La asignación de habitaciones es el proceso para distribuir a los participantes de un evento en habitaciones de hotel para una reserva grupal en Perk Events. Existen tres maneras de completar un bloque de habitaciones: usted mismo asigna las habitaciones, Perk Events las asigna automáticamente o los participantes eligen su propia habitación una vez que active esta opción. Este artículo explica las tres opciones, además de cómo confirmar el bloque de habitaciones antes del pago.

Tres maneras de asignar habitaciones

Perk Events te ofrece tres maneras de completar un bloque de habitaciones. — el conjunto de habitaciones de hotel reservadas para su grupo:

• Asignación manual (gestor de eventos)Tú mismo eliges a un participante y lo ubicas en una sala específica en un día específico.
• Autoasignación (gestor de eventos): al activar una acción, Perk Events asigna a cada participante asistente a una sala de inmediato.
• Autoselección del participante (participante)Los participantes eligen su propia habitación o compañero de habitación, pero solo una vez que el organizador del evento active esta opción para la reserva.

Con asignación manualPara ello, eliges a un participante y lo ubicas en una sala específica en un día determinado. Perk Events busca primero una sala vacía. Si no la encuentra, utiliza una que ya tenga espacio, manteniendo a los compañeros de habitación del mismo género cuando se conoce. Si no se dispone de datos de género, utiliza cualquier sala con espacio disponible.

Con asignación automáticaPerk Events asigna a todos los participantes a las habitaciones disponibles en una sola acción. Calcula las noches que cada participante necesita a partir de sus reservas de viaje reales (vuelos y trenes) cuando estos datos están disponibles, y recurre a las fechas estándar del evento de la reserva grupal cuando no lo están. La asignación automática primero intenta con habitaciones que cubran la estancia completa del participante. Solo si no hay ninguna disponible, utiliza habitaciones que cubran parte de la estancia, y mantiene las habitaciones dobles del mismo sexo cuando se dispone de datos de género.

Con autoselección del participante, también llamada selección de compañero de habitaciónLos participantes eligen su propia habitación o compañero de habitación en lugar de que usted los asigne. Esta opción está desactivada por defecto; el organizador del evento debe activarla al realizar la reserva. Una vez activada, los participantes pueden elegir compartir habitación por su cuenta, y cualquier participante que usted o la asignación automática no hayan asignado previamente podrá elegir su propia habitación.

Puedes ver el mismo bloque de habitaciones de dos maneras:

• Vista de calendario: muestra el bloque de habitaciones por día, con una columna por fecha y el número de habitaciones disponibles en cada una.
• Opinión del participanteMuestra el bloque de habitaciones por persona, para que pueda ver de un vistazo el estado de asignación de cada participante, incluyendo quién fue asignado manualmente, automáticamente o eligió su propia habitación.

Ambas vistas se encuentran dentro de la Gestionar asignación de salas La pantalla es para la reserva de grupo, y puedes alternar entre ellas en cualquier momento usando el interruptor en la parte superior de la pantalla.

Activar la selección de compañeros de habitación para los participantes.

La opción de selección de compañero de habitación permite a los participantes elegir directamente su habitación o compañero de habitación, en lugar de que un organizador del evento se los asigne. Esta opción está desactivada por defecto para las reservas de grupo.

1. Ve a Eventos > Reservas > [Tu reserva] > Ver.
2. Encuentra la opción para seleccionar compañero de habitación en tu reserva.
3. Activar la selección de compañero de habitación.
4. Informe a los participantes que ahora pueden elegir su propia habitación o compañero de habitación; por ejemplo, compartiendo el enlace de la reserva para los participantes.

Asignación manual de habitaciones

Utilice la asignación manual cuando desee ubicar usted mismo a participantes específicos en salas específicas; por ejemplo, para atender una solicitud o para solucionar el problema de un participante que no ha sido asignado.

1. Vaya a Eventos > Reservas de grupo > [Su reserva] > Gestionar asignación de salas.
2. Asegúrese de la vista de calendario. es seleccionado.
3. Busque la sección del hotel correspondiente a la propiedad en la que desea asignar habitaciones, por ejemplo, Sunset Villa.
4. Utilice la función Buscar por nombre o correo electrónico Utilice la casilla para encontrar al participante que desea colocar, por ejemplo, "María Alonso".
5. Localiza en la tabla la fila correspondiente al día y a la habitación donde deseas ubicar al participante. Cada columna muestra una fecha y el número de habitaciones disponibles para esa fecha.
6. Seleccione Asignar la habitación en la fila y el día que usted desee.
7. Repita estos pasos para cada participante al que desee asignar una habitación manualmente. Si el bloque de habitaciones ocupa más de una página, utilice la paginación que se encuentra al final de la tabla para navegar entre los días.

Ejecutando la asignación automática

Autoasignación Asigna a todos los participantes que asisten a un hotel a las habitaciones disponibles en una sola acción, para que no tengas que alojar a cada persona manualmente.

1. Vaya a Eventos > Reservas de grupo > [Su reserva] > Gestionar asignación de salas.
2. Busque la sección del hotel que desea asignar, por ejemplo Sunset Villa.
3. Seleccione Iniciar asignación automática.
4. Revisa el resultado. Informes de Perk Events:
   • ¿Cuántos participantes fueron asignados correctamente?
   • ¿Cuántos ya estaban asignados y se omitieron?
   • Cualquier advertencia, como por ejemplo, que un participante no tuviera una habitación disponible.
5. Si aparecen advertencias, asigne manualmente a los participantes afectados o añada más habitaciones al bloque de habitaciones y vuelva a ejecutar la asignación automática.

Confirmación de la asignación de habitaciones antes del pago.

La asignación de habitaciones debe confirmarse dentro de un plazo determinado antes de que pueda proceder al pago de la reserva de grupo. La Gestionar asignación de habitaciones La pantalla muestra una cuenta regresiva, como por ejemplo "Tiene 3 días para confirmar la asignación de la habitación", junto con Continuar con el pago botón.

Confirme la asignación una vez que todos los participantes que planea incluir tengan una habitación asignada, ya sea que se les haya asignado manualmente, mediante asignación automática o mediante la selección de compañero de habitación. Después de confirmar, seleccione Continuar con el pago para seguir adelante con la reserva del grupo.