La integración con Sage Intacct sincroniza tus datos de gastos entre Perk y Sage Intacct. Los gastos pagados de forma privada y los gastos con tarjeta liquidados se exportan automáticamente a Sage Intacct, por lo que no tendrás que volver a introducirlos. Este artículo te guía a través de la configuración completa, desde la preparación de Sage Intacct hasta la conexión con Perk y la configuración de los ajustes de importación.

Para obtener información general sobre qué hace la integración y cómo se asignan los datos entre los dos sistemas, consulte Integrar Sage Intacct con Perk para gastos.

Rol: Los administradores de cuenta pueden realizar esta tarea.

Antes de empezar

Antes de conectar Perk a Sage Intacct, complete 3 pasos directamente en Sage Intacct. Si los omite, la conexión fallará o se producirán problemas de exportación posteriormente.

1. Suscríbase a los servicios web. Si su empresa aún no está suscrita, vaya a Empresa > Administración > Suscripciones, seleccione Servicios web y, a continuación, seleccione Configurar. Para obtener más información, consulte la sección «Suscribirse a los servicios web» en la documentación de Sage Intacct.
2. Agregue el ID de remitente de Perk perkMPP a la lista de permitidos. Vaya a Empresa > Configuración > Configuración > Empresa, abra la pestaña Seguridad y seleccione Editar. En la sección Autorizaciones de servicios web, seleccione Agregar, ingrese el ID de remitente de Perk, asegúrese de que el estado sea Activo y seleccione Guardar.
3. Crear un usuario de Servicios Web. Esta es una cuenta de Servicios Web dedicada, independiente de sus cuentas de usuario estándar de Sage Intacct. Consulte Creación de un usuario de Servicios Web en Sage Intacct.

También necesitarás dos datos de Sage Intacct para finalizar la conexión:

• ID de la empresa: lo encontrará en la pestaña Información general, en Empresa > Configuración > Configuración > Empresa. Para obtener más información, consulte Información de la empresa.
• ID de ubicación: obligatorio. Este es el ID de la ubicación o entidad que desea conectar. Búsquelo en la lista Ubicaciones. Para entidades, vaya a Empresa > Configuración > Configuración > Entidades. Para obtener detalles sobre los campos, consulte Ubicaciones.

Creación de un usuario de servicios web en Sage Intacct

Un usuario de Servicios Web es una cuenta dedicada en Sage Intacct que Perk utiliza para conectarse y sincronizar datos. No puede iniciar sesión en la interfaz de Sage Intacct y es independiente de las cuentas de inicio de sesión que su equipo utiliza a diario. Cree un usuario de Servicios Web independiente para cada integración.

1. En Sage Intacct, vaya a Empresa > Administración > Usuarios, roles y grupos y, a continuación, seleccione Agregar junto a Usuarios de servicios web.
2. Introduce un ID de usuario único, por ejemplo, "perk-integration". Este es el ID de usuario de servicios web que deberás introducir en Perk más adelante. No podrás modificarlo después de guardar.
3. Introduce un nombre de usuario y la dirección de correo electrónico de la cuenta. Sage Intacct utiliza la dirección de correo electrónico para verificar los restablecimientos de contraseña.
4. Establecer estado en Activo.
5. Seleccione un nombre de contacto o seleccione Agregar para crear un nuevo contacto.
6. Seleccione un tipo de usuario. Los usuarios empresariales pueden acceder a cualquier función. A continuación, configure los privilegios de administrador. En el siguiente paso, configurará los permisos.
7. Seleccione Guardar. En la ventana emergente de confirmación, seleccione Crear, ingrese su contraseña de Sage Intacct y seleccione Verificar.

Sage Intacct envía por correo electrónico al nuevo usuario su ID de usuario. Si necesita establecer una nueva contraseña para el usuario de Servicios Web, seleccione Restablecer contraseña en la página del usuario. Sage Intacct enviará la nueva contraseña al usuario por correo electrónico. Esta es la contraseña de usuario de Servicios Web que deberá ingresar en Perk más adelante.

Para obtener más información sobre cómo agregar, editar y desactivar usuarios de servicios web, consulte la sección "Usuarios de servicios web" en la documentación de Sage Intacct.

Asignación de permisos al usuario de Servicios Web

Un usuario de Servicios Web solo puede realizar las acciones que le permiten sus permisos. Los permisos se asignan normalmente mediante un rol. Para obtener más información, consulte Permisos de administración y Tipos de usuario.

Este rol requiere los siguientes permisos de lectura y escritura:

1. En Sage Intacct, vaya a Empresa > Administración > Usuarios, roles y grupos > Roles.
2. Selecciona el rol que deseas usar para la integración de Perk o agrega un nuevo rol.
3. Seleccione Suscripciones.
4. Busque cada aplicación y seleccione Permisos para otorgar al rol los accesos enumerados en la tabla.
5. Guarda el rol y, a continuación, asígnalo al usuario de Servicios Web en la página del usuario.

Conectando Perk con Sage Intacct

La integración con Sage Intacct utiliza autenticación basada en credenciales, no un inicio de sesión en el navegador. En lugar de iniciar sesión a través de una ventana emergente, introduces cuatro credenciales de servicios web directamente en Perk.

1. En Perk, ve a Configuración > Integraciones.
2. Seleccione Sage Intacct.
3. En la pantalla de la lista de verificación previa al vuelo, confirme que ha completado los 3 pasos de Antes de comenzar. El botón Conectar permanecerá desactivado hasta que usted los confirme.
4. Seleccione Conectar Sage Intacct. Se abrirá un formulario de credenciales.
5. Introduzca sus 4 credenciales: ID de la empresa, ID de usuario de servicios web, contraseña de usuario de servicios web e ID de ubicación.
6. Seleccione Conectar.
7. Cuando la conexión se establece correctamente, Perk recupera y muestra el nombre de tu empresa Sage Intacct.

Elegir una entidad al conectarse

Si te conectas sin un ID de ubicación y Perk detecta que el usuario de Servicios web puede ver más de una entidad, Perk mostrará una ventana emergente para que selecciones un ID de ubicación después de la conexión. Elige la entidad con la que deseas sincronizar y confirma; Perk limitará todas las sincronizaciones futuras a esa entidad.

Configurar los ajustes de importación

Tras la conexión, Perk abre un asistente de configuración de importación. En este asistente, usted decide qué información importa Perk de Sage Intacct y cómo se integra en Perk. Consta de cuatro pasos, siempre en este orden: Cuentas, Dimensiones, Tipos impositivos y Usuarios. Cada paso muestra los datos que Perk obtiene directamente de su entidad de Sage Intacct, por lo que lo que ve refleja su plan de cuentas, dimensiones, tipos impositivos y empleados actuales.

Prepárese antes de iniciar el asistente.

Reúna primero estas respuestas para que pueda completar los 4 pasos sin detenerse:

• ¿Qué dimensión, si la hay, desea asignar al objeto de coste en Perk? Consulte el Paso 2: Dimensiones.
• Si la dirección de correo electrónico de cada usuario de Perk coincide con la dirección de correo electrónico en su registro de proveedor de Sage Intacct. Consulte el paso 4: Usuarios.
• ¿Qué cuentas contables y tipos impositivos sobre las compras (impuestos soportados) debería utilizar su equipo para los gastos?

Paso 1: Cuentas

Seleccione qué cuentas del libro mayor se convertirán en categorías de gastos en Perk. Perk obtiene todas las cuentas del libro mayor de Sage Intacct y las muestra en una lista. Por defecto, se seleccionan las cuentas de resultados en lugar de las del balance.

1. Revise la lista de cuentas del libro mayor.
2. Deselecciona las cuentas que no quieras usar en Perk.
3. Seleccione Siguiente.

Las cuentas que desactives no aparecerán como categorías de gastos en Perk. Puedes cambiar la selección más adelante editando la configuración de importación.

Paso 2: Dimensiones

Decide cómo Perk utiliza las dimensiones de Sage Intacct. Las dimensiones son las categorías que usas en Sage Intacct para analizar las transacciones. Asigna cada una a un objeto de costo o a un campo personalizado en Perk, o déjalas sin asignar. Perk admite 4 dimensiones estándar. No admite dimensiones personalizadas.

1. Revise la asignación para cada dimensión.
2. Modifique cualquier asignación que desee que difiera de la predeterminada, determinando si desea utilizar la dimensión para dividir costos o únicamente con fines de generación de informes.
3. Seleccione Siguiente.

Paso 3: Tasas impositivas

Seleccione qué tipos impositivos de Sage Intacct importará Perk. Perk obtiene sus tipos impositivos y los filtra para mostrar únicamente los de Cuentas por Pagar y Compras (impuestos soportados). Los tipos impositivos de Cuentas por Cobrar y Entrada de Pedidos (impuestos repercutidos) se aplican a las facturas, no a los gastos, por lo que Perk los omite. Todos los tipos impositivos de compras (impuestos soportados) están seleccionados por defecto.

1. Revise la lista de tipos impositivos sobre las compras (impuestos soportados).
2. Deseleccione las opciones que no se apliquen a sus gastos.
3. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Usuarios

Vincula tus usuarios de Perk con los contactos de Sage Intacct (proveedores de AP) para que cada gasto exportado se registre en el proveedor correcto. Perk realiza la coincidencia por dirección de correo electrónico, y la coincidencia es exacta.

El paso muestra 2 grupos:

• Usuarios coincidentes: Usuarios de Perk cuya dirección de correo electrónico coincide con un registro de proveedor de Sage Intacct.
• Usuarios no coincidentes: Usuarios de Perk sin registro de proveedor coincidente de Sage Intacct.

Antes de continuar, debe resolver el problema de los usuarios que no coinciden. Para cada uno, actualice la dirección de correo electrónico en Perk o Sage Intacct para que coincidan exactamente, o bien excluya al usuario de la integración.

1. Revisa la lista de usuarios coincidentes.
2. Para cada usuario no coincidente, actualice la dirección de correo electrónico para que coincida o excluya al usuario.
3. Seleccione Siguiente.

Completando la configuración

Después de revisar los 4 pasos, seleccione Configuración completa en el paso 4. Perk guarda todos sus ajustes e inicia la importación inicial desde Sage Intacct.

La primera importación suele tardar varias horas, dependiendo del calendario de sincronización de la plataforma de integración. Recibirás un correo electrónico cuando finalice la primera importación.

¿Qué sucede después de completar la configuración?

Una vez completada la configuración, la integración se ejecuta automáticamente. No es necesario iniciar una sincronización, pero conviene saber qué ocurre y cuándo, para que sepa qué esperar en Sage Intacct y dónde buscar si algo parece estar desactualizado.

Comprender cómo funciona la sincronización

Las importaciones y exportaciones se realizan con horarios diferentes. Perk utiliza la plataforma de integración Merge para intercambiar datos con Sage Intacct.

• Importaciones desde Sage Intacct. Una vez finalizada la primera importación, Perk actualiza los datos importados (cuentas, dimensiones, tipos impositivos y empleados) cada vez que Merge sincroniza los cambios desde Sage Intacct y ejecuta una actualización nocturna a las 00:00 UTC.
• Exportaciones a Sage Intacct. Perk exporta según la frecuencia de exportación que hayas configurado como ajuste de exportación automática. Perk envía los gastos aprobados a Merge, y Merge los envía a Sage Intacct. Los gastos aprobados pagados de forma privada se registran en Sage Intacct como facturas de proveedores, y los gastos liquidados con tarjeta y de proveedores de viajes se registran como transacciones con tarjeta de crédito. Un gasto aprobado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en Sage Intacct.

Si desconectas la integración, Perk deja de sincronizar. Los gastos aprobados mientras estás desconectado solo se exportarán después de que te vuelvas a conectar y se ejecute la siguiente sincronización.

Comprobando el estado de la conexión

Perk muestra el estado de la conexión en la configuración de integración en todo momento. Los estados posibles son:

Si el estado es Acción requerida, vaya a Configuración > Integraciones, busque Sage Intacct y vuelva a introducir sus credenciales de Servicios web.

Para obtener más información sobre qué importa y exporta la integración, consulte Integrar Sage Intacct con Perk para gastos.

Verificar el estado de la importación y corregir errores.

Utiliza la página de configuración de importación en Perk para comprobar qué se importó desde Sage Intacct, detectar errores y corregirlos. Si algo parece desactualizado, revísala antes de contactar con el servicio de asistencia.

1. En Perk, abre la página de configuración de importación de Sage Intacct.
2. Verifique la ficha para cada tipo de datos: cuentas, dimensiones, tasas impositivas y proveedores.
3. Haz clic en la tarjeta que muestre un error para abrir el panel de registros de errores de importación.
4. Para cada error, siga las instrucciones que aparecen en Sage Intacct o Perk. Si el panel le pide que se ponga en contacto con el soporte técnico, no hay nada que deba solucionar.
5. Haz clic en Importar ahora en la tarjeta del historial de importación para comprobar que el error se ha solucionado sin tener que esperar a la siguiente ejecución automática.

Para ver qué muestran ahora las tarjetas, los registros de errores, el historial de importación y la importación, consulte Integrar Sage Intacct con Perk para gastos.

Errores de importación y qué hacer

La tabla que aparece a continuación enumera los errores que puede ver en el panel de registros de errores de importación, quién debe intervenir y qué hacer.

Editar la configuración y agregar usuarios después de la configuración

Puedes editar la configuración de importación de Sage Intacct en cualquier momento después de la configuración inicial. Ve a Configuración > Integraciones, busca Sage Intacct y selecciona Editar configuración. Puedes editar cuentas, dimensiones, tipos impositivos y usuarios. Al editar las listas de cuentas, tipos impositivos o dimensiones, Perk obtiene la lista actual de Sage Intacct. Los recursos que hayas eliminado en Sage Intacct no aparecerán en la lista de selección.

También puedes vincular a los nuevos usuarios de Perk con los proveedores de Sage Intacct en cualquier momento después de la configuración inicial. Ve al paso Usuarios en la configuración de integración y vincula al nuevo usuario con su registro de proveedor de Sage Intacct.

Cambiar a una entidad diferente de Sage Intacct

El ID de ubicación que introduzca durante la conexión se sincroniza con una entidad específica de Sage Intacct. Para cambiar a una entidad diferente, desconecte la integración y vuelva a conectarse con el ID de ubicación correcto.

Solución de problemas y escenarios de fallos en la exportación

Utilice esta tabla para diagnosticar problemas comunes de conexión y exportación.

Sage Intacct y Perk también pueden mostrar estos mensajes de error:

Desconectando Sage Intacct

Al desconectarte, se interrumpe la sincronización, pero se conservan tus ajustes de importación. Si te vuelves a conectar más tarde, no tendrás que configurar de nuevo los ajustes de importación. Tras la desconexión, los gastos aprobados en Perk no se exportarán a Sage Intacct hasta que te vuelvas a conectar y se ejecute la siguiente sincronización.

1. En Perk, ve a Configuración > Integraciones.
2. Seleccione Sage Intacct.
3. Seleccione Desconectar.
4. Confirme la desconexión cuando se le solicite.

Para volver a conectar, siga los pasos descritos en Conectar Perk a Sage Intacct y Configurar los ajustes de importación. Revise todos sus ajustes de importación después de volver a conectar para asegurarse de que coinciden con los datos actuales de Sage Intacct.