Viajes personales en Perk permite que tus viajeros reserven sus viajes personales en la misma cuenta de Perk que usan para el trabajo, pagándolos con su tarjeta personal y manteniéndolos completamente separados de tu empresa. Este artículo explica qué implica ofrecer viajes personales para ti como administrador: cuánto cuesta, qué aumenta tu carga de trabajo y cómo se mantiene fuera de la contabilidad de tu empresa.

En resumen: los viajes personales son un beneficio que puedes ofrecer a tus empleados sin coste alguno para la empresa. No afectan a tus informes, métodos de pago, presupuestos ni procesos de aprobación.

Nota: Los viajes personales se encuentran actualmente en fase beta y están disponibles para un grupo selecto de clientes.

¿Por qué ofrecer viajes personales?

Los viajes personales responden a una práctica que sus empleados ya realizan: combinar su tiempo personal con sus viajes de negocios. Prolongan su estancia durante el fin de semana, añaden días libres antes o después del viaje, o viajan acompañados de su pareja. Actualmente, esta parte personal suele reservarse en sitios web de consumo, fuera de la plataforma que utilizan para el trabajo.

Con los viajes personales en Perk, tus empleados tienen un único lugar para todos sus viajes, y tú puedes ofrecerlo como un beneficio sin costo alguno, mientras que todo lo personal sigue siendo propiedad del viajero. Para obtener más información sobre la experiencia de tus viajeros, consulta Reserva tus viajes personales en Perk.

Libros limpios por diseño

Los viajes personales quedan totalmente fuera de la contabilidad de su empresa. No hay nada que su equipo de finanzas deba filtrar o conciliar.

• Sus informes y contabilidad reflejan únicamente los viajes de negocios. Los viajes personales no generan ningún asiento contable en los informes de la empresa, el producto de gastos ni su sistema ERP.
• Las facturas personales se emiten al viajero, no a su empresa, y no se sincronizan con ningún sistema de la empresa.
• Los correos electrónicos de facturación que Perk envía a tu empresa son exclusivamente para asuntos profesionales. Nunca llegan facturas de viajes personales a la bandeja de entrada de tu equipo de finanzas.
• Los presupuestos de sus objetos de costo permanecen intactos. Los viajes personales no afectan los presupuestos de sus objetos de costo.

Los viajes personales también se mantienen privados para su empresa por diseño. Para obtener más información sobre el modelo de privacidad, consulte Cómo se mantiene la privacidad de los viajes personales.

Sin costes adicionales para la empresa.

Los viajes personales no añaden nada a lo que tu empresa paga a Perk, y no pueden consumir nada que tu empresa haya pagado:

• Los viajes personales no se contabilizan para el uso de las suscripciones Pro o Premium, por lo que no consumen parte de tu plan.
• Los vales de empresa no se pueden utilizar para viajes personales.
• FlexiTravel y Green Trip no están disponibles para viajes personales, por lo que no se cobran tarifas por estos servicios.
• Los gastos de reserva no se aplican a los viajes personales.

Sin trabajo administrativo adicional

Algunas empresas ya permiten reservas personales a través de su plataforma de viajes corporativos y luego recuperan el dinero del empleado. Esto implica facturas que corregir, cobros que gestionar y gastos relacionados con el tiempo invertido en viajes que la empresa nunca tuvo previsto pagar. Con Perk, los viajes personales se elimina este trabajo extraoficial: el viajero paga con su tarjeta personal al momento de la reserva, por lo que no hay nada que recuperar, reembolsar ni corregir.

Además, no genera trabajo adicional para los administradores, aprobadores ni el equipo de finanzas en su día a día. Los viajes personales no requieren aprobación, por lo que no se registra ninguna solicitud en la cola de aprobación. Tampoco se aplica ninguna política de viajes, por lo que no hay excepciones que revisar ni gestionar.

Precaución: Si un empleado reserva un viaje personal y posteriormente deja la empresa, no podrá revocar su acceso hasta que dicho viaje se haya realizado. Una vez finalizado el viaje, podrá dar de baja al empleado.

Los métodos de pago nunca se mezclan

Los viajes personales y los viajes de negocios utilizan métodos de pago totalmente independientes. No se pueden seleccionar tarjetas personales al finalizar la compra en viajes de negocios, ni métodos de pago corporativos para viajes personales. Tampoco se puede incluir a los acompañantes de un viajero como viajeros en viajes de negocios, por lo que un empleado no puede reservar accidentalmente viajes de placer para invitados utilizando los métodos de pago de la empresa.

Usted controla la disponibilidad

Usted controla si sus viajeros tienen acceso a viajes personales. Como administrador de la empresa, puede activar o desactivar esta opción en la configuración de la empresa.

Cuando desactivas los viajes personales, tus viajeros ya no pueden iniciar una nueva búsqueda de viajes personales. Sus viajes personales reservados permanecen visibles en su lista de viajes, marcados como personales. Los acompañantes privados se ocultan de sus perfiles, pero los viajeros aún pueden abrir y editar los detalles de un acompañante desde un viaje existente.
El modelo de privacidad se mantiene igual tanto si se realizan viajes personales como si no. Su empresa no puede ver los datos de viaje personales de los viajeros. Para obtener más información, consulte Cómo se mantiene la privacidad de los viajes personales.