El reembolso en Perk significa que Perk paga a tus empleados los gastos personales aprobados (como comidas, taxis y otros gastos imprevistos) en nombre de tu empresa. El empleado recibe el dinero de Perk y tu empresa recibe una factura aparte por esos pagos.

La aprobación, el pago, la facturación y el registro de auditoría se gestionan en Perk, por lo que no es necesario utilizar archivos PAIN ni realizar pagos manuales en su portal bancario. Los reembolsos están disponibles cuando la función está activada para su cuenta; sin embargo, puede elegir si desea utilizarla para una empresa específica o no.

¿Por qué usar reembolsos en Perk?

• La aprobación, el pago, la facturación y un único registro de auditoría se encuentran en un solo lugar en Perk.
• No tienes que generar ni subir archivos de pago a tu banco; Perk se encarga de los pagos.
• No se invierten horas en crear y cargar lotes de pagos.
• Los pagos y el estado de cuenta de reembolso de Perk coinciden para una fácil conciliación.
• Desde el gasto hasta la aprobación y el pago a sus libros contables, usted permanece en un solo flujo sin tener que cambiar de sistema.
• Los empleados pueden ver cuándo se programará, procesará o pagará su reembolso.
• Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, los pagos se realizan según el ciclo de Perk (por ejemplo, semanalmente) en lugar de esperar a que finalice su proceso de pago interno.

Nota: Perk ejecuta los lotes de pago en un cronograma fijo según la frecuencia configurada para su empresa: ejecuciones semanales todos los viernes, ejecuciones quincenales los días 14 y último del mes, y ejecuciones mensuales el último día del mes. Todas las ejecuciones se realizan a las 11:00 a. m. UTC. Una vez activado, el tiempo de llegada del pago varía según la región: hasta 1 día hábil (T+1) para pagos en el Reino Unido, hasta 2 días hábiles (T+2) para pagos en la UE y de 1 a 2 días hábiles para pagos ACH en EE. UU. Los días festivos y los fines de semana no se cuentan en estos plazos.

Tratamiento fiscal: Perk como pagador

Perk realiza los pagos a los empleados en nombre de la empresa, actuando como agente de pagos. Dado que se trata de reembolsos de gastos empresariales legítimos, no se consideran ingresos imponibles para los empleados en los países donde opera Perk (EE. UU., Reino Unido, España, Países Bajos, Irlanda y Bélgica). El hecho de que Perk aparezca en el extracto bancario del empleado no modifica esta situación.

Los requisitos de documentación y presentación de informes de nómina varían según el país. Las empresas con empleados en varias jurisdicciones deben consultar con un asesor fiscal para confirmar las obligaciones locales.

Consejo: Para obtener más información, consulte Establecer reembolsos posteriores a la financiación para Bélgica, Estonia, Irlanda, Países Bajos, España y Reino Unido..

Cómo funcionan los reembolsos de principio a fin

Una vez configurado, el flujo funciona de la siguiente manera:

1. El empleado crea un gasto de su propio bolsillo en Perk (por ejemplo, almuerzo con un cliente, taxi) y lo envía para su aprobación.
2. El gasto pasa por el flujo de aprobación habitual (por ejemplo, aprobador del objeto de coste y, a continuación, revisor financiero).
3. Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, Perk realiza el pago a la cuenta bancaria del empleado en nombre de su empresa.
4. Perk emite un estado de cuenta de reembolso (documento de facturación) que detalla los pagos realizados. Su empresa paga esos importes.
5. Tu equipo de finanzas registra y paga el estado de cuenta de reembolso de Perk en tu sistema contable.

El empleado recibe su salario a través de Perk; la empresa recibe la factura de Perk y luego la liquida. La empresa nunca envía el reembolso directamente al banco del empleado.

Estado del gasto frente al estado del reembolso

Perk realiza un seguimiento de dos cosas distintas: el estado del gasto (para contabilidad y exportación) y el estado del reembolso (para pago).

Una vez que un revisor financiero aprueba y programa el reembolso, el gasto pasa a Listo para exportar estado y el reembolso obtiene su propio estado que refleja el ciclo de vida del pago.

Los revisores y administradores financieros pueden consultar el estado de los reembolsos en Finanzas > Revisión > Reembolso. Los empleados pueden consultar el estado de los reembolsos (a menudo etiquetado como "Procesando" o "Reembolsado") en Mis tareas.

Nota: Para obtener más información sobre lo que ven los empleados y cómo verificar el estado, consulte Reciba el reembolso de sus gastos de bolsillo (fuera de los EE. UU.). o, para los empleados con sede en EE. UU., Vincula tu cuenta bancaria para recibir reembolsos (EE. UU.).

Cómo funciona el flujo contable para los revisores financieros

Los revisores financieros suelen hacer lo siguiente para contabilizar los reembolsos:

1. Revise el gasto de bolsillo (póliza, recibo, importe, objeto de costo, etc.) en Finanzas > Revisar > Reembolsar.
2. Aprueba el gasto y prográmalo para el próximo proceso de reembolso (pago). El gasto pasa a "Listo para exportar" y se programa el reembolso.
3. Perk gestiona el lote de pagos y abona el importe en la cuenta bancaria del empleado. No es necesario que lo hagas tú en tu banco; Perk se encarga de ello.
4. Perk envía a la empresa un estado de cuenta de reembolso. que enumera los pagos realizados en ese período.
5. En Finanzas > Revisión > Reembolso, puede ver el estado del pago (por ejemplo, pagado, fallido). Utilice esta información y el estado de cuenta del reembolso para confirmar lo que se pagó realmente.
6. Exporta los gastos y el estado de cuenta de reembolso de Perk a tu sistema contable. Concilia el pago con la cuenta de transferencia específica que uses para el reembolso para que tus registros coincidan con el estado de cuenta.

La conciliación se realiza comparando los pagos del estado de cuenta de reembolso (y de las vistas de reembolso de Perk) con los gastos que exporta y con la cuenta de transferencia en su libro mayor. El estado de cuenta de reembolso es el vínculo entre lo que Perk pagó y lo que su empresa le debe a Perk.

Consejo: Para una conciliación paso a paso, consulte Gestionar y conciliar los reembolsos.Para enviar pagos, consulte Enviar un reembolso a un empleado.