y grupos personalizados

Los informes personalizados incluyen una columna dinámica para cada campo de viaje personalizado y cada categoría de grupo de usuarios configurada en la cuenta. En el informe personalizado, cada nombre que defina se publica como una columna independiente, y el encabezado de la columna lleva un prefijo que indica el tipo de columna dinámica: Campo personalizado - para campos personalizados y Grupo - para grupos de usuarios. Aunque el prefijo se muestra al final del encabezado visible, se sigue interpretando como un prefijo en el nombre de la columna dinámica.

Por ejemplo, un campo personalizado que hayas denominado Proyecto aparece en la exportación como una columna encabezada por Proyecto - Campo personalizado. Una categoría de grupo de usuarios denominada Región aparece como una columna encabezada por Región - Grupo.

El prefijo de tipo se aplica a cada columna dinámica, siempre. Esto garantiza la previsibilidad de los encabezados para los usuarios posteriores, facilita la depuración de las exportaciones y evita conflictos de datos cuando un campo personalizado o un grupo de usuarios configurado comparte nombre con una columna estática.

Campos y grupos personalizados archivados

Los informes personalizados siguen mostrando los campos personalizados y los grupos de usuarios incluso después de haber sido archivados, por lo que las reservas históricas conservan los valores que se les asignaron. En el informe personalizado, las columnas dinámicas archivadas se etiquetan con el sufijo (archived) después del prefijo de tipo.

Por ejemplo, un campo personalizado archivado originalmente llamado Proyecto antiguo aparece en la exportación como Proyecto antiguo - Campo personalizado (archivado).

Exportaciones a CSV y Excel

Los informes personalizados están disponibles en dos formatos: CSV y Excel. En ambos, los informes personalizados funcionan de forma idéntica: se muestran las mismas columnas, se aplican los mismos filtros y las mismas reglas de nomenclatura rigen los encabezados.

Esto incluye el prefijo de tipo en las columnas dinámicas. Tanto si exporta Proyecto - Campo personalizado a CSV como a Excel, el encabezado de la columna se lee igual, y las columnas archivadas llevan el sufijo (archivado) en ambos formatos. Elija el formato que mejor se adapte a sus herramientas posteriores; los datos y los encabezados son consistentes en ambos casos.

Cantidades por viajero y precisión de las exportaciones

Los campos que muestran el porcentaje de la reserva por viajero —Gasto por viajero (moneda original) y Impuestos por viajero (moneda original)— se calculan dividiendo el importe total de la reserva entre el número de viajeros. Estos valores se exportan con precisión decimal completa tanto en formato CSV como en Excel. Esto significa que la suma de la columna en su hoja de cálculo dará como resultado el total de la reserva, independientemente de si elige la opción de descarga con o sin formato.

Nota: Anteriormente, al seleccionar la opción de descarga formateada, estos campos se redondeaban a dos decimales antes de la exportación, lo que podía generar una pequeña discrepancia al sumar las filas (por ejemplo, 2 × $3.575 aparecía como $7.16 en lugar de $7.15). Esto se ha solucionado: ahora ambas opciones de descarga exportan el valor con precisión completa.

Guía de conciliación: Para la conciliación con su sistema ERP, sistema contable o extractos bancarios, utilice siempre los campos de moneda original : Gasto por viajero (moneda original) e Impuesto por viajero (moneda original). Estos campos reflejan los importes reales cobrados en la moneda de la transacción y son la fuente fiable de verdad para cotejar los datos de Perk con los registros externos. Los equivalentes en moneda del usuario aplican un tipo de cambio en el momento de la presentación del informe, que puede diferir del tipo de cambio utilizado por su banco o proveedor de pagos, por lo que no son adecuados para la conciliación financiera.