Este artículo explica cómo aprobar gastos y programar reembolsos en Perk para que Perk pague a los empleados sus gastos personales. Úselo cuando esté listo para procesar los reembolsos de la cola de revisión.

Revisas los gastos como de costumbre (política, recibo, importe, objeto de coste). Cuando apruebas un gasto y la empresa tiene activados los reembolsos, lo programas para el siguiente ciclo de pagos. Perk abona el importe en la cuenta bancaria del empleado en nombre de la empresa y, posteriormente, le factura mediante un estado de cuenta de reembolso.

Antes de empezar

• Los reembolsos deben configurarse para la empresa (por un administrador de cuenta en Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos).
• El empleado debe tener un rol activo en Perk. Los usuarios sin acceso no pueden enviar gastos ni recibir reembolsos.
• El empleado debe tener datos bancarios válidos en su perfil de Perk (y, para los empleados fuera de los EE. UU., una fecha de nacimiento); de lo contrario, el pago no se podrá enviar o podría fallar.
• Necesitas el rol de revisor financiero para ver Finanzas > Revisión > Reembolso y para programar reembolsos.

Abriendo la cola de revisiones

1. En Perk, ve a Finanzas > Revisión > Gastos y facturas.
2. Verás los gastos que están en revisión y que son elegibles para reembolso. Generalmente, se trata de gastos de bolsillo que ya han sido aprobados y están pendientes de revisión financiera.

Utilice los filtros (empresa, fecha, remitente, estado) según sea necesario para encontrar los gastos que desea procesar.

Revisar el gasto

1. Abra un gasto y compruebe que cumple con la política: categoría correcta, recibo, importe, objeto de coste (por ejemplo, departamento o proyecto) y cualquier otra norma que utilice su empresa.
2. Confirme que se trata de un gasto de bolsillo que sea reembolsable (por ejemplo, comidas, taxis, gastos imprevistos). Los gastos de viaje, el kilometraje y las dietas no se reembolsan en la versión actual.
3. Si hay algún error, devuelva el gasto con un comentario para que el empleado o la persona que lo aprobó pueda corregirlo. No programe el reembolso hasta que esté correcto.

Nota: Si los datos bancarios del empleado faltan o son inválidos, el gasto aún podría aprobarse y programarse, pero el pago fallará y el empleado deberá actualizar su perfil. Aún puede exportar el gasto para contabilidad una vez que esté en estado "Listo para exportar".

Aprobar y programar el reembolso

1. Cuando el gasto sea correcto, apruébelo (por ejemplo, apruebe o marque como aprobado en la pantalla de revisión).
2. Cuando se aprueba el reembolso del gasto, pasa a "Listo para exportar" y se programa el reembolso. para la próxima ejecución de pagos. No es necesario elegir una fecha de pago específica: Perk realiza los pagos según la frecuencia establecida en Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (p. ej. semanalmente).

Cuando Perk ejecuta cada ciclo de pago:

Semanalmente: todos los viernes a las 11:00 a. m. UTC
Cada dos semanas: el día 14 y el último día de cada mes a las 11:00 a. m. UTC
Mensual: el último día del mes a las 11:00 a. m. UTC

No hay límite de tiempo; se incluyen los gastos aprobados antes de que comience el proceso. Una vez activados, los pagos tardan hasta T+1 día hábil (Reino Unido y EE. UU.) o T+2 días hábiles (UE) en llegar; los días festivos y los fines de semana no se incluyen en este plazo. No se admiten pagos puntuales; si un gasto no se incluye en un pago programado, se procesará en el siguiente.

Tras su aprobación, el empleado verá que su reembolso está programado. Perk incluirá este reembolso en el siguiente lote, enviará el pago a la cuenta bancaria del empleado y, posteriormente, lo incluirá en el estado de cuenta de reembolso que se envía a la empresa.

Solución de problemas relacionados con los reembolsos

En Finanzas > Revisión > Reembolso (o en la lista de reembolsos o gastos), puede ver el estado del reembolso; por ejemplo, programado, en procesamiento o reembolsado.

Faltan datos bancarios o son incorrectos.

Lo que ve: El reembolso no se puede procesar porque no hay ninguna cuenta bancaria válida del empleado registrada.

Qué hacer: Consiga que el empleado Añade o corrige tus datos bancarios en su perfil.La cuenta debe estar a su nombre. Una vez hecho esto, el reembolso se incluirá automáticamente en el próximo pago programado.

El gasto supera el límite de reembolso.

Lo que verá: Un mensaje que indica que el gasto supera el límite de reembolso (por ejemplo, más de 10.000 en la moneda de su empresa).

Qué hacer: Los gastos que superen el límite no se pueden pagar mediante el reembolso de Perk. Debes reembolsar estos gastos utilizando tu proceso contable habitual (es decir, transferencia bancaria manual o nómina).

Las reservas que se pagaron a Perk no se pueden reembolsar en Perk.

Lo que ves: Un mensaje que indica que el gasto pagado a Perk no puede ser reembolsado.

Qué hacer: Debes reembolsar al empleado de otra manera, por ejemplo, mediante transferencia bancaria manual o a través de la nómina. El gasto tendrá una alerta en tu cola de revisión que indica que no se reembolsará a través de Perk, junto con el motivo.

Se ha superado el límite de crédito de la empresa; no se pueden procesar más pagos.

Lo que ves: Un mensaje que indica que los pagos no se pueden procesar en este momento porque se ha alcanzado tu límite de crédito (o similar).

Qué hacer: Debe ponerse en contacto con Perk para ajustar el límite o liquidar el saldo antes de realizar cualquier otro reembolso.

Aún puedes exportar el gasto para tu contabilidad; Perk solo cobra a la empresa cuando se completa el pago.