La integración con Sage Intacct conecta Perk a tu cuenta de Sage Intacct para que tus datos contables y de gastos se mantengan sincronizados sin necesidad de duplicar la información. Perk importa tu plan de cuentas, dimensiones, tipos impositivos y empleados de Sage Intacct, y exporta los gastos aprobados como transacciones contables. Consulta este artículo para comprender qué importa y exporta la integración, cuándo se produce esta operación y cómo puedes supervisarla.
Para configurar la integración, consulte Configurar la integración de Sage Intacct.
Requisitos previos
Tenga en cuenta lo siguiente al planificar su sistema contable:
- Una entidad de Sage Intacct por cada entidad legal de Perk. Cada conexión cubre una única entidad de Sage Intacct. Para cambiar a una entidad diferente, desconéctese y vuelva a conectarse con el ID de ubicación correcto. Perk requiere un ID de ubicación al conectarse. No se admite el acceso multi-entidad de nivel superior.
- Solo dimensiones estándar. Perk admite Departamentos, Proyectos, Ubicaciones y Clases. Solo se puede asignar una de ellas a objetos de costo. Se pueden admitir otras dimensiones mediante campos personalizados.
- Coincidencia por dirección de correo electrónico. Perk relaciona a los usuarios con los empleados de Sage Intacct mediante la dirección de correo electrónico exacta, y usted resuelve cualquier problema con los usuarios que no coincidan antes de que finalice la configuración.
- No se admiten archivos adjuntos ni notas de crédito. Perk exporta los gastos sin sus archivos adjuntos y no exporta las notas de crédito.
- Las exportaciones se ejecutan según la programación que usted establezca. Usted configura la exportación automática en Perk. Perk envía los gastos aprobados a Merge, y Merge los envía a Sage Intacct. Debido a este proceso de dos pasos, un gasto aprobado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en Sage Intacct.
Nota: La integración se conecta a Sage Intacct mediante un usuario de Servicios Web que usted crea para Perk, vinculado con el ID de remitente de Perk en su lista de autorizaciones de Servicios Web. El usuario de Servicios Web es una cuenta dedicada que Perk utiliza para leer sus datos contables y registrar los gastos aprobados, y necesita los permisos adecuados en Sage Intacct.
Para obtener la lista completa de requisitos previos de configuración y los pasos para completarlos, consulte Configurar la integración de Sage Intacct.
Cómo se importan los datos
Perk importa cuatro tipos de datos de Sage Intacct: cuentas de contabilidad general (GL), dimensiones, tipos impositivos y empleados. Usted elige qué importar al configurar la integración y puede modificar esas opciones posteriormente.
| Sage Intacct | Perk | Lo que tú controlas |
|---|---|---|
| Cuentas GL | Categorías de gastos | ¿Qué cuentas importa Perk? Por defecto, se seleccionan las cuentas de resultados en lugar de las del balance. Es decir, las cuentas relacionadas con los ingresos de la empresa, el costo de ventas, los gastos operativos y otros gastos no operativos. |
| Departamentos, Proyectos, Ubicaciones y Clases (dimensiones) | Objetos de coste o campos personalizados | Cómo asignar cada dimensión. Valores predeterminados: Departamentos a objeto de coste, Proyectos, Ubicaciones y Clases a campos personalizados. |
| Tasas impositivas | Tasas impositivas | ¿Qué tipos impositivos sobre las compras (impuestos soportados) aplica Perk a las importaciones? |
| Contacto (proveedor de AP) | Usuarios | No hay nada que elegir. Las ventajas se asignan por dirección de correo electrónico y usted resuelve cualquier problema con los usuarios que no coincidan. |
Cuentas del libro mayor y categorías de gastos
Las cuentas GL son las cuentas de su plan de cuentas de Sage Intacct. Perk importa las cuentas que usted elige como categorías de gastos, de modo que los gastos en Perk coinciden con su plan de cuentas. Usted elige qué cuentas importar. Perk preselecciona las cuentas del estado de resultados.
Si agrega cuentas en Sage Intacct después de la última importación, edite la configuración de importación de cuentas en Perk. Perk obtiene la lista de cuentas más reciente de Sage Intacct.
Dimensiones
Las dimensiones son las categorías que se utilizan en Sage Intacct para analizar las transacciones. Perk admite cuatro dimensiones estándar: Departamentos, Proyectos, Ubicaciones y Clases. Cada dimensión se asigna a un objeto de costo o a un campo personalizado en Perk. Por defecto, Perk asigna los Departamentos a objetos de costo y los Proyectos, Ubicaciones y Clases a campos personalizados.
Puedes asignar cualquier dimensión a un objeto de costo, pero solo una. Los objetos de costo de las ventajas utilizan un espacio de nombres plano, por lo que asignar dos dimensiones a un objeto de costo provoca conflictos de nombres. En su lugar, asigna las demás dimensiones a campos personalizados.
Perk solo admite las 4 dimensiones estándar de Sage Intacct. Las dimensiones personalizadas de Sage Intacct, más allá de Departamentos, Proyectos, Ubicaciones y Clases, no están disponibles para su mapeo.
Tasas impositivas
Perk importa los tipos impositivos de Sage Intacct que usted seleccione. Perk filtra la lista para mostrar únicamente los tipos impositivos de Cuentas por Pagar y Compras (impuestos soportados). Los tipos impositivos de Cuentas por Cobrar y Entrada de Pedidos (impuestos repercutidos) se excluyen porque se aplican a las facturas, no a los gastos. Perk selecciona por defecto todos los tipos impositivos de compras (impuestos soportados), y usted puede deseleccionar los que no se apliquen a sus flujos de trabajo de gastos.
Empleados y usuarios
Perk importa tus contactos de Sage Intacct (proveedor de AP) y los asocia con los usuarios de Perk mediante la dirección de correo electrónico. La asociación es exacta, por lo que la dirección de correo electrónico de un empleado en Sage Intacct debe coincidir con la dirección de correo electrónico del usuario en Perk. Perk muestra dos grupos de personas:
- Usuarios coincidentes: Usuarios de Perk cuya dirección de correo electrónico coincide con un registro de empleado de Sage Intacct.
- Usuarios no coincidentes: Usuarios de Perk sin registro de empleado coincidente en Sage Intacct.
Para resolver cualquier problema con un usuario que no coincida, puede actualizar la dirección de correo electrónico en Perk o Sage Intacct para que coincidan exactamente, o bien excluir al usuario de la integración. Si una dirección de correo electrónico cambia en cualquiera de los dos sistemas, actualícela tanto en Perk como en Sage Intacct y vuelva a vincular al usuario en Perk.
Cuando se ejecutan las importaciones
Una vez completada la configuración, Perk inicia la importación inicial. Dado que Perk utiliza la plataforma de integración Merge para importar datos de Sage Intacct, la primera importación suele tardar varias horas, dependiendo de la programación de la sincronización. Recibirás un correo electrónico cuando finalice. Posteriormente, Perk actualiza los datos importados cada vez que Merge sincroniza los cambios de Sage Intacct y realiza una actualización nocturna a las 00:00 UTC.
Cambiar la configuración de importación más adelante
Puedes editar la configuración de importación (cuentas, dimensiones, tipos impositivos y usuarios) en cualquier momento después de la configuración inicial. Al editar las listas de cuentas, tipos impositivos o dimensiones, Perk obtiene la lista actual de Sage Intacct. Los recursos eliminados en Sage Intacct no aparecen en la lista de selección. Perk conserva la configuración de importación si te desconectas y te vuelves a conectar, así que revísala después de volver a conectarte, especialmente si te conectaste a una entidad diferente. Para ver los pasos, sigue las instrucciones en Configurar la integración con Sage Intacct.
Cómo se exportan los datos
Perk exporta los gastos aprobados y liquidados a Sage Intacct como transacciones contables. Lo que Perk crea en Sage Intacct depende de cómo se haya pagado el gasto.
| Gasto de beneficios | Sage Intacct | Notas |
|---|---|---|
| Gastos pagados con fondos privados aprobados | Facturas de proveedores en Cuentas por pagar | El empleado debe estar registrado como proveedor de cuentas por pagar en Sage Intacct. |
| Gastos de tarjeta liquidados |
Transacciones con tarjeta de crédito (cctransaction) en Gestión de efectivo |
|
| Gastos de viaje liquidados | Transacciones con tarjeta de crédito (cctransaction) en Gestión de efectivo |
|
| Archivos adjuntos | No exportado | |
| Notas de crédito | No exportado |
Gastos pagados de forma privada
Cuando un empleado paga un gasto y un aprobador lo autoriza, Perk lo exporta a Sage Intacct como una factura de AP en Cuentas por Pagar. El registro de empleado en Sage Intacct debe estar configurado como proveedor de AP. Para saber por qué esto es importante y cuándo configurarlo, consulte Requisitos previos.
Gastos de tarjeta y de proveedores de viajes
Una vez que se liquida un gasto con tarjeta o proveedor de viajes, Perk lo exporta a Sage Intacct como una transacción de tarjeta de crédito (cctransaction) en Gestión de efectivo.
Cuando se ejecutan las exportaciones
Puedes configurar la exportación automática en Perk para establecer la frecuencia de exportación. Perk utiliza la plataforma de integración Merge para conectarse con Sage Intacct. Perk envía los gastos aprobados a Merge, y Merge los envía a Sage Intacct. Debido a este proceso de dos pasos, un gasto aprobado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en Sage Intacct. Para obtener más información, consulta la sección sobre frecuencia de exportación. Si desconectas la integración, Perk deja de exportar. Los gastos aprobados durante la desconexión se exportarán solo después de que te vuelvas a conectar y se ejecute la siguiente sincronización.
Cómo puedes supervisar la integración
Perk te muestra si la integración está conectada, qué se ha importado, si ha habido algún error y cuándo se realizará la próxima importación. Consulta esta información primero si algo parece estar desactualizado, antes de contactar con el servicio de asistencia.
Estado de la conexión
Perk muestra el estado de la conexión en la configuración de integración en todo momento. Los estados posibles son:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Activo | Sage Intacct está conectado y la configuración de importación se ha completado. |
| Configuración incompleta | Sage Intacct está conectado, pero aún no has completado la configuración de importación. |
| Acción requerida | Perk ya no puede conectarse a Sage Intacct. Vuelva a conectarse e introduzca sus credenciales. |
Importar resumen
La página de configuración de importación muestra una tarjeta para cada tipo de datos que importe: cuentas, dimensiones, tipos impositivos y proveedores. Cada tarjeta muestra:
- El número total de registros importados.
- El número de registros que no se sincronizaron, con acceso a los fallos.
- Un enlace a los datos correspondientes en Perk.
- Un enlace para editar la configuración de importación.
La tarjeta de Proveedores muestra cuántos usuarios de Perk coincidieron con un contacto de Sage Intacct y cuántos no lo lograron, con un enlace para acceder a la página de Personas.
Registros de errores de importación
Cuando una tarjeta muestra un error, al seleccionarla se abre el panel Importar registros de errores. El grupo de errores de ese objeto se abre expandido y visible. Los grupos de los demás objetos permanecen contraídos hasta que los selecciones.
Perk agrupa los errores por objeto y tipo de error. Cada error muestra el objeto afectado, el registro afectado (si está disponible), el motivo, una acción sugerida y una marca de tiempo. Si la solución está en sus manos, la acción sugerida le indica qué debe actualizar en Sage Intacct o Perk. Si no se requiere ninguna acción por su parte, le pide que se ponga en contacto con el soporte técnico. Una vez resuelto un error, Perk lo elimina de la lista.
Los errores se clasifican en 4 tipos, según quién deba intervenir:
- Desajuste de datos entre Sage Intacct y Perk: Por ejemplo, un usuario de Perk cuyo correo electrónico no coincide con el de su empleado en Sage Intacct. Un administrador corrige los datos en Sage Intacct o Perk.
- Cuenta no encontrada: Por ejemplo, una tarjeta de empresa en Perk sin una cuenta correspondiente en Sage Intacct. Un administrador agrega la cuenta en Sage Intacct o actualiza los datos en Perk.
- Problema con Sage Intacct o el proveedor: Por ejemplo, Sage Intacct no responde a tiempo. Inténtelo de nuevo más tarde y póngase en contacto con el servicio de atención al cliente si el error persiste.
- Error de importación interna: Por ejemplo, una importación que falla inesperadamente. Perk está investigando el problema, por lo que no es necesario realizar ninguna acción.
Importar ahora
La opción Importar ahora actualiza todos tus objetos y la fecha de la última actualización, para que veas los cambios en Sage Intacct o Perk antes que en la siguiente ejecución automática. Al usarla, Perk te avisará de que recibirás un correo electrónico cuando finalice la importación.
Tras usar Importar ahora, hay un tiempo de espera de una hora antes de poder volver a usarlo. Durante este tiempo, el botón está desactivado y Perk indica que Importar ahora aún no está disponible. Importar ahora tampoco estará disponible si tu conexión a Sage Intacct no lo permite, y Perk también lo indica, para que siempre sepas por qué no se ejecutó.
Importar historial y sincronización siguiente
La tabla de historial de importaciones muestra las últimas 5 importaciones de su empresa. Cada fila muestra la fecha y la hora, el número total de registros procesados, los errores y el tipo de sincronización. Si necesita volver a conectar Sage Intacct, Perk no añade las sincronizaciones fallidas al historial.
La próxima hora de sincronización programada aparece debajo de la tabla.
Para comprobar la página de configuración de importación paso a paso, corregir errores o solucionar problemas de conexión y exportación, consulte Configurar la integración de Sage Intacct.