La integración con QuickBooks Online (QBO) conecta Perk con tu cuenta de QBO para que los datos contables se mantengan coherentes en ambos sistemas.

En QBO, las categorías de seguimiento (Clases y Departamentos) solo están disponibles en los planes QBO Plus y Advanced. Si tu cuenta de QBO es Simple Start o Essentials, las categorías de seguimiento no están disponibles y la función de asignación de categorías de seguimiento no se aplica a tu cuenta.

Lo que hace la integración

La integración con QuickBooks Online mantiene sincronizados los datos de gastos entre Perk y QBO. Una vez conectados, los administradores pueden importar los datos maestros de contabilidad de QBO a Perk, sincronizar los empleados entre ambas plataformas y exportar los gastos de Perk a QBO. Esta integración está diseñada para administradores de empresas y usuarios de finanzas que gestionan la contabilidad de gastos en QBO.

Cómo fluyen los datos entre Perk y QBO

Los datos se mueven en dos direcciones entre Perk y QBO:

• Importar (QBO → Perk): Las categorías contables, los tipos impositivos y las categorías de seguimiento se importan de QBO a Perk para mantener la coherencia de los datos maestros.
• Sincronización (QBO ↔ Ventaja): Los empleados registrados en Perk se conectan con los proveedores en QBO mediante su dirección de correo electrónico.
• Exportar (Perk → QBO): Los gastos aprobados se transfieren de Perk a QBO, incluyendo la categoría, los impuestos, el objeto de costo y los datos adjuntos.

La integración utiliza OAuth para la autenticación, por lo que no se comparten contraseñas entre sistemas. Cada empresa conecta su propia cuenta de QBO por separado, y desconectar QBO no afecta a los datos históricos ya exportados.

Importación de datos contables desde QBO

Perk importa tres tipos de datos maestros desde QBO.

Categorías contables

El plan de cuentas de QBO es la fuente de las categorías de gastos de Perk. Se pueden importar todos los tipos de cuenta, y las cuentas de gastos vienen preseleccionadas por defecto. Las cuentas bancarias están excluidas. Los administradores eligen qué cuentas incluir.

Tasas impositivas

Perk importa los tipos impositivos de QBO mediante su ID de QBO. La importación de tipos impositivos es más relevante para cuentas fuera de EE. UU.: las cuentas de QBO de EE. UU. no incluyen los tipos impositivos de compra, por lo que puede omitir este paso si su empresa opera únicamente en EE. UU.

Categorías de seguimiento (Clases y Departamentos)

QBO utiliza dos dimensiones de seguimiento: Clases y Departamentos. QBO también se refiere a los Departamentos como Ubicaciones, Divisiones o Unidades de Negocio, según la configuración de su cuenta. Puede importar ambos a Perk, donde se asignan a diferentes campos:

• Las clases se corresponden con los objetos de coste de las ventajas.
• Los departamentos se corresponden con los campos personalizados de Perk.

La tabla que aparece a continuación muestra el conjunto completo de atributos importados desde QBO y dónde aparecen en Perk.

Nota: La importación de clases desde QBO no asigna automáticamente un propietario de objeto de coste en Perk. Tras la importación, los propietarios de los objetos de coste deben asignarse manualmente en Perk.

Sincronización de empleados entre Perk y QBO

La sincronización de empleados vincula a los proveedores de QBO con las cuentas de usuario existentes de Perk; no crea usuarios en Perk. Los empleados deben existir previamente en Perk para que la sincronización pueda vincularlos con los proveedores de QBO.

Perk compara las direcciones de correo electrónico de los proveedores en QBO con las de los usuarios en Perk. Cuando encuentra una coincidencia, Perk vincula al usuario con el proveedor correspondiente en QBO. Los proveedores que no tienen una dirección de correo electrónico en QBO no se pueden vincular y no se sincronizarán.

Los administradores pueden aprovisionar usuarios en Perk de tres maneras: automáticamente mediante una integración SCIM, mediante una integración con un sistema de información de recursos humanos como BambooHR o Workday, o manualmente.

Nota: La sincronización de empleados no determina la asignación de gerentes. Una vez que los empleados se vinculan con los proveedores de QBO, se deben asignar gerentes en Perk, ya sea mediante una integración con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) o manualmente por un administrador.

Exportar gastos a QBO

Estos tipos de gastos se pueden exportar de Perk a QBO:

• Gastos pagados de forma privada
• Gastos de tarjeta
• gastos de viaje
• Notas de crédito

Nota: Para exportar los gastos de la tarjeta, configure una cuenta de transferencia en Configuración > Configuración de gastos > Reservas de viajes antes de la exportación.

Cada gasto exportado incluye los siguientes datos en QBO:

Las notas de crédito admiten tanto clases como departamentos en las exportaciones; ambos campos aparecen en las exportaciones de notas de crédito.

Multidivisa

Las cuentas de QBO pueden funcionar en modo de una sola moneda o de varias monedas, y Perk admite ambas opciones:

• Cuenta QBO de una sola moneda: Los gastos siempre se registran en la moneda base de la empresa.
• Cuenta QBO multidivisa: Los gastos se pueden registrar en cualquier moneda. La moneda de registro se controla mediante la configuración de Moneda de registro en Perk, en Configuración > Empresas > Empresa > Configuración de gastos de la empresa > Moneda de registro.

Los recibos adjuntos se exportan automáticamente junto con los gastos; no es necesario realizar ningún paso adicional.

Para obtener instrucciones de configuración, consulte Configura la integración con QuickBooks Online.