Antes de empezar

Antes de configurar la integración con QuickBooks Online, asegúrese de tener lo siguiente:

• Un plan Perk Premium o Pro.
• Acceso de administrador tanto a Perk como a tu cuenta de QBO.
• Todos los empleados que envían gastos ya creados en Perk. La sincronización de empleados vincula a los usuarios existentes de Perk con los proveedores de QBO; no crea nuevos usuarios en Perk.
• A cada proveedor de QBO se le asignó una dirección de correo electrónico. Los proveedores que no tengan una dirección de correo electrónico no podrán vincularse con los usuarios de Perk.

Para obtener más información sobre esta integración, consulte Integración con QuickBooks Online para el control de gastos.

Conectar QuickBooks Online

La integración con QuickBooks Online utiliza OAuth para la autenticación, por lo que no se comparten contraseñas entre sistemas. La conexión se configura por entidad: cada empresa conecta su propia cuenta de QBO por separado.

1. En Volver a conectar para sincronizar los datos de fuera de la oficina, haz clic en Volver a conectar.
2. Seleccione las Integraciones pestaña.
3. Busque QuickBooks Online y seleccione Conectar.
4. Inicie sesión en su cuenta de QBO cuando se le solicite y autorice la conexión.

Una vez conectado, puede desconectar QBO en cualquier momento sin que ello afecte a los datos históricos ya exportados.

Importación de datos contables

Una vez conectado QBO, importe sus datos maestros de contabilidad a Perk. Puede importar categorías contables, tasas impositivas y categorías de seguimiento.

Importación de categorías contables

1. En Perk, ve a Configuración > Configuración de gastos > Categorías de gastos.
2. Seleccione Importar desde QuickBooks Online.
3. Revise las cuentas que aparecen en su Plan de cuentas de QBO. Las cuentas de tipo gasto están preseleccionadas por defecto. Las cuentas bancarias están excluidas.
4. Selecciona las cuentas que deseas usar en Perk y, a continuación, confirma la importación.

Tasas de impuestos a la importación

Nota: Las cuentas QBO de EE. UU. no incluyen impuestos sobre las compras. Si su empresa opera únicamente en EE. UU., omita este paso.

1. En Perk, ve a Configuración > Configuración de gastos > Tasas de impuestos.
2. Seleccione Importar desde QuickBooks Online.
3. Confirma la importación. Perk importa las tasas impositivas según su ID de QBO para mantener la coherencia en la gestión de impuestos entre ambos sistemas.

Importación de categorías de seguimiento (Clases y Departamentos)

Nota: Las clases y los departamentos solo están disponibles en los planes QuickBooks Online Plus y Advanced. Si su cuenta de QBO es Simple Start o Essentials, omita esta sección.

QBO utiliza dos dimensiones de seguimiento —Clases y Departamentos— que se corresponden con diferentes campos en Perk:

• Las clases se corresponden con los objetos de coste de las ventajas.
• Los departamentos se corresponden con los campos personalizados de Perk. QBO también puede llamar a los departamentos "Ubicaciones", "Divisiones" o "Unidades de negocio", según la configuración de su cuenta.

1. En Perk, ve a Configuración > Configuración de gastos > Objetos de costo.
2. Seleccione Importar desde QuickBooks Online para importar clases como objetos de coste.
3. Ve a Configuración > Configuración de gastos > Campos personalizados.
4. Seleccione Importar desde QuickBooks Online para importar departamentos como campos personalizados.

Nota: La importación de clases no asigna automáticamente un propietario de objeto de coste en Perk. Tras la importación, asigne manualmente los propietarios de los objetos de coste en Perk.

Mapeo de clases y departamentos

La forma de configurar los objetos de costo y los campos personalizados en Perk depende de las dimensiones de seguimiento que utilice su cuenta de QBO. Siga el escenario que corresponda a su configuración.

Advertencia: Si su cuenta de QBO utiliza solo Departamentos (sin Clases), debe activar No exportar objetos de coste En Perk, antes de realizar cualquier exportación. Sin esta configuración, todas las exportaciones fallarán.

Para activar No exportar objetos de coste:

1. En Perk, ve a Configuración > Configuración de gastos.
2. Activar No exportar objetos de coste.

Nota: Esta configuración controla si los datos del objeto de costo se incluyen en la exportación de QBO. No elimina la necesidad de asignar un objeto de costo a un gasto en Perk.

Modo de asignación de clase

En QBO, puede configurar clases para que se asignen por partida individual o a toda la transacción, controladas por la clase Asignar clase Configuración en QBO. Si QBO está configurado en Una a toda la transacción Si un gasto en Perk tiene más de un objeto de coste, la exportación fallará.

Para evitar esto, haga una de las siguientes cosas:

• Cambiar la clase Asignar Configuración en QBO para permitir la asignación por línea de artículo.
• Asegúrese de que cada gasto tenga solo 1 objeto de costo antes de exportar.

Sincronización de empleados

La sincronización de empleados vincula a los proveedores de QBO con las cuentas de usuario de Perk existentes mediante la comparación de direcciones de correo electrónico. Los empleados deben existir previamente en Perk para poder sincronizarse.

1. En Perk, ve a Configuración > Integraciones > QuickBooks Online.
2. Seleccionar Sincronizar empleados.
3. Revisa las coincidencias y confirma la sincronización.

Advertencia: Los gastos de los empleados que no estén vinculados a un proveedor de QBO no se exportarán. Asegúrese de que todos los empleados que presenten gastos estén sincronizados con un proveedor de QBO antes de realizar la exportación.

Nota: La sincronización de empleados no asigna gerentes de línea. Después de sincronizar, asigne gerentes de línea en Perk, ya sea mediante una integración con un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o manualmente.

Gastos de exportación

Puedes exportar los siguientes tipos de gastos de Perk a QBO:

• Gastos pagados de forma privada
• Gastos de tarjeta
• gastos de viaje
• Notas de crédito

Nota: Para exportar los gastos de la tarjeta, configure una cuenta de transferencia en Configuración > Configuración de gastos > Reservas de viaje antes de la exportación.

1. En Perk, ve a Gastos área y seleccione los gastos que desea exportar.
2. Seleccione Exportar a QuickBooks Online.
3. Confirme la exportación.

Los recibos y los documentos adjuntos se exportan automáticamente junto con cada gasto; no es necesario realizar ningún paso adicional.

Exportaciones en múltiples divisas

Si tu cuenta de QBO utiliza el modo multidivisa, la divisa de contabilización de cada gasto se controla mediante la configuración de Divisas en Configuración > Empresas > Empresa > Configuración de gastos de la empresa > Divisas de contabilización. Si tu cuenta de QBO es de divisa única, los gastos siempre se contabilizan en la divisa base de la empresa.

Solución de problemas de exportación

Si falla una exportación, compruebe las siguientes causas comunes: