La integración de gastos de Perk conecta Perk con Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance) para que los objetos de costo, las etiquetas, las categorías, los proveedores y los empleados se sincronicen automáticamente, y los gastos y las facturas se exporten a la entidad legal correspondiente. Este artículo le guiará a través de la configuración completa, desde el registro de la aplicación en Entra ID o AD FS hasta la verificación de la primera sincronización.

Para obtener información general sobre qué sincroniza la integración y cómo, consulte Integración con Microsoft Dynamics 365 Finance para el procesamiento de gastos y facturas..

Antes de empezar

La configuración de la integración afecta tanto a su entorno de D365 Finance como a su cuenta de Perk. Asegúrese de cumplir con los requisitos enumerados antes de comenzar. Requisitos de D365 Finance:

• Una versión en servicio de D365 Finance (no una versión fuera de servicio).
• Un sistema de cuentas por pagar totalmente funcional módulo, si está configurando la integración de facturas.
• Gestión de gastos totalmente funcional módulo, si está configurando la integración de gastos.
• Acceso mediante ID de Entra (en la nube) o acceso mediante AD FS (en las instalaciones) para registrar la aplicación.
• Acceso a LCS (Lifecycle Services) para implementar el paquete de integración.
• Los roles de seguridad de D365 Finance adecuados asignados a sus usuarios: un rol de administrador de integración para administradores que necesitan acceso completo a la configuración y un rol de auxiliar de integración para personas que solo necesitan acceso a las operaciones diarias. Asigne estos roles a través de Administración del sistema > Usuarios de seguridad.

Requisitos del beneficio:

• Una cuenta Perk activa.
• Acceso de administrador de cuenta a Configuración Integraciones para configurar los ajustes de integración y para Personas asignar roles.
• El ID de cliente y el secreto de cliente de su registro de aplicación Entra ID o AD FS.

Registra la aplicación en Entra ID o AD FS.

Registrar una aplicación le proporciona a Perk una identidad segura que puede usar para comunicarse con su entorno de D365 Finance. Haga esto primero, ya que los pasos posteriores requieren el ID de cliente y el secreto de cliente que genera. El sistema que utilice depende de su tipo de implementación: en la nube, D365 Finance usa Microsoft Entra ID, y en las instalaciones, D365 Finance usa AD FS. En la nube: registre la aplicación en Entra ID

1. Ve a Microsoft Entra ID en el portal de Azure, abre Propiedades y anota el ID de directorio (tu ID de inquilino).
2. Ir a Registros de la aplicación Nuevo registro.
3. Introduzca un nombre que identifique la aplicación externa, por ejemplo Integración de ventajasNo es necesario configurar una URI de redireccionamiento: esta aplicación se autentica como un cliente confidencial mediante un secreto de cliente, no a través de una redireccionamiento de inicio de sesión.
4. Copia el ID de la aplicación (cliente); lo necesitarás en pasos posteriores.
5. Configurar permisos de API: seleccione Agregar un permiso Microsoft Dynamics ERP (Microsoft.ERP) Permisos delegados, luego seleccione Acceder al servicio personalizado de Dynamics AX, Acceder a los datos de Dynamics AXy Acceder a Dynamics AX en línea como usuarios de la organización.
6. Generar un secreto de cliente: vaya a Certificados y secretos, Nuevo secreto de cliente y establezca la fecha de caducidad al período más largo que permita la política de secretos de su organización.

En las instalaciones: registre la aplicación en AD FS Si su entorno de D365 Finance está en las instalaciones, registre la aplicación con AD FS en lugar de Entra ID. El registro de AD FS es específico de su implementación local, así que siga las instrucciones de Microsoft. documentación de implementación local y la configuración de AD FS de su organización para registrar la aplicación y generar un ID de cliente y un secreto de cliente para la misma.

Registra la aplicación en Dynamics 365 Finance.

D365 Finance necesita tener su propio registro del ID de Entra o de la aplicación AD FS antes de aceptar llamadas de Perk. Esto vincula el ID de cliente con una cuenta de servicio dentro de D365 Finance.

1. Vaya a Administración del sistema Configuración Aplicaciones Microsoft Entra ID Nueva.
2. Introduzca el ID de cliente de su registro de Entra ID o de la aplicación AD FS.
3. Introduzca un nombre para la aplicación.
4. Seleccione el ID de usuario apropiado para la cuenta de servicio.
5. Guarda el registro.

Instale el paquete de integración a través de Lifecycle Services.

La integración se distribuye como un paquete desplegable que se carga y aplica a través de Lifecycle Services (LCS), para luego promoverla del entorno de pruebas al de producción. Este paso instala el código que impulsa la integración dentro de D365 Finance. Parte 1: Cargar el paquete en LCS

1. Iniciar sesión en lcs.dynamics.com.
2. Seleccione el proyecto para su entorno de destino.
3. Ir a Más herramientas Biblioteca de recursos Paquete de software desplegable.
4. Seleccione + para agregar un nuevo paquete e ingrese un nombre y una descripción.
5. Seleccione Agregar un archivo y suba el archivo ZIP del paquete de integración.
6. Seleccione Confirmar para procesar la carga y espere a que se valide; verá una marca de verificación en la columna Válido cuando haya finalizado.

Parte 2: Aplique el paquete a su entorno

1. Abra la página de detalles del entorno.
2. Ir a Mantener Aplicar actualizaciones.
3. Introduzca un nombre único para la actualización.
4. Seleccione el paquete subido de la lista.
5. Seleccione Aplicar y supervise el estado a medida que avanza desde En cola hasta En proceso de servicio, Post-servicio y Desplegado.

Parte 3: Promover la actualización a producción

1. En el entorno de pruebas, vaya a Historial de cambios en el entorno.
2. Seleccione la actualización validada.
3. Seleccione Marcar como candidato para lanzamiento.
4. En el entorno de producción, vaya a Mantener actualización del entorno.
5. Seleccione el entorno de pruebas de origen y el candidato a lanzamiento.
6. Programe el período de inactividad y seleccione Programar.

Configurar parámetros de integración en Dynamics 365 Finance

Los parámetros de integración indican a D365 Finance con qué organización de Perk y entidades legales sincronizar, así como qué dimensiones financieras y datos fiscales incluir. Configure estos parámetros en tres niveles: sistema, entidad legal y parámetros de integración global.

1. Configurar parámetros del sistema: vaya a Administración del sistema Parámetros del sistemaAbra la pestaña General, busque la sección de integración e ingrese el ID de la organización de Perk.
2. Configurar parámetros de entidad jurídica: vaya a Administración de la organización Organizaciones Entidades jurídicasPara cada entidad legal que utilice la integración, abra el registro, busque la sección de integración en la pestaña General e ingrese el ID de la entidad legal de Perk.
3. Configure los parámetros de integración global: vaya al área de configuración de parámetros de la integración en Administración de la organización y configure lo siguiente.
   • En la pestaña General, configure el tipo de documento que se utilizará para crear archivos adjuntos a través de la integración.
   • En la pestaña Dimensión financiera, establezca el nombre de la dimensión financiera que representa los centros de costos y mueva las dimensiones que desea sincronizar al cuadro Seleccionadas.
   • En la pestaña Tasas impositivas, seleccione los grupos de impuestos sobre las ventas y los grupos de impuestos sobre las ventas de artículos que desea sincronizar. Solo las combinaciones que configure aquí se sincronizarán con Perk.

Configurar puntos finales para eventos empresariales

Los eventos empresariales son los que activan la sincronización de datos en tiempo real desde D365 Finance a Perk. Se configura un único punto de conexión para la mayoría de los datos y se activan los eventos empresariales individuales que se necesiten.

1. Ir a Administración del sistema Eventos empresariales Catálogo de eventos empresariales Pestaña Puntos finales Nuevo.
2. Establezca el tipo de punto final en Conector de gastoy asígnale un nombre (por ejemplo, Punto final de integración de ventajas).) y descripción.
3. Introduzca las URL de autenticación y de punto final para su entorno (véase más abajo).
4. Agregue el encabezado X-Yk-Auth-Method:yokoy Tal como se muestra: se trata de un encabezado técnico fijo que espera el paquete de integración, no de un nombre para mostrar.
5. Ingrese el ID de cliente de Perk y el secreto de cliente de Perk (generado en Herramientas para desarrolladores Herramientas de gasto Credenciales de acceso).

URL de los puntos finales para el entorno de prueba:

• Punto final de autenticación: https://accounts.test.yokoy.ai/oauth2/token
• Punto final de datos maestros: https://api.test.yokoy.ai/v1
• Punto final del proveedor: https://service.test.yokoy.ai/microsoft-dynamics-service/api/eu/public/be-terna/v1

URLs de punto final para el entorno de producción:

• Punto final de autenticación: https://accounts.yokoy.ai/oauth2/token
• Punto final de datos maestros: https://api.yokoy.ai/v1
• Punto final del proveedor: https://service.yokoy.ai/microsoft-dynamics-service/api/eu/public/be-terna/v1

Una vez configurado el punto final, active los eventos empresariales que necesite en el catálogo de eventos empresariales:

• Para la integración de facturas: el evento de datos del proveedor, el evento de dimensión del centro de costos, el evento de otras dimensiones financieras, el evento de categorías de adquisición, el evento de confirmación de la orden de compra, el evento de recepción del producto de la orden de compra, el evento de condiciones de pago y el evento de tasa impositiva.
• Para la integración de gastos: el evento de datos de empleados, el evento de categorías de gastos y el evento de proyectos. El evento de dimensión de centro de costos y otros eventos de dimensiones financieras se comparten entre ambas integraciones.

Puede activar eventos empresariales sin especificar una entidad jurídica; estos se activan para cualquier entidad jurídica que tenga la configuración de integración requerida.

Ejecutar la sincronización inicial de datos

Antes de confiar en la sincronización automática continua, ejecute trabajos por lotes únicos para transferir sus datos maestros existentes de D365 Finance a Perk. Encontrará estos trabajos por lotes en el área de procesamiento de trabajos por lotes de la integración, en Administración de la organización. Ejecute los siguientes trabajos por lotes:

• Trabajadores, categorías de gastos y proyectos, si está configurando la integración de gastos.
• Sincronización de dimensiones financieras para centros de coste y otras dimensiones financieras como campos personalizados.
• Proveedores, utilizando el punto final del proveedor correcto, con Enviar solicitud de prueba Desactivado. (Solo procesamiento de facturas)
• Categorías de compras, que requieren que primero se configuren las asociaciones de roles de la jerarquía de categorías. (solo procesamiento de facturas)
• Las tasas impositivas deben programarse para que se ejecuten periódicamente, por ejemplo, cada diez minutos, ya que solo se sincronizan mediante trabajos por lotes, no mediante eventos empresariales.
• Órdenes de compra, que solo sincronizan las órdenes de compra confirmadas que ya tienen un registro de confirmación. (solo procesamiento de facturas)
• Condiciones de pago, que se basan en consultas y admiten filtrado. (solo procesamiento de facturas)
• Recibos de productos.

Configura la integración en Perk.

Una vez configurado D365 Finance, finalice la configuración en Perk: vincule sus entidades legales y configure la exportación de gastos y facturas.

1. Configurar el código de la empresa: vaya a Configuración Cuenta Empresa Configuración de gastos Generaly introduzca el ID de entidad jurídica de D365 Finance en Código de empresa (ERP) para cada entidad legal de Perk. Esto garantiza que los gastos y las facturas se exporten a la entidad legal correcta de D365 Finance.
2. Configure dos campos personalizados técnicos en el objeto de coste, que se utilizan para sincronizar centros de coste y proyectos. Vaya a Configuración Cuenta Empresas Configuración de gastos y haga clic en Agregar campo personalizado de centros de costos:

1. Configurar la exportación de gastos: vaya a Configuración > Integraciones > Exportación de gastos, seleccione Finanzas y Operaciones En la lista del sistema ERP, introduzca el ID de cliente y el secreto de cliente de su registro de la aplicación Entra ID o AD FS, y seleccione Actualizar ERP. Para guardar las credenciales, configure la URL del token y la URL base (la URL de su entorno de D365 Finance):
   • Nube: La URL del token es https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/token, reemplazando {tenant-id} con su ID de directorio de Entra ID. La URL base es la URL de su entorno en la nube, por ejemplo https://your-company.operations.dynamics.com.
   • En las instalaciones: La URL del token es el punto final del token de su servidor AD FS en lugar de login.microsoftonline.com — Obtenga esta información de su equipo de administración de red o de AD FS. La URL base es la URL de su servidor local, por ejemplo: https://your-msd365f-server.yourdomain.com.

Opcionalmente, active Enviar documentos Para enviar recibos y archivos adjuntos, Enviar gastos en Finanzas y Operaciones Para enviar automáticamente los gastos al flujo de trabajo de D365 Finance, Incluir impuestos en Finanzas y Operaciones Exportar los campos del grupo impositivo y configurar la asignación de métodos de pago. Repita este proceso para cada tipo de gasto: gastos reembolsables, transacciones y gastos de viaje.

1. Configurar la exportación de facturas: vaya a Configuración Integraciones Exportación de facturas, seleccione Exportación de facturas de proveedores de Finanzas y Operacionesy en la pestaña Configuración ingrese la URL del token y la URL base utilizando el mismo patrón que la exportación de gastos (en la nube o en las instalaciones, según su implementación). Opcionalmente, active Enviar documentos y Registrar factura en Finanzas y Operaciones Para contabilizar facturas automáticamente, en la pestaña Autorización, introduzca el ID de cliente y el secreto de cliente y, a continuación, seleccione Guardar para finalizar el asistente.
2. Si utiliza dimensiones financieras como campos personalizados, consulte Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados para ver tus campos personalizados sincronizados.

Verificar la sincronización

Después de las sincronizaciones iniciales, confirme que los datos se hayan cargado correctamente en Perk antes de la puesta en marcha. Verifique cada una de las siguientes áreas:

• Configuración Gestión de costes Objetos de coste, para centros de costos y proyectos.
• Configuración Gestión de costos Campos personalizados, en lo que respecta a las dimensiones financieras.
• Configuración Configuración de gastos Categorías de gastos, para categorías de gastos.
• Configuración Facturas de proveedores Categorías de facturas, para categorías de adquisición.
• Personas, para trabajadores y usuarios.
• Factura del proveedor facturas proveedores, para proveedores.

Si alguna de estas áreas parece vacía o incompleta, revise el trabajo por lotes o el evento empresarial correspondiente de los pasos anteriores antes de implementar la integración para todo su equipo.

Solucionar problemas de configuración

Aquí le presentamos algunos problemas potenciales con los que puede encontrarse y cómo solucionarlos.

Los eventos empresariales no están llegando a Perk.

• Confirme que el evento empresarial está activado en Administración del sistema Eventos empresariales.
• Verifique la configuración del punto final (URL de autenticación, URL del punto final, credenciales).
• Asegúrese de que la entidad legal tenga configurado su ID de entidad legal de Perk.
• Revise el registro de eventos de la empresa para detectar errores.

La sincronización inicial no transfirió los datos.

• Confirme que los parámetros del trabajo por lotes estén configurados correctamente.
• Verifique que el punto final coincida con el requerido para ese trabajo por lotes (los proveedores utilizan un punto final de proveedor independiente, con la opción "Enviar solicitud de prueba" desactivada).
• Asegúrese de que la cuenta de servicio tenga los permisos suficientes.
• Revise el historial de trabajos por lotes para obtener detalles sobre los errores.

Los gastos o facturas no se exportan.

• Verifique la configuración de exportación en Perk (URL del token, URL base, credenciales).
• Para los gastos, confirme que el trabajador tenga una conexión de usuario válida y activa de D365 Finance (o un delegado que la tenga).
• Para las facturas, confirme que el proveedor existe en D365 Finance.
• Revise los registros de exportación para obtener detalles sobre los errores.

Las tasas impositivas no se actualizan.

Los tipos impositivos se sincronizan mediante un proceso por lotes programado, no en tiempo real.

• Confirme que el proceso por lotes de cálculo de la tasa impositiva esté programado y en ejecución.
• Verifique que las combinaciones de grupo de impuestos sobre las ventas / grupo de impuestos sobre las ventas del artículo estén seleccionadas en los parámetros de integración.