Reembolso En Perk significa Perk paga a tus empleados los gastos de bolsillo aprobados (como comidas, taxis y gastos imprevistos) en nombre de su empresa. El empleado recibe el dinero de Perk y su empresa recibe una factura aparte por esos pagos.

La aprobación, el pago, la facturación y el registro de auditoría permanecen en Perk.Por lo tanto, no es necesario crear archivos PAIN ni realizar pagos manuales en su portal bancario. Los reembolsos están disponibles cuando la función está activada para su cuenta; sin embargo, puede elegir si desea utilizarla para una empresa específica o no.

Administradores de cuenta o revisores financieros configurar la función para una empresa; revisores financieros aprobar y programar reembolsos; empleados recibir pagos.
 

Actualmente, el reembolso se aplica a:

• Clientes elegibles: Empresas del Reino Unido, España, Países Bajos, Irlanda y Bélgica en cualquier cuenta
• Moneda de pago: GBP y EUR. Los gastos pueden presentarse en cualquier divisa; Perk realiza la conversión automáticamente.
• Tipos de gastos: Solo gastos pagados de forma privadatales como comidas, taxis, imprevistos y otros gastos cotidianos.

Si su empresa utiliza reembolsos, solo gastos pagados de forma privada Los gastos que cumplan con los criterios anteriores pueden ser pagados por Perk. Otros tipos de gastos se rigen por su proceso de reembolso o nómina existente.

Advertencia: Actualmente, los reembolsos no se pueden utilizar con Oracle Netsuite ni con Microsoft Dynamics 365 Finance (anteriormente, Finance & Operations).

¿Por qué usar reembolsos en Perk?

• Aprobación, pago, facturación y un único registro de auditoría. Vivir en un solo lugar en Perk.
• No generas ni subes archivos de pago a tu banco; Perk gestiona los pagos.
• No se invierten horas en crear y cargar lotes de pagos.
• Los pagos y el estado de cuenta de reembolso de Perk coinciden para una fácil conciliación.
• Desde el gasto hasta la aprobación y el pago a sus libros contables, usted permanece en un solo flujo sin tener que cambiar de sistema.
• Los empleados pueden ver cuándo se programa, procesa o paga su reembolso..
• Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, los pagos se ejecutan según el ciclo de Perk. (por ejemplo, semanalmente) en lugar de esperar a que finalice su proceso de pago interno.

Perk procesa los pagos en lotes según un calendario fijo, basado en la frecuencia configurada para su empresa:
Semanal: Todos los viernes:
Cada dos semanas: El día 15 y último del mes:
Mensual: El último día del mes.

Para obtener más información, consulte Establecer el reembolso para los empleados.

Cómo funcionan los reembolsos de principio a fin

Una vez configurado, el flujo funciona de la siguiente manera:

1. El empleado genera un gasto pagado de forma privada. en Perk (por ejemplo, un almuerzo con un cliente o un taxi) y lo envía para su aprobación.
2. El gasto pasa por el flujo de aprobación habitual (por ejemplo, aprobador del objeto de coste y, a continuación, revisor financiero).
3. Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, Perk paga la cuenta bancaria del empleado en nombre de su empresa..
4. Perk emite un declaración de reembolso (documento de facturación) que detalla los pagos realizados. Su empresa paga esos importes.
5. Tu equipo de finanzas registra y paga el estado de cuenta de reembolso de Perk en tu sistema contable.

El empleado recibe su salario a través de Perk; la empresa recibe la factura de Perk y luego la liquida. La empresa nunca envía el reembolso directamente al banco del empleado.

Estado del gasto frente al estado del reembolso

Perk rastrea dos cosas distintas:

• Estado del gasto (para contabilidad y exportación)
• Estado del reembolso (para pago)

Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, el gasto pasa a Listo para exportar estado y el reembolso obtiene su propio estado que refleja el ciclo de vida del pago.

Los revisores financieros y los administradores pueden ver el estado del reembolso en Finanzas > Revisión > Reembolso.

Los empleados ven el estado del reembolso (a menudo etiquetado como Procesando o Reembolsado) en Mis tareas.

Para obtener más información sobre lo que ven los empleados y cómo verificar el estado, consulte Reciba el reembolso de sus gastos de bolsillo..

Cómo funciona el flujo contable para los revisores financieros

Los revisores financieros suelen hacer lo siguiente para contabilizar los reembolsos:

1. Los revisores financieros suelen hacer lo siguiente para contabilizar los reembolsos:
2. Revise el gasto pagado de forma privada (política, recibo, importe, objeto de coste, etc.) en Finanzas > Revisión > Reembolso.
3. Aprueba el gasto y prográmalo para el próximo ciclo de reembolso. El gasto pasa a Listo para exportar y el reembolso está programado.
4. Perk ejecuta el lote de pagos y abona el importe en la cuenta bancaria del empleado. Esto no se activa en tu banco; lo hace Perk.
5. Perk envía a la empresa un estado de cuenta de reembolso. que enumera los pagos realizados en ese período.
6. En Finanzas > Revisión > Reembolso, puedes ver el estado del pago (por ejemplo, Pagado o Fallido). Utilice eso y el estado de cuenta de reembolso para confirmar lo que realmente se pagó.
7. Exporta los gastos y el estado de cuenta de reembolso de Perk a tu sistema contable. Concilia el pago con la cuenta de transferencia específica que utilizas para el reembolso para que tus registros contables coincidan con el estado de cuenta.

La conciliación se realiza comparando los pagos del estado de cuenta de reembolso (y de las vistas de reembolso de Perk) con los gastos que exporta y con la cuenta de transferencia en su libro mayor. El estado de cuenta de reembolso es el vínculo entre lo que Perk pagó y lo que su empresa le debe a Perk.

Para la conciliación paso a paso, consulte Gestionar y conciliar los reembolsos.Para enviar pagos, consulte Enviar un reembolso a un empleado.