Cuando un hotel responde a tu solicitud de propuesta (RFP) por correo electrónico, Perk Events puede convertir automáticamente esa respuesta en una oferta detallada y clara, para que no tengas que volver a introducir manualmente las tarifas de las habitaciones, los servicios y los impuestos. Consulta este artículo para comprender cómo Perk Events crea la oferta y cómo revisarla, confiar en ella y, si es necesario, corregirla.

Cómo Perk Events crea la oferta

Perk Events lee la respuesta por correo electrónico del hotel a tu solicitud de propuesta (RFP) y la convierte automáticamente en una oferta estructurada y detallada. En lugar de que copies los datos de un correo electrónico para crear un presupuesto, Perk Events extrae el nombre del hotel, las fechas de la estancia, las tarifas de las habitaciones, otros servicios (como comida y bebida, salas de reuniones y otros cargos) y cualquier impuesto o tasa que el hotel haya mencionado. El resultado es una oferta lista para revisar, con cada servicio desglosado y el precio total calculado.

Los hoteles no siempre indican la capacidad de sus salas de reuniones con una cifra exacta. Si aún no conocen la distribución precisa de los asientos, pueden responder con un rango, como "20-25 personas". Esto es normal y válido por parte del hotel, no un error. Perk Events gestiona automáticamente los rangos de capacidad. Adapta la oferta al tamaño de sala que mejor se ajuste a su evento, para que usted reciba una oferta útil y estructurada incluso si la descripción del hotel fue aproximada.

Revisar una oferta automatizada

Una vez que Perk Events cree la oferta a partir de la respuesta del hotel, revise el resultado antes de compartirlo o proceder con la reserva.

1. Abra la solicitud de propuestas (RFP) del hotel que envió la respuesta.
2. Diríjase a la pantalla de cotización u oferta donde aparece la oferta.
3. Revise el desglose de los servicios: tarifas de las habitaciones, comida y bebida, salas de reuniones y otros cargos.
4. Verifique los impuestos y tarifas que se indican para cada categoría de servicio.
5. Comprueba el precio total comparándolo con el correo electrónico original del hotel.
6. Confirma que la oferta está lista para ser compartida o señala cualquier elemento que no coincida con lo que envió el hotel.

EjemploEl Hotel Golden responde a su solicitud de propuestas con un presupuesto para 40 noches de hotel, una sala de reuniones para "20-25 personas" y un almuerzo buffet. Perk Events transforma esto en una oferta con una línea de habitaciones de hotel, una línea de salas de reuniones adaptada al tamaño de la sala y una línea de alimentos y bebidas, cada una con su propio precio e IVA.

Comprender el IVA en las ofertas automatizadas

Impuesto sobre el valor añadido, o IVAEl precio de una oferta automatizada se calcula de forma diferente según el tipo de servicio, y conviene entender la diferencia antes de compartir los precios con un cliente o aprobador.

En el caso de las habitaciones de hotel, Perk Events calcula el tipo impositivo correcto para la jurisdicción del hotel, por lo que el IVA de las habitaciones en una oferta automatizada es preciso según la jurisdicción.

Para los servicios que aún no están cubiertos por esto (comida y bebida, salas de reuniones y otros servicios), Perk Events calcula el IVA automáticamente, pero solo cuando el hotel no haya indicado previamente un importe o tipo de IVA para ese servicio. Si el correo electrónico del hotel ya incluye una línea de IVA explícita para un servicio, Perk Events la utiliza en su lugar, para que el cargo no se cuente dos veces. Cuando Perk Events añade una estimación, etiqueta la línea como IVA indicativo. y explica qué se añadió y por qué, para que siempre quede claro qué cifras proceden del hotel y cuáles son estimadas.

Corregir o anular una oferta automatizada

Si una oferta automatizada parece incorrecta (por ejemplo, si el precio, la disponibilidad de la habitación o el IVA no coinciden con lo que envió el hotel), no la compartas tal cual con tu cliente o responsable de aprobación. Notifica el error a tu especialista en MICE para que pueda corregirlo manualmente. Incluye el correo electrónico original del hotel junto con tus observaciones sobre las discrepancias, para que la corrección se ajuste a las condiciones reales del hotel.