Cuando se realizan reembolsos Si están habilitadas, los gastos elegibles de bolsillo pueden ser reembolsados ​​a través de Perk. Después de que usted apruebe un gasto, Perk programa el reembolso, paga al empleado y luego factura a la empresa a través de un estado de cuenta de reembolso..

Antes de empezar

• Un administrador de cuenta debe habilitar los reembolsos en Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos.

• El empleado debe añadir sus datos bancarios válidos y su fecha de nacimiento a su perfil de Perk. Perk no puede procesar el reembolso sin esta información.

• Debes tener el Revisor Financiero rol para acceder a la pantalla de revisión y aprobar los reembolsos.

Abriendo la cola de revisiones

1. En Perk, ve a Finanzas > Revisión > Gastos y facturas.
2. Verás los gastos que están en revisión y que son elegibles para reembolso. Generalmente, se trata de gastos de bolsillo que ya han sido aprobados y están pendientes de revisión financiera.

Utilice los filtros (empresa, fecha, remitente, estado) según sea necesario para encontrar los gastos que desea procesar.

Revisar el gasto

1. Abra un gasto y compruebe que cumple con la política: categoría correcta, recibo, importe, objeto de coste (por ejemplo, departamento o proyecto) y cualquier otra norma que utilice su empresa.
2. Confirme que se trata de un gasto de bolsillo que sea reembolsable (por ejemplo, comidas, taxis, gastos imprevistos). Los gastos de viaje, el kilometraje y las dietas no se reembolsan en la versión actual.
3. Si hay algún error, devuelva el gasto con un comentario para que el empleado o la persona que lo aprobó pueda corregirlo. No programe el reembolso hasta que esté correcto.

Nota: Si al empleado le faltan datos bancarios, el pago fallará. El empleado debe actualizar su perfil para recibir el pago, pero aún así puede exportar el gasto para su contabilidad una vez que esté en estado "Listo para exportar".

Aprobar y programar el reembolso

1. Cuando el gasto sea correcto, apruébelo (por ejemplo, apruebe o marque como aprobado en la pantalla de revisión).
2. Cuando se aprueba el reembolso del gasto, pasa a "Listo para exportar" y se programa el reembolso. para la próxima ejecución de pagos. No es necesario elegir una fecha de pago específica: Perk realiza los pagos según la frecuencia establecida en Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (p. ej. semanalmente).

Nota: Los pagos se realizan según un calendario fijo: los pagos semanales se efectúan todos los viernes, los pagos quincenales se efectúan los días 15 y último del mes, y los pagos mensuales se efectúan el último día del mes.

Tras su aprobación, el empleado verá que su reembolso está programado. Perk incluirá este reembolso en el siguiente lote, enviará el pago a la cuenta bancaria del empleado y, posteriormente, lo incluirá en el estado de cuenta de reembolso que se envía a la empresa.

Consultar el estado de un reembolso

1. Ir a Finanzas > Revisar > Reembolsar para ver el estado.

1. Busque etiquetas de estado como programado, tratamiento, o reembolsado.

2. Si un pago falla (por ejemplo, datos bancarios inválidos), el estado se mostrará como Necesita acciónEl empleado debe actualizar su perfil y el reembolso puede intentarse nuevamente en un ciclo posterior. Aún puede exportar el gasto para su contabilidad; Perk solo le cobra a la empresa cuando se completa el pago.

   

   Para obtener más información, consulte Reembolsos en Perk y Establecer el reembolso para los empleadosPara que los pagos coincidan con sus libros, consulte Gestionar y conciliar los reembolsos..

   Para empleados, consulte Reciba el reembolso de sus gastos pagados de forma privada..