Este artículo te ayudará a descubrir por qué los datos de Xero no aparecen en Perk, por qué un gasto no se exportó a Xero y cómo solucionarlo. Explica cómo comprobar el estado de sincronización, las causas más comunes de errores de exportación y el significado de cada mensaje de error.
Rol: Los administradores de cuenta pueden realizar estas tareas.
Los empleados ven mensajes de error de exportación en sus gastos, y algunos de estos mensajes requieren que un empleado corrija el gasto. Este artículo le indica quién debe intervenir para que pueda solicitarle ayuda. Para obtener instrucciones de configuración, consulte Configurar la integración de Xero para los gastos de Perk.
Comprobando el estado de sincronización
La integración de Xero para los gastos de Perk muestra qué datos importó Perk de Xero, cuáles fallaron y cuándo se realizará la próxima sincronización en la página de Configuración de importación. Revísala primero si los datos parecen estar desactualizados.
Leyendo el resumen de importación
La configuración de importación muestra una tarjeta para cada tipo de datos que Perk importa desde Xero: cuentas (incluidas las tarjetas de empresa), categorías de seguimiento (objetos de coste y campos personalizados), tipos impositivos y contactos.
Cada tarjeta muestra:
- El número total de registros importados.
- Número de registros que no se pudieron importar, con un enlace a los errores.
- Un enlace a los datos correspondientes en Perk.
- Un enlace para editar la configuración de importación.
La tarjeta de contactos muestra cuántos usuarios de Perk coincidieron con un contacto de Xero y cuántos no, con un enlace a Empleados.
Corrección de errores de importación
Cuando una tarjeta de importación muestre un error, selecciónela para abrir el panel Registro de errores de importación. El panel muestra los problemas de importación agrupados por tipo de datos y tipo de error. Cada error muestra el tipo de datos, el registro afectado (si está disponible), el motivo, una acción sugerida y una marca de tiempo. Al corregir un error, Perk lo elimina de la lista.
La siguiente tabla enumera los errores de importación más comunes. Pueden aparecer otros errores, así que siga las instrucciones que se muestran para cada uno.
Errores que usted corrige como administrador
| Error | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Discrepancia de datos entre Xero y Perk | El correo electrónico de un usuario de Perk no coincide con el correo electrónico de su contacto en Xero, por lo que Perk no puede vincularlos. | Actualiza el correo electrónico en Perk o Xero para que coincida. Luego, selecciona Importar ahora para comprobar que el error se haya solucionado. |
| Cuenta no encontrada | Perk tiene una tarjeta de empresa, pero Xero no tiene una cuenta equivalente. | Agrega la cuenta en Xero o actualiza la tarjeta en Perk. Luego, selecciona Importar ahora para comprobar que el error se haya solucionado. |
Errores que debe esperar o reportar
| Error | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Problema con Xero o con el proveedor | Xero (el proveedor) no respondió a tiempo. | Espera y vuelve a intentarlo más tarde. Si el error persiste, ponte en contacto con Atención al Cliente. |
| Fallo de importación interna | Se produjo un error en la importación por una razón que Perk no preveía. El equipo de Perk está investigando el problema. | No tienes que hacer nada. |
Refrescante con Importación ahora
La opción Importar ahora actualiza inmediatamente todos tus datos de Xero en Perk, para que no tengas que esperar a la siguiente sincronización. Selecciónala en la tarjeta del historial de importación después de realizar algún cambio en Xero o Perk. Perk te enviará un correo electrónico cuando finalice la importación.
Después de usar Importar ahora, no podrás volver a usarlo durante 1 hora. Durante ese tiempo, el botón estará desactivado y Perk te indicará que aún no está disponible. Perk también lo desactivará si tu conexión a Xero no lo permite y te explicará el motivo.
Si la primera sincronización tras conectar Xero parece quedarse bloqueada, espere unas horas (puede tardar ese tiempo). A continuación, revise el historial de importación, la hora de la próxima sincronización y el panel de registros de errores de importación. Corrija los errores y seleccione «Importar ahora». Si tras varias horas las categorías de gastos, los objetos de coste y los tipos impositivos siguen sin aparecer, póngase en contacto con Atención al Cliente.
Historial de importación de la lectura
La tabla de historial de importaciones muestra las últimas 5 importaciones de su empresa, con la fecha y hora, el número de registros procesados, el número de errores y el tipo de sincronización. Debajo de la tabla, Perk muestra la próxima hora de sincronización programada y un mensaje si las sincronizaciones fallan. Si necesita volver a conectar Xero, Perk no añade las sincronizaciones fallidas al historial.
Solucionando problemas de exportación
Un gasto puede no exportarse correctamente de Perk a Xero por varias razones comunes. Comencemos con estas tres, que son las que causan la mayoría de los fallos: un usuario de Perk sin un contacto coincidente en Xero, un tipo impositivo sobre las ventas aplicado al gasto y la falta de una cuenta de transferencia para los gastos de viaje.
Problemas que no muestran un mensaje claro
| Problema | Por qué sucede | Qué hacer |
|---|---|---|
| El correo electrónico no coincide con un contacto de Xero. | Perk vincula a cada usuario con un contacto de Xero mediante su correo electrónico. Si los correos electrónicos son diferentes, Perk no puede registrar el gasto en Xero. | Asegúrate de que el usuario exista tanto en Perk como en Xero con la misma dirección de correo electrónico. Si el contacto de Xero ya existía antes de añadir al usuario en Perk, edita cualquier campo del contacto en Xero, como el número de teléfono, y guarda los cambios. La siguiente sincronización los sincronizará automáticamente. |
| Tasa de impuesto sobre las ventas aplicada al gasto | Xero asigna a las facturas de venta un código de IVA repercutido. Xero rechaza estas tasas en los gastos. | En Configuración de importación, desactive la opción Tipos impositivos de SALIDA. Pida al empleado que seleccione un tipo impositivo para la compra aplicada al gasto y, a continuación, vuelva a exportar. |
| No hay ninguna cuenta bancaria en Xero para gastos de tarjeta o de viaje. | Perk registra los gastos de tarjeta y de viaje en Xero como transacciones de "Gastos", para lo cual se necesita una cuenta bancaria en Xero. Perk no lo comprueba durante la configuración, por lo que solo te enteras al exportar los datos. | Agrega una cuenta bancaria en Xero. Luego, exporta nuevamente. |
| No se permite ninguna cuenta de transferencia para gastos de viaje. | Perk necesita una cuenta de transferencia para saber a qué cuenta bancaria de Xero debe registrar los gastos de viaje. | En Perk, ve a Configuración > Configuración de gastos > Reservas de viaje y configura la cuenta de transferencia. Luego, exporta de nuevo. |
| Categoría de gasto u objeto de coste creado en Perk | Perk no puede vincular las categorías y los objetos de coste que hayas creado en Perk con ningún elemento de Xero. Las exportaciones que los utilicen fallarán. | Utilice únicamente categorías y objetos de coste importados de Xero. Si falta alguno, compruebe la configuración de importación y seleccione Importar ahora. |
| Campo personalizado creado en Perk | Perk no puede vincular los campos personalizados que creaste en Perk con ningún elemento de Xero. Perk omite sus valores en la exportación, pero esta se realiza correctamente. | Utilice únicamente campos personalizados y valores importados de Xero. |
| Cuenta eliminada o archivada en Xero | Perk no detecta cuándo eliminas o archivas una cuenta en Xero, por lo que la categoría de gastos permanece activa. Las exportaciones que la utilizan fallan. | Desactive la categoría de gastos en Perk. Luego, pídale al empleado que elija una categoría diferente y vuelva a exportar. |
Para problemas que muestran un mensaje de error en el gasto, consulte "Lectura de mensajes de error de exportación".
Cuando falla una exportación, Perk muestra un mensaje en el gasto según lo que Xero o la integración informaron. En los mensajes a continuación, Xero es el nombre de la integración y {model} es el registro involucrado, como un contacto, una cuenta o una tasa impositiva.
Mensajes que un empleado corrige
Mensaje
| Qué significa | Qué hacer | A tu informe de gastos le falta un campo obligatorio en Xero: {model} Por favor, revísalo y vuelve a intentarlo. |
|---|---|---|
| Un campo obligatorio del informe de gastos está vacío. | Agregue el campo que falta y luego exporte nuevamente. | Es posible que este gasto ya exista en Xero. Compruebe si hay duplicados antes de volver a intentarlo. |
| Xero considera que el gasto es un duplicado. | Comprueba si hay duplicados en Xero. Elimínalos o confirma que deberían estar ahí y vuelve a exportarlos. | No se pudo registrar su gasto en Xero. Revise los datos e inténtelo de nuevo. |
| Xero rechazó el gasto por un motivo general. | Comprueba que el gasto cumpla con los requisitos de Xero y, a continuación, vuelve a exportarlo. | Mensajes que un empleado o administrador corrige |
Mensaje
| Qué significa | Qué hacer | Se envió un valor no válido para {model} Comprueba la configuración de tu Xero. |
|---|---|---|
| Xero no acepta un valor para el gasto, como una categoría de seguimiento o una tasa de impuesto sobre las ventas. | Corrija el valor (por ejemplo, seleccione una categoría de seguimiento válida o un tipo impositivo de compra) y, a continuación, vuelva a exportar. | Se envió un tipo de valor no válido para {model} Comprueba la configuración de tu Xero. |
| Un campo tiene un tipo de valor incorrecto. | Corrige el valor del gasto y vuelve a exportar. | Mensajes que un administrador soluciona |
Mensaje
| Qué significa | Qué hacer | No pudimos encontrar una coincidencia {model} En Xero. Comprueba tu configuración de Xero. |
|---|---|---|
| El contacto, la cuenta o la categoría que utiliza el gasto no existe en Xero. | Crea o importa el registro en Xero y luego expórtalo de nuevo. Si se eliminó una cuenta en Xero, consulta la sección "Cuenta eliminada o archivada en Xero" anterior. | Tu conexión con Xero ha caducado. Vuelve a conectarte desde Configuración. |
| La conexión de Xero con Perk ha caducado o necesita volver a vincularse. | Vuelva a conectar Xero en Configuración > Integraciones. | Mensajes que deben esperarse o reportarse |
Mensaje
| Qué significa | Qué hacer | Se han realizado demasiadas solicitudes a Xero. Inténtalo de nuevo más tarde. |
|---|---|---|
| Has alcanzado el límite de solicitudes de Xero. | Espera y vuelve a exportar. No necesitas cambiar ninguna configuración. | Se ha producido un error inesperado. Nuestro equipo ya ha sido notificado. |
| Un error interno que no puedes solucionar. | No es necesario que hagas nada. Ponte en contacto con Atención al Cliente si el problema persiste. | Mensajes de Xero |
Xero revisa cada gasto antes de aceptarlo. Para dos cheques, Perk muestra su propio mensaje. Para todos los demás, Perk muestra el mensaje de Xero palabra por palabra.
Mensaje
| Qué significa | No se pudo asociar al empleado con un usuario válido de Xero. Por favor, verifique la asignación de usuarios. |
|---|---|
| Xero no pudo encontrar un usuario válido para el gasto. Verifique que el correo electrónico del empleado coincida con su contacto en Xero. | Xero rechazó la solicitud por falta de permisos. Por favor, verifique las credenciales de integración de Xero. |
| La conexión con Xero no tiene los permisos necesarios. Vuelva a conectar Xero en Configuración > Integraciones. | Cualquier otro mensaje de Xero |
| Perk lo muestra exactamente como lo devuelve Xero. |