Reembolsos Perk permite pagar directamente los gastos de bolsillo de un empleado y luego facturar a la empresa dicho importe. Este artículo describe la configuración necesaria en NetSuite para exportar correctamente los gastos reembolsados: los registros que se generan, los ajustes que se deben activar y cómo supervisarlos y solucionar problemas una vez que las exportaciones estén en marcha. Úselo para configurar una entidad legal para las exportaciones de reembolsos y para que funcionen correctamente después.
Antes de empezar
Antes de completar cualquiera de los pasos de NetSuite descritos en este artículo, los reembolsos deben estar activados y configurados en Perk para la entidad jurídica. Si exporta un gasto de reembolso para una entidad jurídica que aún no está configurada, la exportación fallará.
Para configurar los reembolsos en Perk, siga las instrucciones en Configurar reembolsosUna vez que hayas terminado con eso para una entidad legal, regresa aquí para finalizar la configuración del lado de NetSuite.
Como parte de la configuración de Perk, usted elige una cuenta de transferencia para cada entidad legal. En NetSuite, esta cuenta debe ser de tipo cuenta bancaria o de tarjeta de crédito; es la cuenta que se utiliza cuando NetSuite crea los pagos de facturas de reembolso.
Cómo exportar los reembolsos a NetSuite
Las exportaciones de reembolsos se registran en NetSuite utilizando dos registros en lugar de uno. Cuando Perk exporta un gasto que ya ha sido reembolsado por Perk a un empleado, NetSuite crea:
- Un Informe de gastos — creado inmediatamente al importar desde Perk, igual que cualquier otro gasto. Registra el gasto en la cuenta de gastos correcta y crea una cuenta por pagar.
- Un Pago de factura — creado según un cronograma, utilizando la cuenta de transferencia como cuenta de compensación.
No hay cambios en la forma en que se gestiona el Informe de gastos. La cuenta de proveedores del Pago de facturas se selecciona automáticamente (es la misma cuenta de proveedores que ya se usa en el Informe de gastos) y la cuenta de transferencia proviene de la configuración de la entidad legal en Perk.
| Registro | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Informe de gastos | Cuenta de gastos | Cuenta AP |
| Pago de facturas | Cuenta AP | Cuenta puente |
| Efecto neto | Cuenta de gastos | Cuenta puente |
Dado que el pago de la factura finalmente liquida el informe de gastos, NetSuite lo marca como pagado en su totalidad una vez que esto sucede. Esto evita que se genere un segundo reembolso duplicado por un gasto que Perk ya ha pagado.
La moneda de pago para un gasto reembolsado por Perk proviene del perfil de pago configurado para la empresa en Perk (Configuración > Perfiles de pago de la cuenta), no de la configuración de la estrategia de exportación de moneda en la configuración de la empresa de Perk. Esta configuración se omite por completo para los gastos reembolsados, por lo que el informe de gastos y el pago de facturas siempre se generan en la moneda en la que Perk pagó realmente al empleado.
La integración también añade automáticamente esa moneda de pago al registro de NetSuite del empleado (lista de monedas del informe de gastos), si aún no está allí.
Activación de las exportaciones de reembolsos en NetSuite
Active la opción de exportación de reembolsos en la aplicación de configuración de Yokoy antes de que Perk envíe los gastos reembolsados a NetSuite para la entidad jurídica que esté lista para utilizarlos.
- Vaya a Aplicación de nueva configuración > Ajustes > Gastos.
- Active la opción Habilitar reembolso directo que activa las exportaciones de reembolsos.
- Guarda los cambios.
Esta opción se aplica a toda la cuenta de NetSuite, no a una filial o entidad jurídica a la vez. Si tiene varias entidades jurídicas y solo algunas utilizan reembolsos en Perk, esta distinción se determina según qué entidades jurídicas tengan una cuenta de transferencia configurada en Perk (consulte la sección "Antes de empezar"), no mediante esta opción.
Establecer el calendario de pagos de facturas
Los pagos de facturas para la exportación de reembolsos se generan mediante un proceso programado, independientemente del informe de gastos. Al activar la opción en la sección anterior, un banner informativo confirma la programación predeterminada: diaria, cada 1 día. No se requiere ninguna configuración adicional para usar esta configuración predeterminada.
Si necesita una cadencia diferente, haga clic en Abrir la implementación. Esto abrirá el registro de implementación del script subyacente, donde podrá cambiar la programación directamente.
El informe de gastos se sigue creando inmediatamente después de la importación, como de costumbre. El pago de la factura se crea deliberadamente más tarde, según este cronograma, en lugar de al mismo tiempo; crear ambos a la vez para cada gasto podría sobrecargar NetSuite para las empresas que exportan grandes volúmenes de gastos.
Seguimiento de las exportaciones de reembolso
Una vez que un gasto reembolsado se haya importado a NetSuite, puede verificar su estado directamente en el registro del Informe de gastos, en la sublista de Yokoy:
- Una casilla de verificación indica si el gasto es un gasto reembolsado que Perk pagó directamente.
- El campo Estado DR en el registro del Informe de gastos muestra el estado del Pago de la factura para ese gasto, es decir, si se completó correctamente o no.
Consulta el campo Estado de DR si quieres saber por qué un gasto reembolsado específico aún no se ha marcado como Pagado en su totalidad. Puede que simplemente esté esperando la siguiente ejecución programada, o puede que muestre un error que requiera investigación.
Si falla la creación del pago de la factura (por ejemplo, debido a una cuenta de transferencia no válida o mal configurada), el informe de gastos ya se habrá creado y no se revertirá. El proceso programado reintenta automáticamente el pago de la factura fallido en cada ejecución posterior, hasta un máximo de 3 intentos.
Solución de problemas con pagos de facturas fallidos
Si los tres intentos de reintento fallan, el campo de estado DR permanece como Fallido y el proceso programado deja de reintentarlo automáticamente. En ese caso, deberá revisar la cuenta de transferencia y otros detalles de pago de facturas en el Informe de gastos para determinar la causa.
Como administrador de NetSuite, puede crear el pago de la factura manualmente mientras su estado sea "Fallido". Una vez hecho esto, la siguiente ejecución programada detectará el pago de la factura existente y actualizará su estado a "Completado", sin crear un duplicado.