Las preaprobaciones en Perk permiten que un aprobador dé su visto bueno al motivo de un viaje antes de que alguien comience a reservar. Usa este artículo para activarlas en un proceso de aprobación, decidir si son obligatorias y elegir quién las aprueba.
Nota: Las preaprobaciones están en fase beta cerrada, por lo que es posible que aún no las veas en tu cuenta. En las cuentas que ya las tienen, la configuración muestra una insignia de Beta. Si deseas participar en la beta, ponte en contacto con tu gestor de cuenta.
Cómo funcionan las preaprobaciones
En Perk, las preaprobaciones separan dos preguntas que antes se respondían simultáneamente. Una solicitud de preaprobación responde a la pregunta "¿Debería esta persona viajar por este motivo?" antes de realizar cualquier reserva. Una aprobación final de la reserva responde a la pregunta "¿Cumple esta reserva específica con las políticas y el precio?" al finalizar la compra. Una solicitud de preaprobación aprobada cubre todos los servicios que el viajero necesita para ese viaje (vuelo, hotel, tren y coche) y puede reutilizarse en diferentes reservas hasta su fecha de vencimiento.
La primera ventaja de esta separación es que la preaprobación se traslada de Jira, formularios o Slack al lugar donde se realiza la reserva del viaje. La segunda es la optimización del tiempo: dado que la decisión de si viajar o no se toma antes de que alguien busque un vuelo, ya no compite con la disponibilidad, por lo que se reducen las demoras en la aprobación mientras se espera y se agotan las plazas o el billete.
Esta división también facilita un proceso de aprobación más ágil. Al gestionarse la decisión del viaje por adelantado, se puede autorizar cualquier solicitud que cumpla con las políticas mediante la preaprobación, reservando la aprobación final para las excepciones que se salgan de dichas políticas.
Activación de las preaprobaciones en un proceso de aprobación
Puedes activar las preaprobaciones dentro de un proceso de aprobación, el contenedor que almacena tus reglas de aprobación en Perk. Un proceso de aprobación puede estar limitado a empleados específicos, empresas específicas o a toda tu cuenta.
- Vaya a Configuración > Gestión de viajes > Aprobaciones de viaje.
- En la página Procesos de aprobación de viajes, seleccione un proceso existente en la pestaña Activos o seleccione Nuevo proceso de aprobación.
- Introduzca un Nombre, por ejemplo "Viajes del equipo de ventas", y luego utilice ¿Para quién es el proceso de aprobación? para elegir a quién se aplica.
- Activa la opción Solicitar aprobación previa antes de planificar viajes.
- En la fila Solicitar aprobación previa de, utilice la opción seleccionar aprobador para elegir quién decide las solicitudes.
- Marque la casilla La preaprobación es opcional si no desea bloquear la reserva sin una solicitud de preaprobación.
- Seleccione Crear proceso de aprobación para un nuevo proceso, o Guardar si está editando uno existente.
Elegir si la aprobación previa es obligatoria u opcional.
La preaprobación es obligatoria por defecto en Perk. Activar la opción Solicitar preaprobación antes de planificar viajes significa que todos los participantes deben tener una solicitud de preaprobación aprobada antes de poder reservar. Si Alex Macdonald participa y llega al proceso de pago sin ella, Perk bloquea la reserva.
Activar la opción La preaprobación es opcional flexibiliza esta restricción. Los viajeros aún pueden enviar una solicitud de preaprobación, pero nada les impide reservar sin ella.
Elegir un aprobador
Cada regla de preaprobación en Perk tiene un aprobador. En el selector de aprobadores, usa el campo Buscar nombre para encontrar a alguien en Grupos de aprobadores, que incluye Gerente de línea, o en Personas, que muestra a las personas individualmente por nombre y correo electrónico. Los propietarios de objetos de costo no pueden ser aprobadores, y no se pueden crear cadenas de varios pasos en la versión beta.
Cómo funcionan las preaprobaciones junto con la aprobación final de la reserva.
En Perk, las preaprobaciones y las aprobaciones a nivel de reserva funcionan de forma independiente. Una solicitud de preaprobación cubre la intención de viajar; la aprobación final de la reserva cubre la reserva específica al momento de la compra, y también se aplica a las reservas que ya cuentan con una solicitud de preaprobación.
Puedes configurarlo en Aprobación final de la reserva en el mismo editor. Los aprobadores de nivel de reserva verán un indicador preaprobado ✓ con un enlace para abrir la solicitud de preaprobación.
Lo que ven los viajeros y los aprobadores
Los viajeros envían una solicitud de preaprobación en Perk mediante el botón Solicitar preaprobación, que aparece en la página de Viajes en la web, en la página del itinerario y al finalizar la compra tanto en la web como en la aplicación móvil. El formulario solicita un título, fechas aproximadas y una solicitud de viaje de texto libre. En la versión beta, no se puede solicitar una preaprobación para otra persona, y una solicitud cubre a un solo viajero, por lo que las reservas con varios viajeros no requieren una solicitud de preaprobación.
Perk envía un correo electrónico al aprobador que hayas seleccionado cuando alguien dentro del ámbito de aplicación realiza una solicitud. En la versión beta, ese correo electrónico es la única vía de acceso para el aprobador: abre la solicitud a través del enlace, la aprueba o la rechaza en Perk, y Perk envía al viajero la decisión del aprobador por correo electrónico.