Este artículo describe cómo vincular los pagos de Perk con tu contabilidad y conciliar los reembolsos en tu sistema contable. Úsalo al cerrar un período y cuando necesites conciliar la actividad de reembolsos con tu cuenta de transferencias.

Necesitas acceso a Finanzas > Revisión > Reembolsos y al estado de cuenta de reembolso que envía Perk.

Una vez que Perk paga a los empleados en nombre de tu empresa, emite un estado de cuenta de reembolso que detalla dichos pagos. Tu tarea consiste en verificar el estado de los pagos en Perk, exportar los gastos, cotejarlos con el estado de cuenta de reembolso y conciliar todo con la cuenta de transferencia configurada para el reembolso.

Cómo funcionan las solicitudes de reembolso

Comprender qué representa la cuenta de transferencias simplifica el resto de este artículo.

Cuando Perk reembolsa a un empleado en su nombre, la obligación de su empresa no desaparece, sino que se traslada. Ya no le debe nada al empleado, sino a Perk.

Perk registra una entrada en el diario por cada gasto:

• Débito: la cuenta de gastos, por el costo
• Abono: a su cuenta de transferencia, por el importe adeudado

Por lo tanto, su cuenta de transferencias acumula un crédito por cada gasto reembolsado durante el período.

La cuenta de transferencia es una cuenta de pasivo, no un registro de un pago completado. Un saldo en ella significa que el importe aún se debe a Perk.

Nada liquida ese saldo automáticamente. Usted mismo lo liquida, registrando el cargo de Perk en la cuenta de transferencia cuando llegue a su cuenta bancaria. Esto se explica en Registro y conciliación en su sistema contable abajo.

Esto tiene dos consecuencias útiles:

• El saldo de la cuenta de transferencia en cualquier momento constituye su obligación de reembolso pendiente, siempre que registre los cargos de Perk en dicha cuenta a medida que se reciban. No es necesario calcularlo por separado ni registrar una provisión adicional.
• Al final del período, incluido el final del año, ese saldo ya constituye su pasivo. Los gastos exportados en diciembre y cargados por Perk en enero figurarán en la cuenta de transferencia al 31 de diciembre, correctamente indicados. No se requiere ningún ajuste manual ni reversión en enero.

Antes de empezar

• Se deben configurar los reembolsos para la empresa, incluida la cuenta de transferencia utilizada para la conciliación.
• Usted configura la cuenta de transferencia por entidad legal. Si su empresa tiene más de una entidad legal que utiliza reembolsos, cada una necesita su propia cuenta de transferencia configurada, y cada cuenta debe existir en el plan de cuentas de esa entidad.
• Los reembolsos deben haber sido programados y procesados. Algunos pueden haber sido pagados, otros pueden haber fallado o requerir alguna acción.
• Necesitas acceso a Finanzas > Revisión > Reembolsos y al estado de cuenta de reembolso que Perk envía, por correo electrónico o en el área de facturación, según tu configuración.

Consultar el estado de pago en Perk

1. En Perk, ve a Finanzas > Revisión > Reembolsos.
2. Revise el estado de pago para el período que está conciliando: Reembolsado, En procesamiento, Programado o Necesita acción.

Reembolsado significa que el dinero se ha enviado a la cuenta bancaria del empleado. Requiere acción generalmente significa que el empleado debe corregir algo, por ejemplo, sus datos bancarios, antes de que se pueda realizar el pago. Perk solo le cobra a su empresa cuando se completa un pago.

Gastos en "Necesita acción"

Precaución: Antes de exportar, tenga en cuenta lo que sucede si el pago no se realiza correctamente. La exportación registra el importe en su cuenta de transferencias. Si el pago se cancela posteriormente o no se completa, Perk no le cobrará nada a su empresa y no revierte el registro automáticamente. El importe permanece en su cuenta de transferencias sin ningún cargo de Perk que deba compensar.

Si exporta gastos cuyos pagos aún están pendientes, realice un seguimiento y revierta el asiento contable en su sistema si el pago no se realiza. Si prefiere evitarlo, resuelva los elementos pendientes antes de exportar.

Utilice esta vista para confirmar qué reembolsos se pagaron durante el período y para detectar aquellos que no se efectuaron o están pendientes.

Cancelación de un reembolso

Los administradores financieros pueden cancelar un reembolso antes de que se transfiera el dinero, en lugar de dejarlo bloqueado o abrir un ticket de soporte.

1. Abra el reembolso en Finanzas > Revisión > Reembolsos.
2. Seleccione Cancelar reembolso. Esta opción está disponible cuando el reembolso está Programado (en espera de pago) o Requiere acción (el pago falló).
3. Seleccione un motivo de cancelación y confirme.

Precaución: No es posible cancelar una vez que el pago llega a la fase de Procesamiento o Reembolso. El estado de exportación no afecta esto: un gasto exportado aún puede cancelarse si su reembolso aún está pendiente. Programado o Requiere acciónUna vez que el pago está en tránsito o liquidado, el reembolso ya no se puede cancelar en Perk.

Cómo obtener el estado de cuenta de reembolso de Perk

Perk emite un estado de cuenta de reembolso para el período correspondiente. El estado de cuenta detalla los pagos realizados (y posiblemente información relacionada, como identificadores de gastos, importes y beneficiarios) para que pueda cotejarlos con sus registros.

1. Obtén el estado de cuenta de reembolso del período que estás conciliando. Puede que esté disponible en la sección de facturación de Perk o que se haya enviado a tu correo electrónico de facturación o finanzas; sigue el procedimiento de tu empresa.
2. Abre el extracto y confirma que la lista de pagos y totales coincide con lo que esperas del estado de pago en Perk.

Si falta algo o no coincide, soluciónelo (por ejemplo, compruebe si hay pagos retrasados ​​o pagos fallidos que aparecerán en un extracto posterior) antes de registrarlo en su libro mayor.

Exportar gastos y cotejarlos con el estado de cuenta.

El estado de cuenta de reembolso es la fuente fidedigna de lo que Perk pagó y lo que Perk le está cobrando a su empresa.

Concilie línea por línea, o por lotes si su proceso se basa en lotes, para que cada pago que aparezca en el extracto se contabilice en su exportación y en sus libros contables.

1. Exporta los gastos de Perk correspondientes al mismo período. Utiliza la exportación que incluya los identificadores de gastos, los importes, las fechas y cualquier campo que necesites para tu libro mayor, como el objeto de coste o el proyecto.
2. Compare los gastos exportados con el estado de cuenta de reembolso. Cada pago en el estado de cuenta debe corresponder a uno o más gastos programados y pagados en ese período.

Una nota sobre la sincronización

Los gastos se exportan cuando se marcan como listos para exportar, independientemente del ciclo de pago. Un gasto puede exportarse antes de que se haya efectuado su pago.

Esto es normal y no indica ningún error. Es la razón por la que la cuenta de transferencias mantiene un saldo entre la exportación y el cargo de Perk a su banco.

Registro y conciliación en su sistema contable

La forma en que se registra el gasto depende de cómo su empresa exporte desde Perk.

• Si utiliza una integración contable (conector API), Perk registra automáticamente el gasto en su sistema contable cuando se exporta. No necesita volver a registrar esos gastos.
• Si utiliza una exportación basada en archivos, importe el archivo exportado a su sistema contable siguiendo su proceso habitual. El archivo contiene los mismos asientos contables descritos en Cómo funcionan los asientos de reembolso anteriormente.

En ambos casos, siempre te corresponde a ti publicar una entrada: el pago a Perk.

1. Cuando el cargo de Perk llegue a su cuenta bancaria, regístrelo contra la cuenta de transferencia que se configuró para el reembolso en Configuración > Administración de gastos > Reembolsos:

   • Débito: la cuenta de transferencia
   • Crédito: su cuenta bancaria

   Perk cobra una vez por cada ciclo de pago, cubriendo todas las solicitudes de reembolso de ese ciclo. Registra un asiento por cargo, liquidando los créditos acumulados en una sola línea. Utiliza el estado de cuenta de reembolso para ver qué solicitudes de reembolso y qué gastos cubre el cargo.

2. Concilia la cuenta de transferencias. Los movimientos del período deben coincidir con el total del estado de cuenta de reembolso y los gastos exportados registrados en ese período. El saldo restante es lo que Perk ha pagado en tu nombre pero aún no te ha cobrado.

Si utiliza una cuenta de transferencia específica para los reembolsos, toda la actividad de pago de beneficios para esta función debe pasar por esa cuenta para que la conciliación sea clara y auditable.

Consejo: Mantenga el estado de cuenta de reembolso y la exportación en el mismo período, por ejemplo, por fecha de estado de cuenta o fecha de pago, para que su período contable y el período de estado de cuenta de Perk coincidan y la conciliación sea sencilla.

Lo que Perk publica y lo que no publica

Para ser explícitos sobre el límite:

• Perk publica: el costo del gasto y el crédito a su cuenta de transferencia que representa el monto adeudado a Perk.
• Perk no registra: el pago desde tu cuenta bancaria a Perk. Perk no tiene acceso a tu cuenta bancaria, por lo que siempre debes realizar este registro, utilizando el estado de cuenta de reembolso para identificar qué cubre cada cargo.

No es necesario que registres un pasivo aparte para el próximo cargo de Perk. El crédito en tu cuenta de transferencia ya constituye ese pasivo.

Para obtener más información, consulte Reembolsos en Perk, Establecer el reembolso para los empleados, y Enviar un reembolso a un empleado.

Para empleados, consulte Reciba el reembolso de sus gastos pagados de forma privada..