La integración de Perk Spend para Microsoft Dynamics 365 Finance conecta Perk con Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance) para que los datos maestros, los gastos y las facturas de proveedores se mantengan sincronizados entre los dos sistemas.
Lo que hace la integración
La integración mantiene sincronizados los datos de gastos y facturas entre Perk y D365 Finance. Los datos maestros (empleados, proveedores, centros de costos, etc.) se transfieren automáticamente de D365 Finance a Perk. Los gastos y las facturas de proveedores gestionados en Perk se transfieren a D365 Finance como informes de gastos y facturas de proveedores, listos para que su equipo de finanzas los revise o registre.
La integración está diseñada para administradores de cuentas y de empresas que gestionan la conexión, así como para revisores financieros y procesadores de facturas o gastos que trabajan con los documentos que genera. Funciona tanto con implementaciones de D365 Finance en la nube como locales. Los pasos de configuración difieren ligeramente entre ambas: los entornos locales requieren reglas de firewall adicionales y utilizan AD FS para la autenticación en lugar de Microsoft Entra ID.
Cómo fluyen los datos entre Perk y D365 Finance
Los datos se mueven en dos direcciones entre Perk y D365 Finance, utilizando un método diferente para cada uno:
- Importar (D365 Finanzas → Ventaja): Los datos maestros (trabajadores, proveedores, centros de costos, proyectos, órdenes de compra, etc.) se transfieren desde D365 Finance a Perk mediante eventos empresariales, que se activan en tiempo real cada vez que cambian los datos de origen.
- Exportar (Beneficio → Finanzas de D365): Los gastos aprobados y las facturas de proveedores, junto con sus archivos adjuntos, se transfieren desde Perk a D365 Finance a través de las API REST.
Las tablas que aparecen a continuación muestran qué movimientos se realizan y cómo:
Importar (D365 Finanzas → Ventaja)
| Objeto de finanzas de D365 | Objeto de ventaja | Método de sincronización |
|---|---|---|
| Trabajadores | Usuarios (con jerarquía de gerente de línea) | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Categorías de gastos | Categorías de gastos | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Dimensión del centro de costos | Objetos de costo | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Otras dimensiones financieras | Etiquetas | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Agentes | Proveedores (con cuentas bancarias y contactos) | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Proyectos | Objetos de coste (tipo: proyecto) | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Órdenes de compra (solo confirmadas) | Órdenes de compra | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Recibos de productos | Recibos de mercancías | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Categorías de adquisición | Categorías de facturas | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Condiciones de pago | Condiciones de pago (con descuentos por pronto pago) | Evento empresarial, en tiempo real. |
| Tasas impositivas | Tasas impositivas | Trabajo por lotes programado, no en tiempo real. |
Exportar (Beneficio → Finanzas de D365)
| Objeto de ventaja | Objeto de finanzas de D365 | Método de sincronización |
|---|---|---|
| Informes de gastos | Informes de gastos | API REST |
| Recibos de gastos y anexos | Anexos del informe de gastos | API REST |
| Facturas de proveedores | Facturas de proveedores pendientes | API REST |
| Documentos adjuntos de la factura | Archivos adjuntos de facturas de proveedores | API REST |
Exportar gastos a D365 Finance
La integración admite los siguientes tipos de gastos:
- Gastos reembolsables: gastos que los empleados pagan de su propio bolsillo y luego reclaman su reembolso.
- Transacciones: Compras con tarjeta corporativa.
- Gastos de viaje: gastos relacionados con viajes de negocios.
- Recibos y anexos: Documentos de apoyo en formato PDF, JPG, PNG y otros formatos comunes.
Una vez que un informe de gastos esté listo, la integración lo crea en D365 Finance en Administración de gastos Mis gastos Informes de gastos, con uno de dos estados:
- Borrador: El envío automático está desactivado, por lo que el trabajador aún debe enviarlo a través de D365 Finance.
- En revisión: El envío automático está activado, por lo que la integración lo envía directamente al flujo de trabajo de D365 Finance.
Activar Enviar documentos Envía recibos y otros documentos adjuntos junto con el informe.
Exportación de facturas a D365 Finance
La integración admite los siguientes tipos de factura:
- Facturas sin orden de compra: facturas que no hacen referencia a una orden de compra.
- Facturas de órdenes de compra: Facturas vinculadas a una orden de compra, incluyendo la conciliación a tres bandas con la orden y el recibo de mercancías.
- Documentos adjuntos: Facturas en formato PDF, JPG, PNG y otros formatos comunes.
Una vez que una factura supera el flujo de trabajo de aprobación de Perk, la integración la crea en D365 Finance en Cuentas por pagar Facturas pendientes Facturas de proveedores, con uno de dos estados:
- Pendiente: La contabilización automática está desactivada, por lo que alguien aún tiene que registrarla en el libro diario de facturas.
- Publicado: La publicación automática está activada, por lo que la integración la publica automáticamente.
Al igual que con los gastos, activar Enviar documentos También envía los archivos adjuntos de la factura.
Requisitos previos
Antes de activar la integración, los módulos relevantes de D365 Finance deben estar completamente configurados:
- Módulo de cuentas por pagar: necesario para el procesamiento de facturas.
- Módulo de gestión de gastos: necesario para el procesamiento de gastos.
Dos roles de seguridad de D365 Finance controlan quién puede hacer qué con la integración:
- gestor de integración: Acceso completo a la configuración: configuración general, sincronización inicial de datos maestros y tanto facturas de proveedores como informes de gastos.
- empleado de integración: Solo para el trabajo diario: facturas de proveedores e informes de gastos, sin acceso a la configuración.
Limitaciones conocidas
- Los tipos impositivos no se sincronizan en tiempo real, sino que se actualizan mediante un proceso por lotes programado en lugar de en función de los eventos empresariales.
- Solo los pedidos de compra confirmados se sincronizan desde D365 Finance a Perk.
- Solo los proyectos se sincronizan como objetos de coste; las tareas del proyecto y las jerarquías del proyecto no.
- Una línea de pedido de compra eliminada en D365 Finance aparece en Perk como una línea inactiva, no como una línea eliminada.
- Las condiciones de pago y las combinaciones de descuentos por pronto pago deben existir previamente en Perk para que la sincronización de las órdenes de compra funcione correctamente.
Precaución: El aprobador de un centro de costos proviene del Propietario Campo en el valor de la dimensión financiera en D365 Finance: primero se verifica la anulación de la entidad legal y luego el valor de la dimensión en sí. Si no se establece ningún propietario, ningún aprobador se sincroniza con Perk, lo que puede dejar un objeto de costo sin aprobador.