Antes de comenzar a configurar los reembolsosAsegúrese de saber qué empresas deben usar el reembolso, con qué frecuencia desea realizar los pagos, qué moneda usar y qué cuenta de transferencia En el sistema contable que utilice para la conciliación. Si tiene dudas, consulte con su equipo de finanzas o contabilidad.

Actualmente, los reembolsos no se pueden utilizar con Oracle Netsuite ni con Microsoft Dynamics 365 Finance (anteriormente, Finance & Operations).

Elegir qué empresas utilizan el sistema de reembolso

Decida si el reembolso se aplica a todas las empresas de la cuenta o solo a empresas específicas.
Puedes realizar esta tarea si tienes el rol de administrador de cuenta o de revisor financiero; sin embargo, accedes a la pantalla desde ubicaciones diferentes.

1. En Perk, ve a Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (administrador de cuenta) o Finanzas > Revisión > Reembolsos (revisor financiero).
2. Seleccione si desea activar el reembolso para la cuenta, es decir, para todas las empresas (si administra varias empresas) o seleccionar empresas específicas.
   
   

Revisores financieros Solo pueden seleccionar las empresas que tienen permiso para administrar.

Si lo activas solo para algunas empresas, los empleados de las empresas que no dispongan de esta función deberán utilizar tu antiguo proceso, como la nómina o las transferencias bancarias manuales.

Advertencia: Actualmente, los reembolsos están disponibles para empleados elegibles del Reino Unido y España y los pagos solo en EUR y GBP. Si su cuenta incluye otros países o divisas, estos no se incluyen en esta configuración.

Establecer la frecuencia y la moneda de reembolso

La frecuencia que elija se aplica a todas las empresas seleccionadas. No puede establecer frecuencias diferentes para empresas diferentes. Para configurarla:

1. En Configuración > Configuración de gastos > Reembolsos, abre la configuración de reembolso para la empresa (o cuenta).

2. Establecer la frecuencia de reembolso—por ejemplo, semanalmente, cada dos semanas o mensualmente. Esto define con qué frecuencia se envía un lote de reembolsos aprobados para su pago.
   Consejo: Elige una frecuencia que se ajuste a tus plazos de aprobación y cierre de mes. Los reembolsos semanales permiten a los empleados recibir sus pagos más rápidamente y, al mismo tiempo, exportar y conciliar la información periódicamente.

   

3. Seleccione la moneda para pagos. En la versión actual, se admiten GBP y EUR.
4. Para cada moneda seleccionada, seleccione el perfil de pago. Se utilizará para facturar los reembolsos realizados en su nombre. La moneda que seleccione debe coincidir con el perfil de pago y el país o países a los que realiza el pago (por ejemplo, empleados del Reino Unido que cobran en GBP).

El perfil de pago que uses para los pagos (cómo tu empresa paga a Perk) determina las opciones de moneda de pago disponibles. En la versión actual, la moneda de pago y la moneda del perfil de pago de la empresa coinciden; no puedes pagar a los empleados en una moneda diferente a la que tienes configurada para pagar a Perk.

Requisito del método de pago: Las tarjetas no se pueden utilizar como método de pago para reembolsos. Si el único método de pago disponible para la moneda seleccionada es una tarjeta, no podrá configurar el reembolso para esa empresa. Póngase en contacto con su gestor de cuenta de Perk para añadir un método de pago diferente antes de continuar.

Gastos en otras monedas: Los empleados pueden presentar sus gastos en cualquier divisa; por ejemplo, un empleado del Reino Unido que viaja a Estados Unidos puede presentar un recibo en USD. Perk convierte automáticamente el importe del gasto a la divisa de pago del empleado (GBP o EUR) según el tipo de cambio vigente en el momento del procesamiento. Ni el empleado ni el responsable de la revisión financiera deben realizar ninguna acción.

Indicando la cuenta de transferencia

Dile a Perk cuál cuenta de transferencia (Cuenta GL) en su sistema contable que utilizará para registrar y conciliar estos pagos. Su equipo de finanzas utiliza esto para hacer coincidir los de Perk. Declaración de reembolso a la cuenta correcta.

1. En Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos, encuentre el número de cuenta de transferencia (o campo equivalente) para la empresa.
2. Introduzca o seleccione el código o identificador de la cuenta de transferencia que utiliza su sistema contable para los pagos de reembolso.

Los analistas financieros utilizan esta cuenta para exportar los gastos y el estado de cuenta de reembolso de Perk, así como para conciliar los pagos. Si no está seguro de qué cuenta usar, consulte con su contralor o equipo de contabilidad.

Consejo: Utilice una cuenta de transferencia (o subcuenta) específica para los reembolsos, de modo que no mezcle estos pagos con otros tipos de pagos. Esto facilita la conciliación y la preparación para auditorías.

Guardando y confirmando

Una vez que haya configurado las empresas, la frecuencia, la moneda y la cuenta de transferencia, guarde la configuración de reembolso.

Confirme que el resumen muestre las empresas, la frecuencia, la moneda y la cuenta de transferencia correctas.

Una vez ahorrado, se realiza el reembolso a las empresas seleccionadas. Los empleados de esas empresas pueden agregar datos bancarios en su perfil (si no lo han hecho ya), y los revisores financieros pueden comenzar a aprobar y Programación de reembolsos de Finanzas > Revisión > Reembolsos.