Una preaprobación te da el visto bueno a un viaje antes de empezar a buscar vuelos y hoteles. Envías el motivo de tu viaje y la fecha aproximada en la que viajarás, tu aprobador revisa la solicitud y la aprueba o la rechaza, y Perk te envía la decisión por correo electrónico. Si eres la persona que decide sobre la solicitud de otra persona, salta a Si usted es el aprobador.

Cuando necesite una solicitud de preaprobación

La necesidad de solicitar una preaprobación en Perk depende de la configuración de tu empresa. Los administradores de cuenta lo deciden: algunos la hacen obligatoria para todos, otros para ciertos equipos y otros la hacen opcional. Si es obligatoria, no podrás completar una reserva hasta que la vincules con una solicitud de preaprobación aprobada. Si es opcional, consulta con tu equipo de viajes o finanzas para saber para qué viajes debes solicitarla.

Puedes enviar una solicitud de preaprobación con el botón «Solicitar preaprobación» en la página de Viajes (en la web) o desde la página del itinerario y el proceso de pago (tanto en la web como en la aplicación móvil). Como la solicitud se realiza antes de reservar, se basa en estimaciones aproximadas. No necesitas conocer la hora exacta ni el precio final.

Qué incluir en su solicitud de preaprobación

El formulario de preaprobación en Perk solicita un Título, Fechas aproximadas y una Solicitud de viaje donde se explica el viaje. El panel Qué incluir enumera los cuatro puntos que se deben cubrir:

• El motivo de tu viaje.
• El destino.
• El transporte y el alojamiento que necesitarás.
• Un presupuesto estimado, si lo conoces.

Tu responsable de aprobación está decidiendo si el viaje merece la pena, a menudo con menos información que tú. Proporcionar más detalles puede ayudarte a obtener una aprobación más rápida: "Reunión presencial con el equipo de producto en San Francisco. Estaré allí una noche y necesitaré vuelos y un hotel cerca de la oficina del cliente en SoMa. El coste debería rondar los 500 dólares en esta época del año."

Compáralo con “Voy a San Francisco por trabajo”. La persona que aprueba tu solicitud tendría que adivinar cuánto tiempo vas a estar fuera, qué vas a reservar y cuánto te costará, lo que normalmente implica una ronda de mensajes antes de que puedan decidir.

¿Qué sucede después de enviar su solicitud?

En la versión beta, todo lo que sucede después de enviar una solicitud de preaprobación se gestiona por correo electrónico. Perk envía un correo electrónico a la persona que aprueba con los detalles y te confirma que tu solicitud se ha enviado. Cuando la persona que aprueba toma una decisión, Perk te la comunica por correo electrónico, y este correo incluye un botón para reservar tu viaje. No puedes editar ni cancelar una solicitud una vez enviada, así que conviene leerla detenidamente antes de enviarla.

Si tu aprobador rechaza la solicitud, el correo electrónico no incluirá el motivo. Ponte en contacto directamente con él y, una vez que lo hayas resuelto, envía una nueva solicitud. Mientras esperas, continúa planificando tu viaje. Si accedes a la página del itinerario o al proceso de pago sin una solicitud de preaprobación aprobada, Perk guarda la reserva como borrador. Cuando la preaprobación es obligatoria, la opción «Continuar con el pago» permanece desactivada hasta que la tengas.

Vincula tu solicitud de preaprobación al realizar la reserva.

Al finalizar la compra, Perk muestra un campo de Preaprobación donde vinculas tu solicitud aprobada a la reserva. Debes vincular la misma solicitud de preaprobación a todas las reservas de ese viaje.

Si usted es el aprobador

Perk te envía un correo electrónico cuando alguien que apruebas envía una solicitud de preaprobación, y en la versión beta ese correo electrónico es tu puerta de entrada. Abre la solicitud desde el enlace y verás el título del viaje, las fechas, la solicitud de viaje con la información que compartió el viajero y quién es.

A partir de ahí, apruebas o rechazas la solicitud, y Perk les envía un correo electrónico con el resultado. Lo que decides es si el viaje debe realizarse, no si un vuelo en particular cumple con las políticas. Una vez que apruebas, el viajero puede reservar todo lo necesario para ese viaje con base en tu decisión. Aprobar una solicitud de preaprobación no siempre significa que el viaje esté confirmado definitivamente.

Dependiendo de cómo esté configurada tu empresa, puede que se genere una aprobación independiente a nivel de reserva al finalizar la compra, a veces a cargo de un aprobador diferente. Tu decisión cubre el viaje; la otra cubre la reserva.