Al reservar un viaje para un evento grupal, puede facturar la reserva completa como un pago único o dividir el costo para que la parte de cada participante se registre por separado. Este artículo explica cómo funciona la asignación de costos para reservas grupales y le guía en la configuración en la pantalla de cotización al finalizar la compra. Úsela para configurar la asignación de costos de manera que el seguimiento del presupuesto, los informes y la facturación coincidan con la forma en que su organización registra los gastos.
Una cantidad única frente a una división por participante.
Asignación de costos es la configuración que determina cómo se factura y se informa el costo de una reserva grupal. Al finalizar la compra, usted elige entre dos opciones: Un monto o División por participante.
Con Una cantidadPerk Events factura la reserva completa como una sola línea, con todos los cargos asignados a un único centro de costos. Esta es la opción predeterminada y funciona bien cuando no es necesario realizar un seguimiento del gasto por participante.
Con División por participantePerk Events asigna el costo de la reserva a cada participante individualmente. Esto te proporciona un desglose por persona para la elaboración de informes y la facturación, de modo que puedas ver exactamente cuánto costó la estadía de cada asistente en lugar de un total combinado.
La división por participante depende de su lista de habitaciones. — la asignación confirmada de participantes a las habitaciones. Perk Events necesita saber quién se aloja dónde antes de poder asignar una parte del costo a cada participante, por lo que Dividir por participante Solo se genera un desglose por persona una vez que se finaliza la lista de habitaciones para la reserva.
La opción que elijas no solo modifica el aspecto del total en la factura, sino que también afecta a los métodos de pago disponibles para la reserva, la moneda utilizada y cómo se refleja la reserva en tus informes. Selecciona la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu organización para el seguimiento y la conciliación de los gastos de este evento antes de pasar a los detalles de pago.
Requisitos para compartir los costos
La opción de dividir el coste por participante solo está disponible para reservas de grupo que cumplan ciertas condiciones, en función del precio total de la reserva y de la fecha de inicio.
Nota: Solo puedes elegir Dividir por participante para una reserva con un precio de 25.000 € o menos que comience dentro de 15 días. Si una reserva no cumple ambas condiciones, Perk Events utiliza automáticamente Una cantidad En cambio, y la División por participante Esta opción no está disponible.
Estos límites pueden modificarse para cuentas específicas y están sujetos a cambios. Si prevé que se aplicará un límite diferente a su cuenta, consulte con su contacto de Perk para confirmar las opciones disponibles.
La división de costos solo está disponible para reservas grupales. Si está reservando un viaje para un grupo pequeño con varios viajeros que no sea un evento grupal, Dividir por participante No se ofrece, y la reserva se factura como un solo importe.
Configuración de la asignación de costos y los detalles de pago.
Establezca su opción de asignación de costos y detalles de pago desde el proceso de pago Cotización pantalla para su reserva de grupo.
- Dirígete a la pantalla de cotización al finalizar tu reserva de grupo.
- Seleccione Elija cómo asignar el costo para el seguimiento del presupuesto en la asignación de costos tarjeta.
- Seleccione Una cantidad facturar la reserva como una sola línea o dividirla por participante. para realizar un seguimiento individual de la parte de cada participante. Si la reserva no cumple con las condiciones de elegibilidad, solo Una cantidad Está disponible.
- Introduzca la dirección de facturación de la reserva en la sección Pago e informes tarjeta.
- Seleccione el perfil de pago que desea utilizar para esta reserva.
- Introduzca el centro de costes al que se debe facturar la reserva; por ejemplo, "Ventas".
- Introduzca el motivo del viaje y, a continuación, seleccione Guardar detalles de pago.
Cuando la división no está disponible
El panel de desglose de precios en la página de pago Cotización La pantalla detalla cada servicio de la reserva (por ejemplo, la sala de reuniones, la estancia, la tarifa de reserva y el impuesto municipal), junto con el total y un desglose entre Pagar ahora y Pagar más tarde.
Si ha elegido Dividir por participante, el desglose por participante no se muestra de inmediato. Se vuelve visible más cerca de la fecha de inicio de la reserva, una vez que su lista de habitaciones esté lista. —Quién se alojará en qué habitación— se confirma y se comunica al huésped. Hasta entonces, el desglose de precios muestra el total de la reserva en lugar de la parte que le corresponde a cada participante.