Cuando se reserva un viaje a través de Perk Travel bajo un Política de aprobación de viajesPerk puede enviar automáticamente el informe de gastos de viaje resultante para su revisión y aprobación, sin que el viajero ni el responsable de la reserva tengan que hacer nada. Consulta este artículo para comprender cómo funciona, cuándo se aplica y cómo modificar el proceso si necesitas una configuración diferente.

Cómo funciona

El envío y la aprobación automáticos funcionan conjuntamente cuando un viaje reservado a través de Perk Travel ya ha sido preaprobado según una política de aprobación de viajes. En ese caso, Perk crea un gasto de reserva correspondiente y lo envía automáticamente a Finanzas > Revisión, sin necesidad de que el viajero o el responsable de la reserva realicen ninguna acción. Perk también aprueba automáticamente el gasto, omitiendo la revisión del gerente, a menos que su cuenta tenga configurado un flujo de trabajo de aprobación personalizado. En ese caso, se seguirá dicho flujo de trabajo y un gerente o aprobador revisará el gasto antes de que llegue a Finanzas > Revisión.

Esto difiere del flujo de gastos estándar. Si no se activan el envío y la aprobación automáticos, el viajero envía su gasto manualmente y este pasa por el flujo de aprobación habitual de su cuenta antes de llegar a Finanzas > Revisión.

Cuando se aplica

El envío y la aprobación automáticos solo se aplican a los gastos derivados de viajes preaprobados según la política de aprobación de viajes, antes o en el momento de la reserva. Si un viaje no se preaprobó de esta manera, el gasto resultante sigue el procedimiento habitual: el viajero lo envía manualmente y se procesa a través del flujo de aprobación normal de su cuenta.

Comportamiento predeterminado según la antigüedad de la cuenta.

La activación o desactivación del envío y la aprobación automáticos depende de la fecha de creación de tu cuenta de Perk. Las cuentas creadas a partir del 2 de abril de 2026 tienen esta función activada por defecto. Si tu cuenta se creó antes de esa fecha, es posible que esté activada o no. Si tienes dudas, pídele a tu gestor de cuenta que lo compruebe y la active.

Nota: Si los gastos de reserva aparecen como Borrador en lugar de en Finanzas > Revisión, incluso aunque tenga configuradas las políticas de aprobación de viajes, pídale a su gestor de cuenta que compruebe si el envío automático y la aprobación automática están activados para su cuenta.

Modificar lo que sucede después del envío automático (flujos de trabajo de aprobación personalizados)

Puedes controlar qué sucede con un gasto de reserva después de su envío automático configurando un flujo de trabajo de aprobación de gastos personalizado. Cuando tu cuenta tiene configurado un flujo de trabajo de aprobación personalizado, este gestiona la aprobación en lugar de la aprobación automática sin revisión. El gasto de reserva se envía automáticamente a Finanzas > Revisión, pero un gerente o aprobador lo revisa primero, siguiendo los pasos de tu flujo de trabajo. Si deseas que el gerente siga revisando los gastos de viaje preaprobados, configura un flujo de trabajo de aprobación personalizado en la configuración de flujos de trabajo de aprobación de gastos.

Esto es lo que cambia cuando se implementa un flujo de trabajo de aprobación personalizado:

• Los gastos de la reserva se siguen enviando automáticamente para el viajero, igual que antes.
• Un gerente o aprobador revisa el gasto según su flujo de trabajo personalizado antes de que llegue a Finanzas > Revisión.

Desactivar el envío automático y la aprobación automática.

En Perk, no puedes desactivar el envío ni la aprobación automáticos. Para volver al envío manual y al proceso de aprobación estándar, ponte en contacto con tu gestor de cuenta o con el equipo de atención al cliente de Perk y pídeles que desactiven esta función en tu cuenta.

Precaución: Desactivar el envío y la aprobación automáticos solo afecta a los nuevos gastos de reserva. Los gastos que ya se enviaron o que están en revisión conservan su estado y proceso de aprobación actuales.

Una vez apagado:

• Los viajeros envían sus gastos de reserva manualmente, como cualquier otro gasto.
• Los gastos de reserva siguen el flujo de trabajo de aprobación estándar de su cuenta antes de llegar a Finanzas > Revisión.

Se requieren campos personalizados antes de enviar el formulario.

Si tu cuenta tiene campos personalizados obligatorios (Viajes o Gastos) configurados, no podrás enviar un gasto de reserva hasta que completes dichos campos. Esto aplica tanto si el gasto se envía manualmente como automáticamente. Si falta un campo personalizado obligatorio al crear un gasto de reserva, este permanecerá en estado Borrador (o Borrador de Viaje) en lugar de enviarse. El viajero deberá completar el campo faltante y enviar el gasto personalmente para que pueda procesarse.

Esto protege las revisiones de gastos: un gasto de reserva con campos obligatorios faltantes nunca pasa silenciosamente a Finanzas > Revisión. Permanece en estado Borrador hasta que se complete.

Comentarios de la presentación

Algunas categorías de gastos requieren un comentario antes de poder enviarlos. Para estas categorías, Perk añade automáticamente el comentario «Importado automáticamente. Viaje: [nombre del viaje]» a los gastos de reserva generados mediante el envío automático. Esto significa que la falta de un comentario nunca impedirá el envío automático de un gasto de viaje previamente aprobado.