Este artículo describe cómo activar y configurar los reembolsos en Perk para que Perk pueda pagar a tus empleados los gastos aprobados en nombre de tu empresa. Úsalo cuando estés listo para habilitar esta función a nivel de empresa.

Habilitar Perk para realizar reembolsos en nombre de su empresa.

Los reembolsos en Bélgica, Estonia, Irlanda, Países Bajos, España y Reino Unido funcionan con un modelo de pago posterior: Perk paga primero a sus empleados y luego factura a su empresa los importes pagados, a través de su relación de facturación existente con Perk.

Antes de comenzar, asegúrese de saber qué empresas deben usar el reembolso, con qué frecuencia desea realizar los pagos, qué moneda utilizar y qué cuenta de transferencia de su sistema contable usará para la conciliación. Si tiene dudas, consulte con su equipo de finanzas o contabilidad.

Elegir qué empresas utilizan el sistema de reembolso

Decida si el reembolso se aplica a todas las empresas de la cuenta o solo a empresas específicas.

Nota: Puede realizar esta tarea si tiene el rol de administrador de cuenta o revisor financiero; sin embargo, el acceso a la pantalla se realiza desde ubicaciones diferentes. Los revisores financieros solo pueden seleccionar las empresas que tienen permisos para administrar.

1. En Perk, vaya a Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (administrador de cuenta) o Finanzas > Revisión > Reembolsos (revisor financiero).
2. Seleccione si desea activar el reembolso para la cuenta, es decir, para todas las empresas (si administra varias empresas) o seleccionar empresas específicas.

Si lo activas solo para algunas empresas, los empleados de otras empresas no verán la opción de recibir el reembolso de los gastos de bolsillo a través de Perk; seguirán tu proceso actual (por ejemplo, nómina o transferencia bancaria manual).

Nota: Actualmente, los reembolsos posteriores a la financiación están disponibles en los países elegibles: Bélgica, Estonia, Irlanda, Países Bajos, España y Reino Unido. Según el país, los pagos se realizarán únicamente en EUR o GBP. Si su cuenta incluye otros países o monedas, estos no están incluidos en esta configuración.

Establecer la frecuencia y la moneda de reembolso

Configura con qué frecuencia Perk realiza los pagos de reembolso y en qué moneda se paga a los empleados.

2. Establezca la frecuencia de reembolso; por ejemplo, semanal, quincenal o mensual. Esto define con qué frecuencia se envía un lote de reembolsos aprobados para su pago.

   • Semanalmente: todos los viernes
   • Cada dos semanas: el día 14 y el último día de cada mes.
   • Mensual: el último día del mes

   Los pagos se realizan a las 11:00 UTC. No hay hora límite para el pago. Si un gasto no se procesa en una ejecución, se incluirá en la siguiente programada. Una vez activado, el tiempo de recepción del pago varía según la región: hasta 1 día hábil (T+1) para pagos en el Reino Unido y hasta 2 días hábiles (T+2) para pagos en la UE. Los días festivos y los fines de semana no se incluyen en estos plazos.

Precaución: La frecuencia se aplica a todas las empresas seleccionadas. No se pueden establecer frecuencias diferentes para empresas diferentes.

Consejo: Elija una frecuencia que se ajuste a sus aprobaciones y al cierre de fin de mes. Los reembolsos semanales permiten a los empleados recibir sus pagos más rápidamente y, al mismo tiempo, exportar y conciliar los datos periódicamente.

1. Seleccione la moneda para los pagos. Se admiten GBP y EUR.
2. Seleccione el perfil de pago para cada divisa. La divisa debe coincidir con el perfil de pago.

Existen dos métodos de pago para los reembolsos:

• Transferencia bancaria: Perk emite un estado de cuenta después de cada ciclo de pago y cobra mediante transferencia bancaria. Un perfil de transferencia bancaria está disponible cuando su período de facturación es igual o más frecuente que su ciclo de pago. Los perfiles con un período de facturación menos frecuente aparecen en el grupo "No disponible".
• Domiciliación bancaria: Perk realiza el cobro en la cuenta de su empresa en el momento en que se completa cada pago. Los perfiles de domiciliación bancaria son compatibles con cualquier ciclo de pago.

Advertencia: Los perfiles de pago con tarjeta no se pueden usar para reembolsos. Si el único perfil disponible para una divisa es una tarjeta, comuníquese con su administrador de cuenta Perk para agregar un perfil de transferencia bancaria o débito directo antes de continuar.

La moneda del perfil de pago y la moneda de pago deben coincidir: no puedes pagar a los empleados en una moneda diferente a la que tienes configurada para pagar a Perk.

Si selecciona un perfil de débito directo y la frecuencia de su estado de cuenta es menor que su ciclo de pago (por ejemplo, un estado de cuenta mensual con pagos semanales), verá un aviso en pantalla. Esto significa que Perk realizará el cargo en su cuenta antes de que se emita el estado de cuenta correspondiente a ese período. Los cargos aparecerán en su cuenta bancaria antes de que llegue el estado de cuenta; esto es normal y no afecta los pagos a los empleados.

Nota:Gastos en otras monedas: Los empleados pueden presentar sus gastos en cualquier divisa; por ejemplo, un empleado del Reino Unido que viaja a Estados Unidos puede presentar un recibo en USD. Perk convierte automáticamente el importe del gasto a la divisa de pago del empleado (GBP o EUR) según el tipo de cambio vigente en el momento del procesamiento. Ni el empleado ni el responsable de la revisión financiera deben realizar ninguna acción.

Indicando la cuenta de transferencia

Dile a Perk qué cuenta de transferencia (cuenta GL) en tu sistema contable usarás para registrar y conciliar estos pagos. Tu equipo de finanzas usa esto para hacer coincidir los de Perk.declaración de reembolso a la cuenta correcta.

1. En Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos, busque Número de cuenta de transferencia (o campo equivalente) para la empresa.
2. Introduzca o seleccione el código o identificador de la cuenta de transferencia que utiliza su sistema contable para los pagos de reembolso.

Consejo: Utilice una cuenta de transferencia (o subcuenta) específica para los reembolsos, de modo que no mezcle estos pagos con otros tipos de pagos. Esto facilita la conciliación y la preparación para auditorías.

Guardando y confirmando

Confirme que el resumen muestre las empresas, la frecuencia, la moneda y la cuenta de transferencia correctas.

Una vez ahorrado, se realiza el reembolso a las empresas seleccionadas. Los empleados de esas empresas pueden agregar datos bancarios en su perfil (si no lo han hecho ya), y los revisores financieros pueden comenzar a aprobar y Programación de reembolsos de Finanzas > Revisión > Reembolsos.