Utilice los reembolsos para devolver a sus empleados los gastos que hayan realizado, transfiriéndoles el dinero directamente a su cuenta bancaria personal, en lugar de procesarlo a través de la nómina u otro proceso manual. Este artículo le guiará a través de los requisitos, cómo activar los reembolsos para su empresa y cómo configurarlos una vez activados.

Nota: Este artículo es solo para empresas con entidad legal en EE. UU. Si su empresa está en otro país, consulte Establecer reembolsos para otros países.

¿Qué reembolsos permite su empresa?

Los reembolsos permiten que su empresa pague directamente a los empleados los gastos aprobados de su propio bolsillo, en lugar de reembolsarlos a través de la nómina. Cada empleado vincula su propia cuenta bancaria personal (ver Vincula tu cuenta bancaria para recibir reembolsos (EE. UU.)), y su empresa financia los pagos a través de su relación de facturación de Perk existente. Los reembolsos están disponibles para empresas con una entidad legal en los Estados Unidos.

Requisitos y limitaciones

Antes de configurar los reembolsos, tenga en cuenta estos puntos clave:

• Su empresa necesita una entidad legal en los Estados Unidos para poder utilizar los reembolsos.
• Los empleados solo pueden vincular una cuenta corriente personal para recibir sus pagos. No se admiten cuentas de ahorro ni cuentas del mercado monetario.
• Los empleados solo pueden vincular una cuenta individual a su nombre; no se admiten cuentas conjuntas ni de empresa.
• Si activas los reembolsos solo para algunas de tus empresas, los empleados de las demás no verán la opción. Seguirán utilizando tu proceso actual, como la nómina o una transferencia bancaria manual.
• Como revisor financiero, al elegir qué empresas utilizan los reembolsos, solo puede seleccionar las empresas que tiene permiso para gestionar.

Habilitar los reembolsos para su empresa

Activar los reembolsos es un proceso sencillo: no necesitas ponerte en contacto con Perk. Como administrador de cuenta o revisor financiero, puedes activar los reembolsos para tu empresa tú mismo, como parte de la configuración de los ajustes de reembolso.

1. Vaya a Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (administrador de cuenta) o Finanzas > Revisión > Reembolsos (revisor financiero).
2. Active los reembolsos para su empresa. Si su cuenta administra más de una empresa, seleccione las empresas específicas para las que desea activar los reembolsos.
   
3. Elige tu ciclo de pago: semanal, quincenal o mensual. Esto determina con qué frecuencia Perk envía un lote de reembolsos aprobados para su pago.
   • Semanalmente: todos los viernes
   • Cada dos semanas: el día 14 y el último día de cada mes.
   • Mensual: el último día del mes

Perk procesa cada ejecución a las 11:00 a. m. UTC sin hora límite, por lo que un gasto que no se procese en una ejecución se registra en la siguiente. Una vez activados, los pagos suelen llegar en un plazo de 1 a 2 días hábiles mediante transferencia bancaria ACH; los días festivos y los fines de semana no se incluyen en este plazo.

1. Confirma que tu moneda de pago es USD.
   
2. Seleccione un perfil de pago existente en USD o cree uno nuevo que se ajuste a la forma de facturación de su empresa. La moneda de su perfil de pago debe coincidir con la moneda de pago; no puede pagar a los empleados en una moneda diferente a la que tiene configurada para pagar a Perk.
3. Ingrese su cuenta de transferencia — la cuenta en su sistema contable que utilizará para registrar y conciliar estos pagos. Consulte con su equipo de contabilidad si no está seguro de cuál usar. Sus revisores financieros utilizarán esta misma cuenta cuando exporten los gastos y concilien el estado de cuenta de reembolso de Perk.
4. Guarda la configuración y, a continuación, revisa el resumen para confirmar que tus empresas, ciclo de pago, moneda y cuenta de transferencia sean correctos.

Los perfiles de pago que utilizan tarjeta no se pueden usar para reembolsos. Si la tarjeta es el único perfil disponible para su moneda, comuníquese con su administrador de cuenta Perk para agregar primero un perfil de transferencia bancaria o débito directo.

Los perfiles de pago por transferencia bancaria solo funcionan si el período de facturación es igual o más frecuente que tu ciclo de pago; por ejemplo, un ciclo de pago semanal requiere un perfil de transferencia bancaria semanal o quincenal, no uno mensual. Los perfiles de débito directo funcionan con cualquier ciclo de pago, pero si el período de facturación es menos frecuente que tu ciclo de pago, Perk realizará el cobro antes de que se emita el estado de cuenta. Verás una notificación al respecto en pantalla, pero esto no afecta los pagos a los empleados.

Su empresa recibe la factura de los reembolsos a través de su relación de facturación existente con Perk, por lo que no necesita configurar un método de pago aparte, más allá de confirmar su perfil de pago y su cuenta de transferencia.

Una vez que guarde su configuración, los reembolsos estarán activados para las empresas seleccionadas. Los empleados pueden agregar sus datos bancarios desde su perfil si aún no lo han hecho, y los revisores financieros pueden comenzar a aprobar y Programación de reembolsos de Reembolsos de Revisión Financiera.

Donde los empleados ven su estado

Los administradores y revisores financieros pueden realizar un seguimiento del estado de reembolso de cada empleado En Finanzas > Revisión > Reembolsos, se muestra si el reembolso de un empleado está programado, en proceso, pagado o requiere atención (por ejemplo, debido a una cuenta bancaria inválida o no verificada). También se encuentra disponible un estado de cuenta periódico de reembolsos, que permite conciliar los pagos con los registros contables.